Языковые формулы официальных документов.

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

За многолетнюю практику деловой письменной речи были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и логично излагать мотивы, причины, цели официального документа, его структуру, они упрощают процесс создания деловой бумаги. Приведем примеры некоторых языковых формул, которые вам помогут в определенной ситуации.

Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа:

В порядке оказания помощи прошу Вас ….

Согласно постановлению правительства…

На основании ранее достигнутой договоренности…

Языковые формулы выражающие причины создания документа:

В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…

В виду особых обстоятельств…

В связи с досрочной сдачей сессии…

В связи с погодными условиями…

Языковые формулы, выражающие цель создания документа:

В целях упорядочения работы структурных подразделений института…

В целях расширения спектра образовательной деятельности…

Во избежание конфликтных ситуаций…

Для согласования спорных вопросов…

Для согласования вопроса об участии…

С целью ознакомления …. просим выслать….

Языковые формулы, выражающие просьбу, требование, распоряжение:

Прошу рассмотреть возможность…

Прошу изыскать для нужд организации…

Обращаемся к Вам с просьбой …

Убедительно прошу Вас решить вопрос…

Приказываю создать комиссию…

Языковые формулы, выражающие напоминания, предупреждения:

Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает…

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны…

К языку и стилю изложения в документе предлагаются особые требования:

· однозначность используемых слов и терминов;

· нейтральный тон изложения;

· соблюдение языковых норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

· смысловая достаточность и лаконичность текста.

Смысловая точность достигается точностью словоупотребления, то есть использованием слов в прямом их значении. Особое значение приобретает употребление слов – паронимов (близких по звучанию, но различных по значению), например:

· представить (предъявить, показать) отчет; предоставить (дать в пользование) справку;

· гарантийный (содержащий гарантию) талон; гарантированный (обеспеченный законом) отдых;

· проводить (осуществлять) совещание; производить (изготовлять) товары.

В деловой речи нужно внимательно относиться к словам-синонимам, так как оттенки их значения влияют на лексическую сочетаемость, например, построить склад, (стилистически нейтральное выражение) соорудить мост; воздвигнуть арку - (высокий стиль).

При употреблении терминов нужно:

· дать официальное определение;

· уточнить, расширить содержание термина нейтральным словом;

· употребить возможные синонимы к термину.

Обратите внимание, что с Р.п. употребляются предлоги: в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, вследствие, ввиду, в силу, впредь до, касательно, по мере, по причине, при посредстве; с Д.п. – благодаря, применительно к, сообразно, согласно.

Имена числительные, как правило, записываются цифрами.

При построении словосочетаний следует учитывать устойчивые сочетания: приказ – издается, контроль – возлагается, цена – устанавливается; доводы – веские, сотрудничество – взаимовыгодное, расчеты – предварительные.

При употреблении сравнительной степени используется сложная форма: менее важный, менее сложный, (более сложное).

Превосходная степень используется с приставкой наи – наиболее важный.

В деловой речи более предпочтительны страдательные конструкции: не вы предлагаете, а вами предложено; не мы выполняем, а нами будет выполнено.

В деловой речи возможны сокращения, но они должны быть унифицированы, то есть единообразны. К ним предъявляются следующие требования:

· сокращения должны быть единообразными на всем протяжении документа;

· нельзя сокращать слово, если оно единственный член предложения;

· нельзя сокращать слово так, что оно может повлечь двусмысленность;

· сокращение слова до одной буквы недопустимо, кроме традиционных: г. – год, с. – село, р. – река, п. – пункт.