Основные подходы к созданию АРМа руководителя

Чаще всего руководителю информация необходима в связи с осуществлением процесса управления. Характер потребностей в информации зависит, главным образом, от двух факторов: личных качеств руководителя (знание информационных систем, стиль управления, представление о потребностях в информации) и организационной структуры управления, в рамках которой принимаются решения.

Чем выше компетентность руководителя в области информационных систем, тем более сложными и точными будут его потребности в информации. Реальные представления о возможностях и требующихся затратах ставят его в гораздо более выгодное положение в отношении оказания помощи в разработке эффективной системы.

Техническая подготовка руководителя, стиль руководства и способность принимать решения — все это оказывает влияние на характер и объем требуемой им информации. Некоторые руководители предпочитают принимать решения на основе детальной информации, другие же — на основе информации более общего характера, используя при этом личные консультации с подчиненными.

Собственные представления руководителя о потребностях в информации также оказывают большое влияние на состав программного обеспечения АРМа. Зачастую руководители колеблются между желанием знать только необходимые данные или же знать всю информацию. Многие руководители не представляют себе, какая информация им необходима. Существует несколько точек зрения руководителей относительно их обязанностей в отношении распространения информации среди своих подчиненных. Руководитель, который не может или не хочет распределять полномочия, обычно стремится задержать информацию.

Проблемы информационного обеспечения управления зависят от масштабов организации и сложности ее организационной структуры. Более крупные организации, имеющие более сложную организационную структуру, требуют применения более формальных информационных систем, а потребность в информации приобретает более важное значение для осуществления операций.

На каждом уровне управления необходима информация разного рода и, как правило, в разной форме. На уровне планирования требуется одноразовое сообщение, выводы или единичный запрос. На уровне календарно-плановогоруководства требуется сообщение об отклонениях, выводы и различные сообщения о периодических оценках. На уровне оперативного контроля необходимо формальное сообщение об установленных процедурах, ежедневное сообщение об осуществлении операций для обеспечения оперативного контроля деятельности.

Чем сложнее структура организации, тем легче определить потребности в информации. Там, где права и обязанности четко определены, взаимосвязи понятны, а сферы принятия решений ограничены, потребности в информации установить легче.

Обязанности руководителя заключаются в следующем:

¨ принятие управленческих решений в пределах своего круга обязанностей;

¨ анализ и обобщение информации, необходимой для принятия данных решений;

¨ определение необходимых действий для реализации принятых решений и определение круга лиц, которые должны обеспечить их выполнение;

¨ формулирование заданий для конкретных сотрудников, участвующих в процессе реализации управленческого решения, и доведение до них этих заданий;

¨ контроль исполнения заданий.

Очевидно, что большинство современных АРМов не может выполнить функции принятия управленческих решений, но они могут существенно облегчить и ускорить выполнение руководителем этой функции. В состав функционального программного обеспечения АРМа руководителя целесообразно включить следующие программные средства:

¨ текстовый процессор;

¨ табличный процессор;

¨ личную информационную систему (органайзер);

¨ СУБД (для работы с базами данных по всем аспектам деятельности организации, получения необходимой архивной и оперативной информации);

¨ прикладную экспертную систему (по необходимости);

¨ Web-броузер;

¨ программу электронной почты.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ КОММЕРЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
В СЕТИ «ИНТЕРНЕТ»

2.1. Понятие и перспективы развития сети «Интернет»

Интернет (англ. Internet от inter — между и net — сеть, паутина) представляет собой совокупность соединенных между собой информационных серверов — компьютеров, на которых хранится различная информация, и самих пользователей этой информации.

Сервер (англ. serve — обслуживать) — это представительство предпринимателя (гражданина) или юридического лица в сети «Интернет».

Пользователями информации или пользователями сети «Интернет» являются граждане и хозяйствующие субъекты (фирмы, банки, биржи и др.).

Существуют два основных вида сетей:

1. Глобальная сеть, охватывающая большие территории.

2. Локальная сеть, расположенная географически в одном месте (регионе).

Информация, передаваемая по сети «Интернет», носит название «трафик» (англ. traffic — движение, количество радиопрограмм и т. п.).

Фактически сеть «Интернет» представляет собой иерархию глобальной и сильно децентрализованной сети, в которой нет единого центра управления и к которой подключены серверы — компьютеры провайдеров и пользователей. Провайдер — это поставщик сети «Интернет».

