Фильтры. Чтобы не испортить исходную таблицу, полезно сделать копию на другом листе с именем, например, "Фильтр"

Автофильтр

Чтобы не испортить исходную таблицу, полезно сделать копию на другом листе с именем, например, "Фильтр". После выделения любой ячейки таблицы можно выполнить команду Данные – Фильтр -Автофильтр, которая вызывает появление кнопок фильтра в заголовках полей таблицы. Стрелка фильтра в поле вызывает список критериев фильтрации. Можно использовать также логические критерии фильтрации.

Расширенный фильтр

Для получения результатов фильтрации по сложным критериям или в другом месте рабочего листа используется расширенный фильтр. Перед его вызовом формируется диапазон условий из заголовков граф и хотя бы одной строки с критериями отбора записей. Диапазон условий может быть расположен в любом свободном месте листа, иногда лучше над таблицей, для этого надо вставить 3 пустые строки над таблицей (выделить первые 3 строки и нажать [Ctrl}+[+] на цифровом блоке клавиатуры). Далее:

1. Скопируйте имена тех полей, для которых вы хотите задать условия отбора, и вставьте их в первой строке диапазона условий.

2. Следующая строка (и при необходимости другие) содержит сами условия, в которых могут использоваться знаки "больше", "меньше".

3. Щелкните мышью в пределах таблицы. Задайте команду Данные-Фильтр - Расширенный фильтр. Установите переключатель в положение "скопировать результат в другое место.

4. Укажите ссылки на соответствующие ячейки, используя абсолютную адресацию.

5. Закройте окно, нажав OK.

Сводные таблицы

Сводные таблицы предоставляют собой мощный способ обработки больших списков данных. С помощью сводной таблицы можно быстро извлечь из больших баз данных необходимую информа­цию, благодаря ее возможности одновременно выполнять различ­ные операции (подведение итогов, сортировку и фильтрацию).

Создание сводных таблиц осуществляется с помощью "Мастера сводных таблиц".

Перед построением сводной таблицы необходимо убрать все ранее созданные промежуточные итоги и наложенные фильтры.

Далее установите курсор в любую ячейку таблицы и выберите ко­манду Данные - Сводная таблица.

Шаг 1. В открывшемся диалоговом окне Мастер сводных таблиц от­метьте опцию в списке или базе данных Microsoft Excel, а также вид отчета.

Шаг 2. Далее определите диапазон, с которым будет работать Мас­тер сводных таблиц (обычно вся таблица). Щелкните на кнопке Далее.

Шаг 3. Укажите, куда поместить сводную таблицу (при необходимости можно также изменить Параметры) и щелкните по кнопке Макет для вызова пустого макета.

Макет содержит 4 зоны.

Страница – фильтрует данные по значениям выбранных полей. В эту зону помещается кнопка поля, по которому предполагается фильтровать данные.

Строка, Столбец – группируют строки и столбцы для вычисления итогов.

Данные – содержит данные, для которых требуется подведение итогов.

Поля в этой области можно переименовать.

Шаг 4. Определяется лист для размещения сводной таблицы, который переименовывается в лист "Сводная таблица".

Определите, значения каких полей спи­ска будут использоваться в качестве заголовков строк (зона Стро­ка), каких - в качестве заголовков столбцов (зона Столбец) и ка­ких - в качестве данных (зона Данные), по которым следует под­вести необходимые итоги. (По умолчанию предлагается просум­мировать значения выбранного поля). Для того, чтобы изменить способ обработки данных, по этому полю необходимо дважды щелкнуть по образовавшемуся в зоне Данные полю и выбрать нужную операцию). В каждой зоне может быть несколько кнопок. Для того, чтобы в новой таблице получить только итоговые значения следует все зоны, кроме зоны Данные оставить пустыми.

Далее определяется место, в которое будет помещена разработанная сводная таблица (например, ячейка нового листа). Там же определяются параметры сводной таблицы: следует ли выводить общие итоги по строкам и по столбцам.

После нажатия на кнопку Готово в указанном месте появляется таблица со сводными данными. В левом верхнем углу таблицы располагается кнопка с полем, помещенным в зону Страница. По умолчанию в таблице отображается вся информация по этому полю. Используя выпадающий список значений данного поля в соседней справа ячейке) можно указать значение для фильтрации.

Используя панель инструментов Сводные таблицы можно изменять вид сводной таблицы. Сводная таблица позволяет с помощью стрелок раскрывающихся списков представлять итоги.