Система управления предприятием как объект исследования

Основные понятия, связанные с научной деятельностью

Наука – совокупность знаний о природе, обществе и мышлении.

Совокупность знаний соответствует развитию общества на данном этапе. Только исследования позволяют увеличить эту совокупность знаний, что требует определённых финансовых, материальных и трудовых ресурсов.

Исследование

1) (словарь Кондакова) это процесс научного изучения какого-либо объекта в целях выявления закономерностей возникновения, развития и преобразования его в интересах общества;

2) (философский словарь) это процесс выработки новых научных знаний, один из видов познавательной деятельности;

3) (общепризнанная) это вид деятельности человека, включающий:

а) распознавание проблемы ситуации;

б) определение их происхождения;

в) выявление свойств, содержания, закономерностей поведения и развития;

г) установление места этих проблем и ситуаций в системе накопленных знаний;

д) нахождение путей, средств и возможностей использования новых представлений о данной проблеме в практике её разрешения.

Система – совокупность целостных упорядоченных взаимосвязанных элементов и подсистем, взаимодействующих между собой и участвующих в том или ином виде в процессе функционирования по обеспечению своего предназначения и достижения какой-либо цели.

Объект исследовании (отвечает на вопрос ГДЕ? проводится исследование).

Субъект исследования (отвечает на вопрос КТО? исследует).

Предмет исследования (отвечает на вопрос ЧТО? исследуется).

Цель исследования (отвечает на вопрос ДЛЯ ЧЕГО? исследуется).

Результат исследования (отвечает на вопрос ЧТО? фактически достигается).

Эффективность исследования Э_ф (отвечает на вопрос насколько? полезен результат):

Методология исследования – совокупность целей, подходов, ориентиров, приоритетов, средств и методов исследования.

Организация исследования – порядок проведения исследования, основанный на распределении функций и ответственности, закреплённых в регламентах, нормативах и инструкциях.

Ресурсы исследования – комплекс средств (информационных, финансовых, материальных и людских), обеспечивающих достижение нужных результатов.

Тип исследования – отражает своеобразие характеристик.

Потребность исследования – степень остроты возникшей проблемы.

Система управления предприятием как объект исследования

Под управлением организацией (предприятием) понимают непрерывный процесс влияния на производительность труда работника, группы или организации в целом для достижения поставленной цели.

Система управления организацией включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование организации. В любой организации выделяют управляющую подсистему (субъект управления), управляемую подсистему (объект управления), а также отдельные элементы системы управления (см. рисунок 1). Приведенные на рисунке 1 стрелки обозначают:

· стрелка А – прямое управленческое воздействие субъекта на объект управления;

· стрелка В – обратную связь объекта с субъектом управления;

· стрелка С – прямое воздействие предприятия на внешнюю среду;

· стрелка D – обратное воздействие внешней среды на предприятие.

Основной задачей системы управления считают формирование профессиональной управленческой деятельности, которую рассматривают как процесс (совокупность действий, ведущих к образованию взаимосвязей между частями целого) или как явление (объединение элементов для осуществления миссии организации).

Важным моментом системы управления предприятием является организация работы по стимулированию роста производительности труда.

Аппарат управления – это «фабрики информации» с выходом продукции двух типов: информации (данные, документы, устная информация) и решений (краткосрочных и долгосрочных). В отдельных случаях аппарат управления специализируется в одной из этих областей.

К звеньям аппарата, производящим продукцию первого типа (информацию), относятся: подразделения, которые занимаются подготовкой технических инструкций, бухгалтерия и финансовые подразделения, подразделения, подготавливающие информацию для общественности.

К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством, подразделения по управлению продажами; аппарат высшего руководства.

Организационная структура управления – понятие многостороннее. Оно прежде всего включает систему целей и их распределение между различными звеньями, поскольку механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относятся состав подразделений, которые связаны определёнными отношениями, распределение задач и функций по всем звеньям, распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации управления. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборота в организации. Организационная структура – это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

В системе управления организацией наиболее важны две группы функций: функции управления производством и функции управления управленческой деятельностью. Они реализуются набором процедур управленческой деятельности, осуществляемых субъектом управления.

