Организация и информационное обеспечение экономического анализа хозяйственной деятельности предприятий

Результативность анализа хозяйственной деятельности во многом зависит от правильной ее организации, должна отвечать ряду требований. Она должна строиться на плановой основе, основываться на новейших методиках, обеспечивать действенность и эффективность аналитического процесса.

Аналитическая работа входит в служебные обязанности каждого руководителя, каждого менеджера, принимающих управленческие решения. Поэтому важным принципом ее организации является четкое распределение обязанностей по проведению анализа между отдельными исполнителями. Рациональное распределение обязанностей, обеспечивает, с одной стороны, полноту анализа, а с другой - предотвращение дублирования одной и той же работы различных служб, эффективное использование служебного времени специалистов.

Организационные формы анализа хозяйственной деятельности на предприятиях определяют по составу аппарата и техническим уровнем управления. На крупных промышленных предприятиях деятельностью всех экономических служб руководит главный экономист, который является заместителем директора по экономическим вопросам. Он организует всю экономическую работу на предприятии, в том числе и анализ хозяйственной деятельности. Ему подчиняются лаборатория экономики и организации производства, планово-экономический отдел, отделы труда и заработной платы, бухгалтерского учета, финансовый и другие.

В отдельное структурное подразделение может быть выделено отдел или группу экономического анализа. На средних и мелких предприятиях аналитическую работу возглавляет менеджер планового отдела или главный бухгалтер.

Экономический анализ входит в обязанности работников не только экономических служб, но и технических отделов (главного механика, энергетика, технолога и др.) Этот анализ выполняют также цеховые службы, руководители бригад, участков и другие. Это объясняется тем, что какую бы квалификацию не имели работники экономических служб, только их силами нельзя обеспечить глубокий и всесторонний анализ хозяйственной деятельности предприятия. Только совместными усилиями, совместной работой экономистов, техников, технологов, руководителей производственных служб, имеющих разносторонние знания изучаемого вопроса, можно комплексно исследовать поставленную проблему и найти оптимальный вариант ее решения.

Для проведения разовых аналитических исследований, связанных с решением крупных стратегических проблем предприятия могут прибегать также к услугам специалистов аудиторских и консалтинговых фирм.

Важным условием, от которого зависит действенность и эффективность экономического анализа, является планомерный характер его проведения. Поэтому на каждом предприятии всю работу по проведению анализа необходимо планировать и, для чего составляют комплексный план аналитической работы предприятия и тематические планы.

Комплексный план аналитической работы обычно составляют на один год. Его разрабатывает специалист, ответственный за ее проведение. В плане намечают перечень объектов анализа, которые предстоит изучать, определяют цель анализа. Затем разрабатывают систему показателей, анализ которых обеспечивает достижение поставленной цели, предусматривают периодичность проведения анализа каждого объекта (раз в год, поквартально, ежемесячно, подекадно, ежедневно), сроки выполнение аналитической работы, состав исполнителей анализа по каждому вопросу и распределение обязанностей между ними. Следует также предусмотреть источники информационного и методического обеспечения анализа с каждой го изучаемого вопроса (номер инструкции или компьютерной программы) В плане отмечают также внешних и внутренних пользователей анализа.

Кроме комплексного плана, на предприятии можно составлять и тематические планы проведения анализа глобальных проблем, требующих углубленного изучения. Среди них различают объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнителей и т.д.

Важное место в организации экономического анализа на предприятии занимает его информационное обеспечение. Для анализа используют не только экономические данные, но и техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных для экономического анализа делятся на нормативно-плановые, учетные и внеучетные.

К нормативно-плановыи источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и т др.

Источники информации учетного характера - это все данные, содержащиеся в документах бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также в отчетности всех видов, в первичной учетной документации.

Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, в которых наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Современный и полный анализ данных первичных и сводных учетных регистров и отчетности обеспечивает принятие необходимых корректирующих мер, направленных на достижение лучших результатов хозяйствования.

Данные статистического учета и отчетности предприятия используют для углубленного изучения тенденции основных показателей и факторов, формирующих их уровень. Изучение данных макроэкономической статистики в целом по отрасли или по народному хозяйству необходимы для оценки внешних условий функционирования предприятия и степени хозяйственных и финансовых рисков.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований учетной документации.

Вне учетные источники информации - это документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, характеризующие изменение внешней среды функционирования предприятия.

К ним относятся:

1 Официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства, приказы органов управления высшего уровня, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия, решения совета директоров, собрания акционеров и т д.

2 Хозяйственного-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитражных и судебных органов, рекламации.

3 Научно-техническая информация: публикации, отчеты по результатам научно-исследовательской работы и т др.

4 Техническая и технологическая документация.

5 Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах: хронометраж, фотоматериалы и т др.

6 Информация об основных контрагентах предприятия - поставщиков и покупателей. Данные о поставщиках необходимы для прогнозирования их надежности и ценовой политики. Данные сведения нужны для характеристики их текущей и долгосрочной платежеспособности.

7 Данные об основных конкурентах, взятые из различных источников информации, - из Интернета, радио, телевидения, газет, журналов, информационных бюллетеней и т.д.

8 Данные о состоянии рынка материальных ресурсов (объемы рынков, уровень и динамика цен на отдельные виды ресурсов)

9 Сведения о состоянии рынка капитала (ставки рефинансирования, официальные курсы иностранных валют, ставки коммерческих банков на кредиты и депозиты и т др.)

10 Данные о состоянии фондового рынка (цены спроса и предложения на ценные бумаги основных видов, объемы и цены сделок с фондовых инструментов основных видов, сводный индекс динамики цен на фондовом рынке)

11 Данные Госкомстата (Управления статистики) об изменениях макроэкономической ситуации в стране и т.п.

Не менее важное значение в организации анализа имеет его методическое обеспечение. От того, какие методики анализа применяют на предприятии, зависит результативность анализа. Ответственность за методическое обеспечение анализа обычно возлагают на специалиста, который осуществляет руководство аналитической работой на предприятии. Он обязан постоянно совершенствовать методику комплексного анализа хозяйственной деятельности на основе изучения достижений науки и передового опыта в области анализа и внедрять ее во все сегменты предприятия, осуществляя подготовку и переподготовку кадров по вопросам анализа. Особое значение имеет разработка собственных или адаптация готовых компьютерных программ анализа, позволяющих оперативно и комплексно исследовать результаты хозяйственной деятельности с использованием экономически математических методов.