Ярмарочная и выставочная торговля

В качестве организаторов торговли выступают оптовые ярмарки и выставки, которые можно рассматривать как периодически действующий рынок, организуемый в определенном месте, в определенное время и на определенный срок. Они дают хорошую возможность продавцам представить свой товар и ознакомиться с товарами конкурентов, а покупателям — о рынке конкретного товара, условиях его приобретения.

В основные задачи оптовых ярмароквходят:

возможность для оптовых и розничных торговцев закупить товар для удовлетворения спроса своих покупателей;

формирование хозяйственных связей по поставкам продукции и заключение договоров поставки, а также содействие деловым контактам;

изучение спроса и предложения на конкретные товары и исследование рыночной конъюнктуры;

усиление воздействия потребителей на повышение качества производимой продукции, расширение ее ассортимента и внедрение в производство новых, наиболее прогрессивных видов изделий;

продвижение на рынок новых товаров посредством проведения рекламных мероприятий, ознакомления покупателей с опытными образцами изделий, выявления потенциального спроса.

Ярмарки различны по своему характеру и назначению. В зависимости от продолжительности работы они могут быть постоянно действующими и периодически проводимыми.Последние устраиваются с определенной периодичностью, приблизительно в одно и то же время.

В зависимости от товарной специализации различают специализированные и универсальные ярмарки.Специализированные оптовые ярмарки проводятся с участием определенной группы отраслей народного хозяйства. На них предлагаются товары одной или нескольких родственных товарных групп. В универсальных ярмарках принимает участие большое количество производителей и оптовых торговцев, в данном случае предлагается широкий ассортимент продовольственных и непродовольственных товаров.

По территориальному признаку выделяют международные, республиканские, региональные и межрегиональные ярмарки.В качестве участников международных ярмарок наряду с отечественными товаропроизводителями и оптовыми торговцами могут выступать зарубежные фирмы. В республиканских ярмарках участвуют отечественные производители и оптовые фирмы и предлагаются товары отечественного производства. На региональных и межрегиональных ярмарках, которые имеют местное значение, обычно предлагаются товары местных производителей.

Руководит подготовкой и проведением ярмарки ярмарочный комитет и дирекция ярмарки.

Ярмарочный комитетявляется коллегиальным органом и избирается самими участниками. В его функции входят следующие:

до начала ярмарки определяет состав ее участников, занимается вопросами рекламы, а также решает все задачи, связанные с подготовкой ярмарки;

во время работы ярмарки организует встречи ее участников, руководит заключением сделок, рассматривая при этом возникающие разногласия;

после проведения ярмарки подводит ее итоги, отчитывается перед устроителями и разрабатывает мероприятия, которые позволят улучшить проведение следующих ярмарок.

Дирекция ярмаркиявляется исполнительным органом ярмарочного комитета, а директор обычно входит в состав этого комитета. В задачи дирекции входит оперативное руководство работой ярмарки и выполнение решений ярмарочного комитета. Дирекция берет на себя ответственность за всю хозяйственную сторону работы ярмарки, т.е. она определяет порядок приемки и отгрузки экспонатов, обеспечивает их размещение и сохранность.

Для успешной работы ярмарки создаются комиссии и службы,в числе которых могут быть транспортная, рекламно-информационная, техническая, юридическая, медицинская, финансовая, безопасности. В зависимости от комплекса услуг, предлагаемых участникам организаторами ярмарки, могут создаваться и другие службы. В частности, если в ходе ярмарки планируется проведение конкурсов, имеющих цель выявить лучшие образцы товаров, создается конкурсная комиссия.

Процесс подготовки и проведения ярмаркидостаточно сложный и требует значительных затрат времени. При этом можно выделить три этапа: подготовительный; непосредственного проведения ярмарки; подведения итогов.

