Інформатизація управлінської діяльності та використання сучасних інформаційних технологій в управлінні підприємством

Наявність функціональних елементів в управлінні приводить до створення відповідних спеціалізованих інформаційних систем. Ці функції автоматизуються в різних обсягах на різних рівнях управління.

Інформаційна система (ІС) – це комплекс пов'язаних між собою елементів із приймання, накопичення, опрацювання, збереження, передавання інформації в певній функціонально спеціалізованій сфері функціонування підприємства.

Складовими елементами ІС є програмні та технічні засоби, обслуговуючий персонал тощо. Ефективність функціонування ІС залежить від загальної культури прийняття управлінських рішень, рівнів механізації та автоматизації документообороту тощо.

ІС функціонує на основі сукупності взаємопов'язаних інформаційних технологій (ІТ) різного рівня механізації та автоматизації. Рівень автоматизації, тип, характер використання технічних засобів залежать від характеру конкретної технології. Поняття технології охоплює пристрої, носії, методи збереження, переробки, принципи обміну інформацією. Наприклад, ІТ 30-40-х рр. XX ст. використовували телефон, пошту, усні повідомлення, звіти, різні форми і бланки документів тощо.

Технологія, як строге наукове поняття, означає визначений комплекс наукових і інженерних знань, втілений у засобах, прийомах праці, наборах виробничо-речових чинників виробництва, засобах їхнього з'єднання для створення якогось продукту або послуги. Сучасне розуміння терміну "технологія" нерозривно пов'язане з машинізацією того чи іншого виробничого або соціального процесу, що припускає його технологізацію; тобто перекладення на новий рівень, що відповідає сучасним науковим, технічним та інженерним знанням.

ІТ супроводжують процеси, в яких "початковим матеріалом" і "продукцією" є інформація. Як виробничі, так й ІТ виникають не спонтанно, а в результаті технологізації того або іншого соціального процесу, тобто, цілеспрямованого активного впливу людини на певну галузь діяльності та її перетворення на базі обчислювальної та інформаційно-комунікаційної техніки. Чим ширше застосування знаходять досягнення науково-технічного прогресу, чим вищий інтелектуальний рівень програмного забезпечення, тим більше виникає видів ІТ, до яких належать технології планування і управління, наукових досліджень і розробок, експериментування, проектування, грошово-касових операцій, навчання тощо. Найпоширенішою ГГ, що відіграє винятково важливу роль у життєдіяльності суспільства, є технологія управління.

Поняття механізації та автоматизації управлінської діяльності пов'язується з такими поняттями, як опорна та предметна складові ІТ. Перша є усталеною системою методів та способів збору, нагромадження, збереження, пошуку та оброблення інформації. Іншими словами, опорна складова – це інструментарій (наприклад, текстові редактори, системи керування базами даних тощо), який допомагає вирішувати завдання предметної сфери. Предметна складова відображається у класичному технологічному ланцюжку цільового перетворення даних. Прикладами предметної складової є: журнально-ордерні форми ведення бухгалтерських розрахунків, технологія виробничих процесів на сукупності технологічних карт та креслень тощо. Використання нової опорної складової як засобу реалізації предметної удосконалює функціональну ІТ, яка, зберігаючи принципи перетворення інформації та повторюючи всі ключові етапи новими засобами, якісно змінює її форму роботи з інформаційними ресурсами. Тому одним з факторів підтримання ефективної ІСУП є неперервне удосконалення наявних ІТ.

Рис. 8.2. Структура інформаційних технологій

Нові ІТ – це добре відлагоджені та формалізовані предметні технології для роботи з інформаційними ресурсами, посиленими опорними засобами. Структура ІТ наведена на рис. 8.2.

Основними причинами потреби постійного оновлення ІТ в СУП є:

Ø поява дешевих і в той же час достатньо ефективних опорних складових ІТ у результаті науково-технічного прогресу;

Ø можливість удосконалення предметних складових ІТ на основі наукових досягнень як у фундаментальних (системному аналізі, штучному інтелекті тощо), так і у прикладних напрямах;

Ø постійно зростаючий обсяг інформації і відносно низька продуктивність праці людей, зайнятих її обробленням.

Властивості інформаційних технологій:

Ø Розчленованість процесу на стадії (фази) відкриває нові можливості для його раціоналізації.

Ø Системна повнота (цілісність) процесу спрямована на завершеність дій для досягнення поставленої цілі, що досягається пропорційністю у співвідношенні різноманітних ланок технологічного ланцюжка та у рівні їх розвитку.

Ø Регулярність процесу й однозначність його фаз допускає стандартизацію й уніфікацію показників їх характеристик, в результаті є можливість обліку, планування, диспетчеризації інформаційних процесів.

Ø Складність, неперервність і однорідність процесів регулювання обумовлюється великою кількістю взаємозв'язаних та взаємодіючих внутрішніх елементів, а також місцем підприємства в економічний системі країни.

Для впровадження нової ІТ, що активно впливає на середовище застосування, як правило, потрібна радикальна перебудова традиційно сформованих інформаційно-комунікаційних процесів. При цьому часто виникають наступні проблеми. Системно строга математично регламентована і складна інженерна технологія опрацювання даних "вклинюється" у нетехнологізоване слабко структуроване середовище, життєдіяльність якого базується на емпірично сформованих "людино-паперових" процедурах і операціях, гнучка природа яких лише маскує структурні "слабкості" середовища і зайві витрати часу чи ресурсів. Більше того, виникає протиріччя між вимогами машинізованих систем, в основі яких лежать алгоритми інформаційного обміну, формалізовані моделі прийняття рішень, і внутрішньою логікою функціонування самого середовища, природою конкретного соціального процесу (управління, виробництво). Зазначене протиріччя знімається шляхом технологізації інформаційно-комунікаційних процесів, що означає, з одного боку,

Рис. 8.3. Характеристика впливу опорних ІТ на СУП.

вдосконалення і розвиток ІТ, а з іншого – раціоналізацію середовища, в якому вони впроваджуються.

Нові ІТ забезпечують проведення інтелектуалізації, перехід до комплексного розв'язання взаємопов'язаних завдань управління і безпаперового документообігу. Переваги нових ІТ над традиційними наведено на рис. 8.3.

Вагомість наведених переваг обумовлене удосконаленням опорних складових ІТ ІСУП (рис. 8.3), а для конкретного підприємства визначається його положенням у сфері діяльності.

Ці переваги можна досягнути через удосконалення опорних складових ІТ ІСУП (рис 8.3), а потреба в його проведенні визначається становищем підприємства в галузі його діяльності.