Товарно-сопроводительные документы: понятие, виды, назначение

Технические документы, содержащие информацию о товарах, подразделяют на следующие группы:

Ø Товарно-сопроводительные документы (ТСД)– документы, содержащие необходимую и достаточную информацию для идентификации товарных партий на всем пути их товародвижения.

ТСД предназначены для изготовителей и продавцов, поэтому относятся к коммерческой информации. ТСД в зависимости от характеристик товара подразделяют на виды:

Количественные ТСД – технические документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных характеристиках товаров или товарных партий. Кроме размерных характеристик (масса, длина, объем), в них обязательно содержится сведения, идентифицирующие товар, к которому эти характеристики относится (наименование, при необходимости сорт, марка). Информация о ценах также может содержаться в количественных ТСД, но она не является самоцелью.

К количественным ТСД относятся заборные листы, спецификации, акты об установленном расхождении в количестве товаров, коммерческие акты, акты отбора образцов. Некоторые из перечисленных ТСД (заборные листы) имеют внутрихозяйственное назначение, другие служат приложением к накладным (упаковочные листы, спецификация), поэтому нет необходимости расширять в них перечень сведений о товаре – его изготовителе, дате выпуска.

Акты об установленном расхождении в количестве товаров составляют в тех случаях, когда фактическое количество товаров при приемке не совпадает с количеством, указанном в документах. Наиболее часто такие акты составляют для товарных партий импортных товаров. Составляют их в присутствии материально ответственного лица предприятия-получателя, представителя иностранного поставщика, а при его отсутствии и согласии – эксперта Торгово-промышленной палаты или компетентного представителя незаинтересованной организации.

Коммерческий акт составляют при обнаружении количественных расхождений между фактическими и документальными данными при приемке товарных партий от органов железнодорожного транспорта, представитель которых обязательно должен присутствовать.

Указанные документы предназначены для передачи поставщику сведений о количественных потерях товаров при транспортировании, обнаружении, при их приемке.

ТСД по качеству – документы, предназначенные для передачи и хранения информации о качестве товаров (образцов, товарных партий, каждого изделия). В эти ТСД включают не только сведения о качественных характеристиках товаров, их значениях, градациях качества (стандартная, нестандартная, брак, отходы), но и о наименованиях товаров, их изготовителях (поставщиках, отправителях), датах выработки (отгрузки), а также другие необходимые сведения.

Декларация соответствия – документы, документы, удостоверяющие соответствие продукции требованиям технических регламентов. Декларация может быть составлена для товаров, которые не вошли в номенклатуру продукции, подлежащей обязательной сертификации, а включены в Перечень продукции, подлежащей декларированию.

Акты списания (АС) – это документы, предназначенные для передачи, хранения и учета информации о недоброкачественной продукции. Кроме работников торговли, в их составлении должны принимать участие представители Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей. АС является основанием для вывоза опасных товаров на свалку и их уничтожения, а также для списания отходов как актируемых качественных потерь.

Расчетные ТСД – документы, предназначенные для документального оформления согласования о ценах, оплате транспортных расходов, совместном или одностороннем покрытии расходов, если в составленном договоре купли-продажи (или поставки) эти сведения были не предусмотрены.

К расчетным ТСД относится протокол согласования цен, счет-фактура, счет.

Основным назначением счетов является информация о цене и стоимости товара для его оплаты. Сведения о количестве товаров, упаковке также присутствуют, но они не являются основными.

Счет-фактура является обязательным документом. Составляется и выписывается поставщиком для документального сопровождения партий товара вместе с накладной и является основанием для оплаты поступившего товара по безналичному расчету с оформлением платежного поручения.

Счет содержит аналогичные данные, но в нем могут быть и дополнительные сведения об оказываемых услугах (по упаковыванию, транспортированию, пересылке).

Комплексные ТСД – это документы, предназначенные для передачи и хранения информации о количественных, качественных и стоимостных характеристиках товарных партий, а также для количественного учета их в процессе товародвижения. К комплексным ТСД относится накладные: приходно-расходные, товарно-транспортные, железнодорожные.

ТСД этого типа являются наиболее распространенным документом при передаче товара от изготовителя продавцу (посреднику), а также от одного посредника к другому или органам транспорта.

В приходно-расходной накладной содержится следующая основная информация: наименование и другие идентифицирующие признаки товара (сорт, артикул), его количество (в единицах), а также цена, общая сумма (с учетом налога на добавочную стоимость и спецналога) отпуска товара. Накладную подписывают материально ответственные лица, сдавшие и принявшие товар, и заверяют круглыми печатями предприятий поставщика и получателя.

Товарно-транспортная накладная (ТТН) – первичный приходный документ, заполняемый поставщиком и предназначенный для информации получателя о комплексе характеристик товара. ТТН имеет два раздела:

→ товарном разделе содержатся сведения, позволяющие идентифицировать товар. К ним относятся: наименование, адрес и банковские реквизиты поставщика и плательщика, сведения о товаре и таре (наименование, сорта, артикулы, количество места, масса брутто, нетто, тара, вид упаковки, цена, сумма). Кроме того, могут быть указаны суммы НДС и должны быть подписи ответственных лиц, разрешивших отпуск товара, отступивших и принявших его.

→ транспортный раздел (сведения о грузе) заполняется в ходе доставки товара и содержит информацию о дате отправки, номере автомобиля и путевого листа, наименование и адрес заказчика (плательщика) товара, грузоотправителя и грузополучателя, пункте погрузки и разгрузки, грузе (наименование, сорт, артикул, единицы измерения, количество единиц, цена за единицу, сумма на которую поставляется товар), а также о документах следующих с грузом, виде упаковки, количестве мест.

Железнодорожная накладная (ЖН) – ТСД, оформляемый при отправке товара железнодорожным транспортом. По назначению и содержанию она аналогична товарно-транспортной накладной, но имеет незначительные отличия (например, данные о номере вагона). Транспортный раздел ЖН заполняется при перевозке и осуществлении погрузочно-загрузочных работ.

Ø Эксплуатационные документы(ЭД)– документы, предназначенные для передачи и хранения информации о правилах эксплуатации сложнотехнических товаров.

Они рассчитаны на использование и обслуживание сложнотехнических товаров лицами, не прошедшими специальной подготовки. Если для использования их требуется специальная подготовка персонала, то в эксплуатационных документах должно быть соответствующее указание.

В ЭД могут содержаться сведения о размерных характеристиках (масса, габариты, напряжение или сила тока), необходимых для эксплуатации бытовой техники.

В отличие от ТСД, предназначенных в основном для продавцов, ЭД выступают как носители потребительской информации, хотя ее могут использовать и продавцы для создания потребительских предпочтений при консультировании покупателей и разъяснении им преимуществ потребительских свойств конкретных товаров, особенностей их эксплуатации.

Руководство по эксплуатации – эксплуатационный документ, предназначенный для обеспечения потребителя всеми сведениями, необходимыми для правильного использования и обслуживания изделия.

Руководство содержит описание конструкции изделия, принципы действия, сведения, необходимые для правильной эксплуатации (использование, хранения) и технического обслуживания, а также основные параметры и характеристики, гарантированные предприятием-изготовителем. Описание работ и операций, проводимых при эксплуатации изделий, указывает в технологической последовательности порядок их выполнения. Руководство содержит следующие разделы: общие указания, технические данные, комплекс поставки, требования по технике безопасности, устройство изделия, подготовка к работе, порядок работы, техническое обслуживание, правила хранения, возможные неисправности и методы их устранения, свидетельства о приемке, гарантийные обязательства, цена, приложения.

Паспорт (ПС) – ЭД, удовлетворяющий гарантированные изготовителем основные параметры и характеристики изделия.

Паспорт содержит разделы: общие указания, технические данные, комплекс поставки, свидетельство о приемке, гарантийные обязательства, цена.

Этикетка (ЭТ) – ЭД, предназначенный для изложения основных показателей и сведений, требующихся для эксплуатации изделия.

В этикетках указывают: наименование изделия, обозначение его или индекс, технические данные, номер стандарта или технического условия, требованиям, которых соответствует изделие, сведения о приемке изделия отделом технического контроля (ОТК), сведения о качестве, цене, дату выпуска.

Эксплуатационные документы не относятся к обязательным, однако в ряде случаев их отсутствие связанно с риском нанесения вреда жизни, здоровья и имуществу потребителей, поэтому для потенциально опасных товаров ЭД следует внести в ряд обязательных ТСД.

Особую группу эксплуатационных документов составляют Паспорта безопасности вещества (материала), которые являются обязательной составной частью технической документаций на вещество (материал), отходы промышленного производства. Они предназначены для обеспечения потребителя достоверной информацией по безопасности промышленного применения, хранения, транспортирования и утилизации веществ и материалов, а также их использование в бытовых целях. Паспорт безопасности составляет и определяет ответственность за полноту доверенность информации в нем организация (лицо), изготовляющая и поставляющая вещество (материал) на рынок. Информация, необходимая для составления Паспорта, должна быть получена из источников, признанных компетентными в данной области.