Подготовительный этап проведения ярмарки направлен на решение всех вопросов организационного характера. Прежде всего, на данном этапе: определяются конкретные сроки проведения ярмарки, а также определяются ее цели и ставятся задачи; создается ярмарочный комитет и распределяются функции среди его членов; на основе имеющейся базы данных определяется круг возможных участников. Ярмарочный комитет разрабатывает информационные сообщения и направляет их всем заинтересованным предприятиям и организациям. В этих сообщениях обычно указывается время проведения и тематика, регистрационный сбор, стоимость аренды площади на весь период ярмарки, стоимость включения информации об участнике ярмарки в официальных каталогах. На подготовительном этапе также разрабатывается укрупненная смета доходов и расходов. Важным моментом подготовительного этапа следует рассматривать рекламу предстоящей ярмарки, ибо от этого во многом зависит ее успех. На последней стадии данного этапа подготавливаются выставочные площади, коммуникации и складские помещения, монтируются экспозиции и размещаются экспонаты.

Любой потенциальный участник ярмарки, прежде чем принять решение о целесообразности участия в ней, должен получить для себя ответ на следующие вопросы:

носит ли ярмарка региональный или межрегиональный характер и какое количество потенциальных покупателей ожидается;

предполагается ли участие представителей зарубежных фирм;

имеет ли возможность участник ярмарки достойно представить свои товары;

планируется ли подготовка каталога ярмарки с адресами ее участников и сведениями о предлагаемой ими продукции

Цель следующего этапа — собственно проведение ярмарки. На данном этапе можно выделить важнейшие задачи: регистрация участников и их размещение в гостиницах; обеспечение средствами транспорта, связи и организация питания; реклама и информация о всех проводимых на ярмарке мероприятиях; обеспечение заключения сделок и разрешение возможных при этом разногласий.

Предприятиям-производителям и торговым фирмам, участвующим в ярмарке, необходимо в полной мере использовать все возможности для изучения спроса на свою продукцию. Для этого они должны постоянно проводить опрос посетителей стенда. В ходе этого опроса, который может проводиться как устно, так и с помощью кратких стандартных анкет, выясняются мнение покупателей о товарах и пожелания, направленные на дальнейшее совершенствование качества и расширение ассортимента. Важное значение имеет наблюдение за поведением конкурентов.

Подведение итогов работы ярмарки является заключительным этапом ее работы. Оргкомитет составляет отчет о прошедшей ярмарке, выявляет ее основные недостатки и подчеркивает все положительные моменты. На этой основе разрабатываются предложения по совершенствованию, которые должны быть использованы при подготовке и проведении следующих ярмарок. Подводятся также финансовые итоги.

Итоги ярмарки подводят и ее участники. С этой целью персонал стенда, имевший непосредственные контакты с посетителями, готовит письменный отчет, в котором отражаются все пожелания потенциальных покупателей по поводу ассортимента и качества товаров, а также все то, что мешало успешной работе и что не должно иметь места в ходе проведения следующих ярмарок. Достаточно просто подсчитать и экономический эффект от участия в ярмарке.

Пример 8.1. Оптовая фирма, торгующая канцелярскими товарами, в но-нбре 2000 г. приняла участие в республиканской оптовой ярмарке. Было арендовано IО м выставочной площади, и за 5 дней работы за это уплачено 220 тыс. р. В ходе ярмарки с покупателями заключено контрактов на поставку товаров на сумму 50 млн р. При средней рентабельности 12 % к товарообороту предполагаемая сумма прибыли — 6 млн р., что свидетельствует о целесообразности участия в ярмарке.

В последние годы все большее распространение получают торгово-промышленные выставки,которые преследуют цель показать основные научно-технические достижения в отдельных отраслях. На этих выставках, организаторами которых могут выступать государственные и общественные организации и предприятия различных форм собственности, возможно совершение коммерческих сделок по выставленным образцам. Такие выставки могут быть краткосрочными и длительными, а также передвижными и стационарными. По данным Центра исследований выставочной деятельности, приводимым Р.Крэнделлом, затраты на заключение сделки с клиентом, на товары, приобретенные на выставке, на 62 % ниже, чем те, что требуются для получения заказа в обычной рабочей обстановке.