Организация закупочной деятельности

Одной из ключевых функций материально-технического снабжения является закупочная деятельность. В соответствии со стратегической целью снабжения — бесперебойным обеспечением предприятия или организации необходимыми материально-техническими ресурсами по количеству, качеству и номенклатуре — формируются цели закупочной деятельности, которые заключаются в следующем.

Во-первых, постоянный поиск новых источников снабжения, наиболее выгодных с финансовой точки зрения и качества продукции, разработка конкретных направлений анализа и оценки потенциальных поставщиков по их характеристикам, расчет финансовых и трудовых затрат по конкретным условиям закупок, включая транспортировку, таможенные пошлины, акцизы.

Во-вторых, определение соответствия потенциально приобретаемых материально-технических ресурсов их реальному функциональному назначению, соответствие направлений закупочной деятельности стратегическим целям предприятия или организации.

В-третьих, выбор оптимального варианта закупки путем анализа и оценки потенциального поставщика по соответствующим критериям, прогнозирование объемов закупок в зависимости от степени развития производственно-хозяйственной деятельности предприятия, разработка наиболее рациональных и эффективных схем и условий доставки материально-технических ресурсов на предприятие.

В практике работы предприятий и организаций существует три варианта закупок. Первый вариант — процесс постоянной закупки, при котором поставщик уже определен и материальные ресурсы доставляются на предприятие в соответствии с договором поставки в установленные сроки. Второй вариант — процесс периодической закупки (раз в квартал, раз в полгода), при котором в период между поставками у поставщика могут произойти некоторые изменения — меняется упаковка, или объемы поставок, или качество продукции, или условия транспортировки. В этом случае изменения согласуются с потребителем, и, как правило, принимается компромиссное решение между поставщиком и потребителем — договор о поставках может быть скорректирован или оставлен без изменения.

Третий вариант — процесс первичной закупки материально-технических ресурсов, которые до этого времени предприятием или организацией не приобретались. Первичные закупки могут быть связаны с освоением промышленным предприятием производства новой продукции, для изготовления которой необходимы сырье, материалы, полуфабрикаты, комплектующие изделия, оборудование, станки, инструментарий, или с закупкой новых товаров торгово-посреднической организацией для последующей реализации.

При проведении первичной закупки потребителю не известны не только потенциальные поставщики, но и сам новый материальный ресурс, его характеристики, свойства, цены на рынке, другие показатели. Поэтому организационно в процессе первичной покупки на первом этапе материально-техническое снабжение решает вопрос оценки продукции на предмет ее конкурентоспособности по каждому потенциальному поставщику.

Конкурентоспособность материально-технических ресурсов оценивается определенным набором факторов, при этом по одним видам продукции могут быть применены все факторы, по другим видам — часть факторов. Поэтому следует набор факторов подразделить на две группы: первая группа оценивает конкурентоспособность продукции длительного пользования (товаров производственного и потребительского назначения); вторая группа оценивает всю номенклатуру материально-технических ресурсов, включая продукцию длительного пользования. Основные факторы конкурентоспособности приведены на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Основные факторы конкурентоспособности продукции

Рассмотрим фрагментарно факторы конкурентоспособности материально-технических ресурсов по соответствующим группам.

Первая группа факторов. Надежность — свойство продукции сохранять во времени способность к выполнению требуемых функций в заданных режимах и условиях применения, хранения и транспортировки; безотказность — свойство продукции непрерывно сохранять работоспособность в течение определенного периода времени; долговечность — свойство продукции непрерывно сохранять работоспособное состояние до наступления предельного состояния при установленной системе технического обслуживания и ремонта; сохраняемость — свойство продукции сохранять значения безотказности, долговечности и ремонтопригодности в течение определенного периода времени. Технические параметры — совокупность технических характерной продукции с позиции требований эксплуатации; диапазон функций при расчетных характеристиках в эксплуатации (мощность, выпуск продукции в единицу времени); необходимость и достаточность физических свойств и химического состава при лианной надежности; конструктивный запас с позиции взаимозаменяемости деталей срочных единиц.

Взаимозаменяемость узлов — свойство узлов и агрегатов машин, оборудования, механизмов, аппаратов и других технических устройств, позволяющее заменить их или монтировать без дополнительной сборки при сохранении всех требований, предъявляемых к работе данного узла, механизма, машины или конструкции в целом. Условия эксплуатации — ряд правил и ограничений; правила, регламентирующие режимы и время работы технических устройств; ограничение по весу, габаритам и длине обрабатываемой продукции; ограничения, регламентирующие время непрерывной работы технических устройств; правила техники безопасности; правила пожарной безопасности; правила, позволяющие избежать загрязнения окружающей среды. Эргономические параметры — характеристики продукции, связанные с гигиеническими, физиологическими и психологическими факторами, учитывающими возможности и особенности работающих с различными препаратами, сырьем и материалами, на различных оборудовании и технических устройствах.

