Документооборот и организация архива

Документооборот – это движение документов от момента их составления на предприятии или получения от другой стороны с целью использования для бухгалтерских записей и до передачи в архив на хранение. За организацию документооборота ответственность несет главный бухгалтер.

Основные стадии документооборота:

1) создание документа (выписка, оформление, подпись материально- ответственных лиц и других оперативных работников);

2) прием и проверка документа бухгалтером с формальной стороны, по существу и арифметическая проверка правильности цен, таксировки;

3) учетная обработка – проставление кодов, корреспондирующих счетов, группировка документов по однородности хозяйственных операций, подсчет сумм по ним;

4) запись данных документа в учетные регистры (ручным или машинным способом);

5) сверка и увязка записей в документах и учетных регистрах;

6) передача на хранение в архив.

Для рациональной организации документооборота составляется график документооборота. Составляя его, главный бухгалтер обязан определить перечень и наименование документов, необходимых на конкретном предприятии, номер их типовой формы, количество экземпляров выписки, назначить исполнителей и сроки исполнения по каждой стадии документооборота.

Важным условием рациональной организации документооборота является также надлежащее хранение документов, их сохранность и возможность быстрого нахождения нужного документа в случае необходимости. С этой целью все обрабатываемые документы сшиваются, переплетаются по характеру учитываемых операций (кассовые, банковские, товарные и т.п.). Важно, чтобы папки имели обозначение (название, номер, символ).

Для обеспечения сохранности документов, учетных регистров, форм отчетности на предприятии организуется архив.

Требования по хранению на предприятиях бухгалтерских документов изложены в Положении о документальном обеспечении записей бухгалтерского учета (приказ Министерства финансов Украины №88 от 24.05.1995 г.).

Руководитель предприятия несет ответственность за надлежащее хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерських отчетов в течение установленного срока, но не менее трех лет.

Первичные документы и учетные регистры, прошедшие обробатку, а также бухгалтерские отчеты подлежат обязательной передаче в архив. Они должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах, за их сохранность несут ответственность лица, уполномоченные главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.

Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов из бухгалтерии и из архива предприятия работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров и бухгалтерских отчетов в архиве предприятия определяется в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности ораганов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41.

По завершению срока хранения документы, которые не подлежат передаче в Национальный архивный фонд, изымаются для уничтожения, о чем составляется акт. Акт об изъятии для уничтожения документов одобряется постоянно действующей (экспертной) комиссией предприятия и утверждается руководителем.

6.4 Инвентаризация: определение, назначение, правовая основа

Инвентаризация – один из элементов метода бухгалтерского учета, это способ выявления фактического наличия и состояния товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов на определенную дату. Это важное средство контроля за сохранностью ресурсов и обеспечением реальности учета. Она имеет информационное и контрольное значение.

Значение инвентаризации проявляется в том, что:

1) это способ выявления фактического наличия и состояния основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств, документов, расчетов, т.е. способ отражения реальной действительности, благодаря которому обеспечивается достоверность учетных данных;

2) это важнейший способ (прием) контроля сохранности средств, проверки условий хранения их, организации материальной ответственности на предприятии;

3) это источник новой информации, дающий возможность получить не только данные о наличии имущества, но и такие факты, которые в учете не нашли отражение (порча, естественная убыль, пересортица и т.п.).

Проведение инвентаризации регулируют следующие основные нормативные акты:

1. Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" от 16 июля 1999 г. № 996-XIV.

2. Положение по инвентаризации активов и обязательств.

3. Порядок определения размера убытков от хищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденный постановлением Кабинета Министров Украины от 22 января 1996 г. №116.

Инвентаризации можно классифицировать по таким признакам:

Ø взависимости от полноты охвата проверкою средств:

- полные;

- частичные;

Ø в зависимости от характера:

- плановые;

- внеплановые.

Ответственность за правильное и своевременное проведение инвентаризаций несет руководитель предприятия. Он определяет сроки проведения инвентаризаций, объекты, состав комиссии.

Обязательное проведение инвентаризации предусмотрено в следующих случаях:

1) при передаче имущества государственного предприятия в аренду или его приватизации;

2) при смене материально ответственных лиц;

3) при установлении фактов краж, хищений, стихийных бедствий, а также по требованию судебно-следственных органов;

4) перед составлением годового финансового отчета.

Документами, которыми оформляется инвентаризация являются:

- приказ руководителя на проведение инвентаризации, с указанием вида инвентаризации, объектов проверки, сроков ее проведения, состава инвентаризационной комиссии;

- инвентаризационная опись, в которой фиксируется на определенную дату фактическое наличие средств. Каждая ее страница обязательно подписывается всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами;

- акт инвентаризации наличия денежных средств;

- сличительная ведомость, в которой фактические данные сопоставляются с учетными и определяется результат инвентаризации.

Перечисленные документы имеют типовую форму и должны быть составлены в соответствии с предъявляемыми требованиями.

Инвентаризации проводят комиссии, которые определяют предварительный результат, а окончательный результат выводит бухгалтер.

В результате сопоставления фактических данных с учетными могут быть установлены такие факты:

1) фактические и бухгалтерские остатки совпадают;

2) недостача – фактический остаток меньше учетного; недостача списывается либо на виновное лицо, либо на расходы предприятия;

3) излишек – фактический остаток больше учетного; излишек приходуется.