История возникновения сети «Интернет» началась в 1957 г. в рамках Министерства обороны США, когда выделилась отдельная структура — Агентство передовых исследовательских проектов (Advanced Research Projects Agency, DARPA). Основные работы DARPA были посвящены разработке метода соединений компьютеров друг с другом. Глобальная сеть «Интернет» начала развиваться на основе сети ARPAnet (Advanced Research Project Agency), созданной DARPA в 1969 г. Эта сеть была предназначена для связи различных научных центров, военных учреждений и оборонных предприятий. Для своего времени ARPAnet была передовой и необычайно устойчивой к внешним воздействиям закрытой системой. С ее помощью планировалось облегчить процесс общения многочисленных организаций, работающих на оборонную промышленность, а также создать практически не поддающиеся разрушению каналы связи. В частности, при создании, ARPAnet предполагалось, что данная система продолжит функционировать и в условиях ядерного нападения.

В основу проекта были положены три базовые идеи:

¨ каждый узел сети соединен с другими так, что существует несколько различных путей от узла к узлу;

¨ все узлы и связи рассматриваются как ненадежные — существуют автоматически обновляемые таблицы перенаправления пакетов;

¨ пакет, предназначенный для несоседнего узла, отправляется на ближайший к нему, согласно таблице перенаправления пакетов, при недоступности этого узла — на следующий и т. д.

Эти идеи должны были обеспечить функционирование сети в случае разрушения любого числа ее компонентов. В принципе, сеть можно было считать работоспособной даже в случае, если будут функционировать всего два компьютера. Созданная по такому принципу система не имела централизованного узла управления и, следовательно, могла легко изменять конфигурацию без малейшего для себя ущерба.

Первоначально сеть состояла из 17 мини-компьютеров. Память каждого имела объем 12 Кб. В апреле 1971 г. к сети было подключено 15 узлов. В 1975 г. сеть ARPAnet включала уже 63 узла.

В середине 1972 г. среди пользователей сети стало распространяться мнение, что передать письмо по компьютерной сети намного быстрее и дешевле, чем традиционным методом. Так начала зарождаться электронная почта — сервис, без которого сегодня невозможнопредставить сеть «Интернет».

Вскоре появляется программа UUCP (Unix-to-Unix Copy). Это привело к созданию следующего сервиса — USEnet (сетевые новости). Именно так первоначально называлась сеть, позволяющая пользователю войти в компьютер, где размещалась информация, и выбрать оттуда все интересующие его материалы. Уже на начальном этапе развития количество пользователей сети USEnet ежегодно утраивалось.

Достаточно быстро архитектура и принципы сети ARPAnet перестали соответствовать выдвинутым требованиям. Возникла необходимость создания универсального протокола передачи данных.

В 1974 г. Internet Network Working Group (INWG), созданная DARPA, разработала универсальный протокол передачи данных и объединения сетей Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP), являющийся основой функционирования сети «Интернет».

Получение нужной информации — одна из основных целей пользователей глобальной сети «Интернет». В связи с этим закономерно возникает проблема поиска нужной информации среди огромных массивов данных. Для решения данной проблемы были разработаны специальные информационно-поисковые системы (ИПС), которые позволяют быстро и достаточно эффективно проводить отбор необходимой информации. Информационно-поисковых систем достаточно много, одна отдельно взятая ИПС может охватывать, по некоторым оценкам, до 30 %информационных ресурсов глобальной сети.

Сеть «Интернет» дает возможность продавцу товаров выполнять следующие операции:

¨ рекламировать свою продукцию и товар как на региональном, так и международном уровнях (при этом реклама может носить не только общий характер, но и быть последовательно детализированной до показа фотографий товара, описания упаковки, условий отгрузки, причем номенклатура может быть сколь угодно большой);

¨ рекламировать свою фирму (организацию) с целью привлечения к взаимодействию отечественных и зарубежных партнеров;

¨ оперативно следить за ценовой конъюнктурой рынка;

¨ рекламировать свои проекты для привлечения инвесторов;

¨ организовать систему заказов продаваемого товара как своими торговыми представителями, так и покупателями;

¨ организовать оперативное взаимодействие с торговыми представителями с помощью электронной почты и прямого доступа к информационным ресурсам партнеров.