Материалоемкость — показатель, определяющий расход материальных ресурсов на производство единицы продукции, выражающийся в натуральных единицах расхода сырья, основных и вспомогательных материалов, топлива и энергии, необходимых для изготовления конкретной продукции, или в процентах к стоимости используемых материальных ресурсов в структуре себестоимости продукции. Технологичность — совокупность свойств продукции, которые обеспечивают ее изготовление, ремонт и техническое обслуживание по наиболее эффективной технологии по сравнению с однотипными изделиями того же назначения при одинаковых условиях их изготовления и эксплуатации и при равных показателях качества. Обслуживание — ряд параметров, характеризующих затраты, связанные с обслуживанием технических устройств, -профилактические работы, планово-предупредительный ремонт, мелкий внеплановый ремонт, переналадка оборудования, условия и сроки гарантийного обслуживания.

Вторая группа факторов. Соответствие продукции спросу — определение положения продукции на рынке, соотношение предложения с восприятием (представление о конкретной фирме), желанием (идеальное представление о параметрах продукции) и требованием (специальные требования к размерам, габаритам, внешнему виду, цвету и форме продукции) потребителя. Качество — совокупность потребительских свойств продукции, обусловливающих ее способность отвечать требованиям потребителей в соответствии с выполняемыми функциями (оценка качества — внутрифирменная, внешняя оценка — рыночная). Ценовая характеристика — цена продажи про­дукции; для продукции длительного пользования, потребляющей энергоресурсы, существует понятие цены потребления, которая складывается из расходов, связанных с профилактическими мероприятиями, потреблением топливно-энергетических ресурсов, ремонтом, количеством и стоимостью приобретаемых запасных частей.

Эстетические параметры — совокупность характеристик продукции, отражающих ее восприятие, — дизайн, цвет и оттенок, стиль изготовления. Стандартизация — процесс разработки и внедрения научно обоснованных и обязательных к применению норм и требований к качеству и размерным характеристикам сырья, материалов, комплектующих изделий, а также норм и требований к методам испытаний, условиям поставки, обозначениям. Унификация — соответствие продукции рациональному минимуму типосорторазмеров, марок, форм и свойств (внутритиповая — продукция одного типа, межтиповая — охватывает продукцию различных типов).

Приведенные выше факторы оценки конкурентоспособности продукции не ранжированы по значимости и важности, так как для одних потребителей более важной может быть, например, ценовая характеристика продукции (выбор продукции по более низкой цене, пренебрегая фактором надежности), и, наоборот, для других потребителей наиболее важной может быть надежность продукции (выбор более надежной я независимо от ее цены). Поэтому каждый потребитель ранжирует факторы зависимости от поставленных задач или тактических целей предприятия, выдвигаемых на ближайшее будущее. В результате осуществляется комплексная оценка конкурентоспособности продукции по всему спектру факторов.

Установление конкурентоспособности продукции — первый этап выбора потенциального поставщика, так как предприятия-изготовители, не прошедшие «тест» на конкурентоспособность выпускаемой продукции, в следующем этапе не принимают участия.

Второй этап — выбор потенциального поставщика или поставщиков — наиболее •важная задача закупочной деятельности. Для ее успешного решения на предприятиях организациях различных направлений производственно-хозяйственной деятельности разрабатываются соответствующие критерии оценки потенциального поставщика. Как правило, в этом случае выбираются различные критерии в зависимости от вида продукции материально-технического назначения - для сырья, основных и вспомогательных материалов, полуфабрикатов, комплектующих изделий, товаров потребительского назначения. Но, как показывает практика, определенная часть критериев оценки потенциальных поставщиков не зависит от вида выпускаемой ими продукции.

Итак, имеется определенное количество потенциальных поставщиков, выпускающих продукцию идентичного качества. Рассмотрим критерии выбора поставщика, которые применяются в практике закупочной деятельности предприятий и организации и используются в различных сочетаниях. Данные критерии, так же как и факторы конкурентоспособности продукции, не ранжированы по значимости и важности, так как для одних потребителей конкретный критерий может занимать одно из первых мест по важности, а другими потребителями может не приниматься во внимание, оценки при выборе поставщика действуют по принципу «да» и «нет». Если потенциальный поставщик удовлетворяет критерию («да»), то он продолжает участие в дальнейшей оценке, и, соответственно, если поставщик не удовлетворяет требованию критерия («нет»), то его дальнейшая оценка не проводится.

Все критерии, применяемые при оценке потенциального поставщика, классифицируютсяна три группы — техническую, организационно-экономическую, психологическую. Техническая группа включает в себя ряд критериев (табл. 2.1).

Таблица 2.1