В современном менеджменте рассматривается множество самых разных организаций, которые представляют собой «совокупность» людей, групп, объединённых для достижения какой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда и распределения обязанностей. Это могут быть государственные учреждения, общественные объединения, научно-производственные объединения, частные предприятия.

Организации создаются для удовлетворения разнообразных потребностей людей в продукции либо услугах и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие параметры.

Такое разнообразие имеет большое значение при рассмотрении организации как объекта управления. Множество целей и задач, стоящих перед организациями разного класса сложности и разной отраслевой принадлежности приводит к тому, что для управления ими требуются специальные знания и искусство, методы и приёмы, обеспечивающие эффективную совместную деятельность работников всех структурных подразделений.

Любая организация, вне зависимости от её конкретного назначения, может быть описана с помощью целого ряда параметров, среди которых главными являются: цели организации, её организационная структура, внешняя и внутренняя среда, совокупность ресурсов, нормативная и правовая основа, специфика процесса функционирования, система социальных и экономических отношений и, наконец, организационная культура.

Каждая организация имеет конкретную систему управления, которая также является объектом исследования. Исследовать систему управления можно только на основе выбранной научной концепции.

Прежде всего необходимо отметить, что концепция «системы» используется как средство для изучения характеристик объекта управления. Ценность этой концепции заключается в том, что способствует более глубокому пониманию характеристик изучаемой системы и процесса функционирования организации как системы.

Любой вид управленческой деятельности связан с управлением людьми, объединёнными в рамках предприятия в отделы, подразделения, службы и т. д. Следовательно, управленческая деятельность – это, прежде всего, управление социальными коллективами людей, которые должны рассматриваться как социально управляемые системы. В качестве социально управляемой системы моет рассматриваться организация любого уровня: министерство, научно-производственное объединение, предприятие, цехи, холдинги и отдельные компании. Каждая из этих систем представляет собой самостоятельный объект исследования и имеет свои особенности.

Система управления любой организации является сложной системой, созданной для сбора, анализа и переработки информации с целью получения максимального конечного результата при определённых ограничениях (наличия ресурсов, например).

Говоря об управлении организацией, в частности предприятием, употребляется термин «система». Например, производственная система, система материально-технического снабжения, система сбыта, различные обеспечивающие и обслуживающие системы. Почему? Прежде всего, потому, что любой объект рассматривается с точки зрения кибернетики и тем самым предпринимается попытка понять его цели, из каких элементов он состоит, как он функционирует и в этом смысле рассматривается любой конкретный объект, в том числе и предприятие как система.

Как правило, представление объекта в виде системы всегда связано с некоторыми трудностями из-за наличия множества определений системы и трудностью выбора единого определения, целиком используемого при построении реальной системы управления.

В настоящее время можно выделить, по крайней мере пять типов системных представлений: микроскопическое, функциональное, макроскопическое, иерархическое и процессуальное.

Каждое из указанных представлений системы отражает определённую группу её характеристик.

Микроскопическое представление системы основано на понимании её как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае проектирования системы элемент принимается не делимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.

Под функциональным представлением системы понимается совокупность действий (функций), которые необходимо выполнять для реализации целей функционирования системы.

Макроскопическое представление характеризует систему как единое целое, находящееся в «системном окружении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена множеством внешних связей со средой.

Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокупность подсистем, связанных иерархически.

И, наконец, процессуальное представление характеризует состояние системы во времени.

Следовательно, система управления как объект исследования обладает следующими признаками:

- состоит из множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных иерархически;

- элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей;

- система – это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней;

- имеются фиксированные связи системы с внешней средой.

Становление рыночных отношений в России способствует появлению новых, более сложных форм организации управления, имеющих в отличие от традиционных как вертикальные, так и горизонтальные связи, что значительно усложняет систему управления. В этих условиях необходимо разграничить функции и ответственность за выполнение конкретных задач и работ, обусловленных как вертикальными, так и горизонтальными структурными связями. Правильное соотношение полномочий и ответственности, чёткая регламентация деятельности руководителей и исполнителей в организации является непременным условием эффективного развития организаций.

