Подсистемы ИС

Для реализации возложенных на информационную систему функций, она должна быть достаточно сложной и включать в себя набор подсистем. Основные из них представлены на рисунке 4:

Рис. 4. Подсистемы информационной системы

Информационное обеспечение

Подсистема информационного обеспечения предназначена для своевременного формирования и выдачи достоверной информации.

Информационное обеспечение — совокупность единой системы класси­фикации и кодирования информации, унифицированных систем доку­ментации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Унифицированные системы документации создаются на государст­венном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях. Главная цель — это обес­печение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования:

■ к унифицированным системам документации;

■ к унифицированным формам документов различных уровней управления;

■ к составу и структуре реквизитов и показателей;

■ к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

■ чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;

■ одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;

■ работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;

■ имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения инфор­мации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно при­вести схему, где отражены все этапы прохождения служебной записки или записи в базе данных о приеме на работу сотрудника — от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информа­ции и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

■ исключение дублирующей и неиспользуемой информации;

■ классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения ин­формации по уровням управления (операционный, функциональный и стратегический). Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических ос­новах их проектирования. Для понимания концепции методологии можно привести основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов:

1-й этап — обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:

■ понять специфику и структуру ее деятельности;

■ построить схему информационных потоков;

■ проанализировать существующую систему документооборота;

■ определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (пара­метров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап — построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информа­ционно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо:

■ ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией;

■ выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем инфор­мационных потоков;

■ совершенствование системы документооборота;

■ наличие и использование системы классификации и кодирования;

■ владение методологией создания концептуальных информационно-логических моде­лей, отражающих взаимосвязь информации;

■ создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия сов­ременного технического обеспечения.

Техническое обеспечение

Подсистема технического обеспечения предназначена для обеспечения работы ИС и включает в себя компьютеры, устройства сбора, накопления, вывода, передачи информации и линии связи, оргтехнику и устройства автоматического съема информации, документацию.

Техническое обеспечение — комплекс технических средств, предназна­ченных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Комплекс технических средств составляют:

■ компьютеры любых моделей;

■ устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;

■ устройства передачи данных и линий связи;

■ оргтехника и устройства автоматического съема информации;

■ эксплуатационные материалы и др.

Документацией оформляются предварительный выбор технических средств, ор­ганизация их эксплуатации, технологический процесс обработки данных, технологическое оснащение. Документацию можно условно разделить на три группы:

■ общесистемную, включающую государственные и отраслевые стандарты по техническому обеспечению;

■ специализированную, содержащую комплекс методик по всем этапам разработки технического обеспечения;

■ нормативно-справочную, используемую при выполнении расчетов по техническому обеспечению.

К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная.