Регламентирование процесса адаптации персонала

Адаптация направлена на максимально быстрое и эффективное вовлечение сотрудника в рабочий процесс, освоение в новом коллективе и его становление как хорошего специалиста.

Программа адаптации (план адаптации или адаптационный лист) – документ, в котором содержатся основные направления подготовки нового сотрудника к эффективной работе в компании. Подготовкой программы занимается линейный руководитель, он же знакомит работника с документом под роспись в первый рабочий день.

План вхождения в должность имеет следующую структуру:

- задачи на время стажировки (испытательного срока);

- адаптационные мероприятия;

- список мероприятий к исполнению;

- контроль исполнения.

Программа адаптации разрабатывается на основе Положения об адаптации персонала. Положение разрабатывается с целью стандартизации и утверждения процесса прохождения испытательного срока на всех уровнях организации.

Утвержденное Положение должно выполнять следующие задачи:

- определение основных понятий;

- определение целей адаптации;

- установка требований к организации адаптационного процесса;

- определение формы взаимодействия с новым членом коллектива;

- определение порядка отчетности и контроля;

- определение прав и обязанностей всех участников процесса.

Составлением и оформлением Положения занимается ответственный за адаптационный процесс кадровый работник при содействии рабочей группы. К разработке документа должны быть привлечены все руководители структурных подразделений и желательно юрист (с целью учета требований трудового законодательства).

Документ должен быть составлен так, чтобы действительно смог оказать существенную помощь при вхождении новичка в должность.

Общие требования к Положению об адаптации. Поскольку унифицированная форма Положения отсутствует, организации составляют его в произвольной форме, после чего документ утверждается руководителем компании.

Содержание документа полностью зависит от специфики конкретной фирмы, ее политики в отношении кадров. Так или иначе, документ должен четко описывать модель и технологии адаптации.

Самые важные пункты в документе – это мероприятия на испытательном сроке и кто за это несет ответственность.

Документ может содержать приложения и формы документации: план работы сотрудника во время стажировки, оценочный лист, адаптационный лист и проч. Содержание документа зависит от типа учреждения, его политики в отношении взаимодействия с кадрами. Положение должно четко описывать процедуру и модель адаптации, используемую в компании. Такие модели и техники разрабатываются на стадии формирования адаптационной программы и в дальнейшем являются неотъемлемой частью Положения.

Документ может включать такие разделы, как «Общие положения», «Порядок проведения адаптации», «Контроль и подведение итогов процедуры введения в должность» и др. Пример разделов представлен в таблице 8.

Таблица 8 – Разделы Положения

Документ должен содержать информацию о том, кто будет взаимодействовать с новичком. Нужно четко обозначить зоны ответственности: за что отвечает HR-менеджер, за что – начальник. Это необходимо для того, чтобы менеджеры и руководители не перекладывали ответственность друг на друга.

Все, что относится к профессиональным вопросам и функционированию отдела, попадает под компетенцию начальника. За социальную и коммуникативную адаптацию отвечает HR-менеджер. Положение должно предусматривать модель адаптации начинающих руководителей.

Любая организация заинтересована в том, чтобы такой сотрудник стал хорошим управленцем, для этого его должен кто-то направлять и поддерживать.

Если в компании предусмотрены тренинги для молодых руководителей, это необходимо зафиксировать. Указывается число тренингов, и кто их проводит. Важно составить формы отчетности для подведения итогов. Положение подписывает начальник кадровой службы, утверждает документ первый руководитель организации.

В Положении могут содержаться визы согласования начальников отделов, принимавших участие в обсуждении документации на стадии разработки. Кадровая документация хранится в кадровой службе или архиве компании. Порядок хранения таких документов регулируется отдельными положениями трудового законодательства касаемо различных типов документов.

Все документы по сроку хранения делятся на следующие категории:

- документация с ограниченным периодом хранения;

- документация постоянного хранения;

- хранения до истечения надобности;

- хранения до замены новым документом;

- хранения до востребования.

Положение может быть отнесено к документам о дисциплине труда, которые хранятся три года.