С помощью сети «Интернет» покупатель товаров может выполнить следующее:

¨ найти фирмы, реализующие нужный товар;

¨ оценить конъюнктуру рынка и выбрать подходящую фирму-продавца нужного товара;

¨ сделать уточняющие запросы к фирмам-продавцам с помощью электронной почты и получить ответы;

¨ заказать товар;

¨ выбрать поставщика транспортных и экспедиторских услуг;

¨ заказать доставку груза;

¨ произвести платежи.

Как продавцы, так и покупатели могут использовать сеть «Интернет» для получения справочной информации различного характера (нормативно-законодательные акты, торговые, банковские, таможенные и другие правила, биржевые сводки и т. п.).

Основными направлениями развития сети «Интернет» в будущем в области развития технических средств и технологий организации связи считаются следующие:

¨ увеличение скорости обмена информацией;

¨ широкое внедрение средств беспроводного доступа;

¨ создание более быстродействующих средств коммутации и маршрутизации;

¨ внедрение магистральных линий связи с более широкой полосой пропускания;

¨ создание новых типов программ клиентов и серверов.

Внедрение данных технологий позволит улучшить качество обслуживания пользователей сети и даст им возможность работать с новыми прикладными программами.

В области развития приложений в сети «Интернет» выделяются следующие основные направления:

¨ широкое внедрение IP-телефонии;

¨ предоставление пользователям гарантированного качества обслуживания;

¨ развитие средств передачи аудио- и видеоинформации;

¨ появление и развитие мультисервисных сетей.

Пример. Возможности сети «Интернет» в настоящее время практически безграничны. Поэтому во многих странах были приняты законы, направленные на поддержку «интернетизации» населения. Даже правительство такой относительно слаборазвитой страны, как Аргентина, заявило о том, что 1 млрд долл. будет выделен на приобщение жителей страны к сети «Интернет». Любой аргентинец может получить беспроцентный целевой кредит в сумме 1000 долл. на покупку современного компьютера, а те, кто уже приобрел по государственной программе компьютер, могут рассчитывать на льготное подключение к сети через аргентинские телекоммуникационные компании. Можно с полной уверенностью утверждать, что к середине XXI в. лидерами мировой экономики и международной торговли станут те страны, которые будут обладать высокой технологией и наукоемкими производствами. А это означает, что экспорт российской нефти, полезных ископаемых, торговля оружием и изделиями тяжелого машиностроения российскими фирмами займет в международной торговле одно из самых последних мест и уже не будет давать того дохода, который Россия имела в конце XX в. Сейчас во многих странах идет работа над созданием законов, предназначенных для регулирования исключительно сети «Интернет». Например, правительство Германии в середине 2000 г. объявило, что собирается взимать налоги просто за использование сети «Интернет», т. е. Web-серфинг. Иначе говоря, немецкие компании будут платить налоги каждый раз, когда кто-то из сотрудников выходит в сеть «Интернет» со своего рабочего места.

2.2. Роль информационных технологий в коммерческой деятельности и
основные направления деятельности организаций в сети «Интернет»

Использование глобальной сети и информационных технологий позволяет субъекту коммерческих операций выполнить следующее:

¨ ознакомить потенциального покупателя с продаваемыми товарами и оказываемыми услугами, условиями заключения сделки купли-продажи с помощью средств, которыми располагает сеть «Интернет»;

¨ непосредственно осуществить акт купли-продажи в режиме реального времени;

¨ провести рекламные мероприятия и стимулирование сбыта продукции;

¨ установить обратную связь с клиентами.

Использование информационных технологий в коммерческой деятельности обеспечивает юридическим и физическим лицам следующие преимущества:

¨ Экономичность, так как при организации деятельности в сети отсутствует аренда помещений или необходимость их строительства, инвестиции в развитие инфраструктуры населенного пункта.

¨ Коммерческие организации получают дополнительные возможности управления и экономии времени при переходе от ручных операций к электронным.

¨ Клиенты получают более качественное и быстрое обслуживание. Вместо того чтобы добираться до организации или связываться с ней по телефону, ожидая контакта с определенным служащим, клиент получает прямой доступ к информационным ресурсам Web-ориентированной коммерческой организации, следовательно, экономит свое время.

¨ Изменяются методы взаимодействия с поставщиками, деловыми партнерами и потребителями. Обмен информацией осуществляется посредством электронной почты. Более тесное взаимодействие позволяет добиться в целом лучших результатов.

¨ Автоматизированные интерактивные консультанты по закупке дают возможность делать сравнительные покупки. Одновременный поиск по базам данных нескольких электронных магазинов позволяет сделать оптимальный выбор.

