Зміст основних понять теми

Діловодство – це діяльність, що охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи та документування, тобто створення документів.

Документ – основний вид ділової мови; засіб фіксації інформації. Це письмовий діловий текст про факти, події, явища об’єктивної дійсності, який побудований за певною схемою і виконує, крім загальної для всього стилю, конкретну функцію.

Реквізит – від латинського requisitum – необхідне, потрібне – вихідні дані документа, відсутність яких позбавляє його юридичної сили. Це назва документа, заголовок, адресат (кому?), дата, підпис, печатка, текст, місце укладання документа тощо.

Аналізуючи кожен конкретний вид документа, подаємо його реквізити. Автор-укладач зобов’язаний знати їх призначення та вимоги до оформлення.

Бланк – це аркуш паперу, на якому відтворені постійні реквізити. Бланк використовується в роботі з документами з високим рівнем стандартизації (квитанція, накладна, відомість, офіційні доручення, деякі акти, довідки тощо).

Формуляр документа – це сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів.

Якщо бланк має лише постійні реквізити, то формуляр являє собою повністю оформлений документ з усіма реквізитами.

Копія – це повне відтворення тексту та усіх реквізитів документа. Вона обов’язково повинна бути звірена з оригіналом і підписана офіційною особою.