Проектування бази даних у середовищі СУБД Access. Ство­рення таблиць БД.

Microsoft Access поєднує відомості з різних джерел в одній реляційній базі даних. Об'єкти бази даних дають змогу ефективно оновлювати дані, отримувати відповіді на запитання, здійснювати пошук необхідних даних, аналізувати дані, друкувати звіти, діаграми тощо. Дані однієї таблиці можна переглядати в різних об'єктах БД. Коли редагуються дані в таблиці, такі самі дані оновлюються в усіх об'єктах, де вони є.

Створення бази даних відбувається у кілька етапів.

Першим (і найскладнішим) є етап проектування. Саме від нього залежить успішна робота з базою. Якщо БД спроектована некоректно, зміни вносять у вже створені об'єкти для цієї бази (форми, звіти, запити тощо), що незручно й не ефективно.

Створення БД умовно ділиться на такі етапи:

а) проектування (на папері або в спеціальних програмах);

б) програмна реалізація - технологія створення БД;

в) експлуатація БД.

1. На етапі проектування:

а) визначають проблему;

б) вибирають та аналізують інформацію, яку утримуватиме конкретна БД;

в) подають інформацію в базі даних.

Для збереження інформації в БД користуються кількома табли­цями, а для обробки даних створюють форми, запити, звіти тощо.

Звичайно, можна створити базу даних, у якій буде одна таблиця. Але вона буде перевантажена інформацією. Одні й ті самі дані по­вторюються, працювати з такою таблицею незручно. Краще інфор­мацію розподілити по окремих таблицях, кожна з яких буде при­свячена окремій підтемі. Прикладом може бути навчальна база «Бо­рей». За необхідності можна переглядати та працювати з окремими таблицями. Для отримання відомостей із різних таблиць їх з'єднують спеціальними засобами.

Перед створенням таблиці необхідно уявляти її структуру - загальний вигляд таблиці (кількість та зміст полів таблиці). Перед роботою в Access таблиці краще зобразити на папері, це зменшить кількість виправлень у готовій таблиці. При цьому необхідно до­тримуватися правил: не повторювати інформацію як у межах однієї таблиці, так і між таблицями, кожну таблицю створювати для інфор­мації тільки на одну тему. На цьому етапі вирішують, які об'єкти будуть у БД, які між ними необхідно створити зв'язки, які поля об'явити ключовими.

2. Технологія створення БД базується на:

а) описі отриманих таблиць засобами СУБД і введенні їх у комп'ютер;

б) розробці звітів, екранних форм, запитів, макросів та програм;

в) настроюванні й тестуванні.

3. На етапі експлуатаціївідбувається зміна та доповнення окремих об'єктів БД, аналіз інформації засобами СУБД.

Якщо за усіма даними скласти одну таблицю, вона буде перенасичена відомостями і не зручна для перегляду. Тому ці відомості краще розбити на кілька таблиць, а між ними засобами СУБД встановити зв'язки.