Методика исследования и проектирования структур управления организациями, с одной стороны, должна основываться на научных принципах управления, с другой – учитывать личные качества и опыт руководителей, хорошо знающих возможности организации и те требования, которые регламентируют деятельность каждого из подразделений.

Эти требования подчёркивают важность системного подхода к формированию либо совершенствованию организационных структур и к разработки методики с достаточной степенью детализации стадий управления.

Для системы управления характерен ряд особенностей, которые вызывают значительные трудности в решении данной задачи и накладывают ограничения на масштабность в методическом плане. Эти особенности заключаются в следующем:

- системе управления присущи статистические черты, отражающие форму и структуру управления. Это прежде всего детерминизм, т. е. схема организационного управления с составляющими её элементами и многочисленными связями;

- в системе управления можно указать и динамику, раскрывающую содержание процесса управления. Имеется в виду целенаправленная деятельность руководителей и исполнителей;

- как известно, любая система функционирует при наличии поставленных целей, которые постоянно меняются во времени. Сама же структура консервативна. Отсюда – требование гибкости и адаптивности, неизбежно возникающее перед проектируемой структурой управления;

- среди множества формальных элементов, присущих системе управления, существует и неформальный элемент (человек, который выдвигает проблему психологического климата и от которого в известной степени зависит гармония или дисгармония в производственных отношениях.

Эти особенности, органически соединяясь в системе управления, требуют комплексного подхода к вопросам, связанных с построением организационного обеспечения системы управления. Представляется важным изучение ряда теоретических предпосылок, которые могут быть положены в основу разрабатываемой методики исследования и проектирования структуру управления.

Изучая систему управления как объект исследования необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требованиям относятся:

- детерминированность элементов системы;

- динамичность системы;

- наличие в системе управляющего параметра;

- наличие в системе контролирующего параметра;

- наличие в системе каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Необходимо более подробно рассмотреть эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является динамичность, т. е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определённом неизменном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить её. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить её «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответственных работников, плохие условия работы и т. д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой её параметр (элемент), посредством которого можно управлять деятельностью всей системы и её отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой системе является руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчинённого ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства организации, организует их выполнение, несёт ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы – позволять выполнить данное поручение. Следовательно, условие наличия управляющего параметра можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного требования, т. е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так называемому волевому стилю руководства. Это требует чёткой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделения, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвёртым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т. е. такого элемента, который постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию контролирующего параметра в системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определённым проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в системе управления должны проходить только через элемент, выполняющий функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе обеспечивается чёткой регламентацией деятельности аппарата управления по приёму и передачи информации при подготовке управленческих решений.

Итак, в данном пункте были рассмотрены требования, предъявленные к системе управления как объекту исследования. Что же даёт такое рассмотрение?

- рассматривая конкретную организацию как объект исследования, всегда нужно фиксировать и сравнивать её системные характеристики. Это позволяет лучше понять эту организацию и определить, к какому классу сложности она относится;

- чтобы совершенствовать систему управления с использованием компьютерной техники, организационное проектирование необходимо доводить до такого уровня, при котором обеспечивается чёткость распределения обязанностей руководителей и исполнителей;

- необходима персональная ответственность руководителей и исполнителей. При проектировании системы управления нужно чётко фиксировать, кто и что делает в системе управления, кто за что отвечает;

- необходима информационная проработка системы на уровне управленческих решений;

- исследование и проектирование должно быть непрерывным процессом. В системе управления необходимо предусматривать отдел или группу сотрудников, которые должны постоянно прорабатывать технологию подготовки новых решений, обусловленных новыми целями;

- должна существовать чёткая документация, регламентирующая деятельность организации. Зачастую Положения об отделах, должностные инструкции не конкретны и не обеспечивают персональной ответственности при принятии управленческих решений.