¨ Совместное использование информации коммерческими организациями и потребителями. Каждый из субъектов может использовать информацию в разных целях, в разных хозяйственных процессах круглосуточно.

Для субъектов коммерческих операций в сети «Интернет» представляются следующие возможности деятельности:

¨ анонсирование новых видов продукции и услуг;

¨ каталоги;

¨ демонстрационные образцы;

¨ бесплатные программные продукты;

¨ прайс-листы;

¨ информация о распродаже по сниженным ценам;

¨ контактная информация;

¨ руководства и справочники;

¨ обслуживание покупателей;

¨ изучение нужд и запросов клиентов;

¨ оценки эксплуатационных качеств и характеристик;

¨ обзоры и комментарии;

¨ уведомления о новых видах услуг для постоянных клиентов;

¨ объявления о трудоустройстве и имеющихся вакансиях;

¨ общение с клиентами и всеми желающими.

Сближение продавцов с покупателями посредством сети «Интернет» предоставляет последним большую свободу выбора, а первые, вместо конкуренции в сфере условий каждого отдельного контракта или сделки начинают конкурировать в области качества и ассортимента предоставляемых ими товаров и услуг, стремясь при этом минимизировать свои расходы.

Экспортеры могут использовать сеть «Интернет» в ходе поиска исходных данных для установления цен на свои товары. При этом они могут выделить из общей картины внешнего рынка следующие факторы, определяющие экспортную цену:

¨ цены на отечественном рынке;

¨ дополнительные затраты, связанные с экспортом (модифицирование продукта, транспортировка, страховка, тарифы);

¨ валютный курс и налоги;

¨ рыночный спрос;

¨ средние мировые цены;

¨ ценовая стратегия конкурентов;

¨ желаемый уровень прибыли.

Помимо рекламы сеть «Интернет», благодаря свойству интерактивности, представляет собой превосходное средство для формирования спроса, стимулирования сбыта и рекламы товаров. Для этой цели компания может использовать наряду с Web-сервером рассылку бюллетеней в соответствующие группы новостей Usenet.

Позиционирование товара. Используя свойства обратной связи сети «Интернет» (Feed-back, e-mail, Usenet, Mailing Lists), компания быстро и оперативно может определить, что с точки зрения основных свойств ожидают от товара потребители, а также выяснить, какое положение в схеме потребительских предпочтений занимает продукция конкурентов и выявить участок неудовлетворенного спроса.

С помощью интерактивной анкеты, например, можно оценить любое свойство уже имеющегося на рынке товара по всем существующим маркам, а также попросить описать желаемый набор потребительских свойств. Анализ схемы потребительских предпочтений, полученный по результатам проведенного анкетирования, позволит обеспечить товару «не вызывающее сомнений, четко отличное от других, желательное место на рынке и в сознании целевых потребителей» (tagert audience). В качестве примера можно привести анкету, размещенную фирмой по торговле недвижимостью «Austin Real Estate» на ее Web-сервере.

Поддержка контакта с клиентами, имеющими доступ к сети «Интернет», а также привлечение новых абонентов могут оказаться полезными и для организации справочников базы данных по существующим адресам сети в конкретных регионах.

Пример. За 20 долл. в месяц компания «World Market Watch» предоставляет доступ к своей базе данных, содержащей тысячи отчетов об исследованиях рынка более чем в 53 странах, включая Россию, конкретные реквизиты и опыт работы торговых компаний, мировые цены на 15 тысяч наименований продукции, а также обеспечивает возможность заключать сделки в режиме реального времени. Пользователь-новичок бесплатно может получить с Web-сервера демонстрационную программу в виде Windows Help File и попрактиковаться в работе с сервером, прежде чем подписываться на данный вид услуг.

2.3. Источники и средства поиска деловой информации в сети «Интернет»

Наилучшим способом работы с информационными ресурсами сети «Интернет» является вариант, когда пользователь знает адрес сайта и получает возможность ознакомиться с его содержимым. Адрес сайта может быть получен из различных справочников, например желтых страниц сети, рекламных материалов и других источников. На сайт можно попасть по гиперссылкам, просматривая другие сайты.

Опытный специалист в области информации всегда будет иметь список, каталог адресов самых важных для ведения бизнеса фирмы сайтов. В этом случае необходимо лишь отслеживать появление новых сайтов, информация в которых может представлять интерес.

Если пользователь исследует новую проблему в бизнесе, ищет информацию среди ресурсов, которые он еще не освоил, одним из основных методов является использование поисковых машин и каталогов.

В этом случае может быть предложена следующая технология подготовки и проведения поиска:

¨ Определение общей направленности запроса, его содержания.

¨ Определение географических регионов поиска. В первую очередь для практических задач ценность информационного ресурса может зависеть от его географического расположения.

¨ Отбор поисковых машин. Осуществляется отбор и устанавливается последовательность использования поисковых машин в соответствии с убыванием ожидаемой эффективности поиска в каждой из машин. Качество выполнения этого этапа будет зависеть от опыта работы пользователя с поисковыми машинами.

¨ Составление запросов к поисковым машинам. Это наиболее сложный этап. Для эффективного использования поисковых машин запрос составляется так, чтобы область поиска была сужена в максимальной степени. Предпочтение должно отдаваться не одному расширенному, а нескольким узким запросам. Необходимо смоделировать, представить себе, как может выглядеть искомая информация. По ключевым словам следует составить тезаурус. Для этого необходимо хорошее знание языка, на котором работает пользователь, и специфических терминов предметной области.

¨ Выполнение запроса и его уточнение. Составленный запрос передается на обработку. Анализ полученных результатов позволяет корректировать запрос, чаще всего с целью сужения области поиска.

Поиск деловой информации в сети «Интернет» — это творческий процесс, требующий глубоких знаний в области информатики, лингвистики, принципов построения информационных и поисковых ресурсов сети «Интернет».

¨ Базы данных с международной ориентацией. Очень часто идею называют секретом успеха. В сегодняшнем деловом мире секрет успеха заключается в обладании информацией и сеть «Интернет» является главным поставщиком новейшей и бесплатной информации.

Любая фирма, которая в процессе своей деятельности нуждается в доступе к научной, деловой, государственной или какой-либо другой информации, может получить ее через сеть «Интернет».

Сеть «Интернет» предоставляет доступ к базам данных делового характера. Одной из наиболее крупных является база данных PROMT (Predicasts Overview of Markets and Technologies — обзор рынков и технологий). Эта база содержит информацию по компаниям, рынкам сбыта и технологиям во всех областях промышленности по всему миру.

Примеры электронных адресов для поиска информации в сети «Интернет»:

http://www.newslink.org/ NewsLink — список интерактивных газет, журналов и других средств массовой информации. Содержит более 300 наименований газет из более чем 35 стран мира;

http://www.asia-ins.com Asia:Asia, Inc.On-line — Asia, Inc. On-line — электронная версия ведущего ежемесячного делового журнала по данному региону, распространяемая через Word Wide Web. Среди прочего содержит статьи, дискуссионные разделы, финансовую информацию по региону, обзор радиопередач;

http://www.ft.com/ UK: London Financial Times. Публикуются ежедневные репортажи о наиболее важных событиях в мире бизнеса и технологий. Имеется также раздел коротких новостей, публикуемых в одноименном печатном издании (около 15–20 заметок);

http://www.helsinki.fi/ — Isarine/newscata.html International News Catalog. Список источников ежедневных новостей в разных странах и на различных языках;

http://www.spd.su/ rulesred/index.html Russian Business Law Journal. Журнал по российскому законодательству. Публикация прекращена, тем не менее сервер предоставляет доступ к старым выпускам журнала;

http://www.worldbanrorg/htm/ pic/PIC.html World Bank Public Information Resources. Данный сервер предоставляет публичный доступ к оперативной международной информации, которая ранее распространялась только среди должностных лиц.

2.4. Организация коммерческой деятельности в сети «Интернет»

До 1999 г. многие коммерческие организации делали незначительную ставку на деятельность в интерактивном режиме или в коммерческой сети. В настоящее время число организаций, ориентирующихся на деятельность в сети, быстро возрастает.

К основным признакам, свойственным для данного вида коммерческой деятельности, можно отнести следующие:

¨ осуществление непосредственно коммерческой деятельности в специфической коммерческой среде, в первую очередь, глобальной сети «Интернет»;

¨ использование он-лайновых способов предоставления услуг, организации продаж;

¨ использование новых платежных средств (электронных денег);

¨ использование специальных безналичных платежных систем для осуществления расчетов за приобретенные товары и оказанные услуги;

¨ использование современных информационных технологий;

¨ использование специальных программных и аппаратных средств для защиты участников коммерческой сделки от различных видов угроз;

¨ осуществление коммерческой деятельности на глобальном рынке.