ТЕМА 8. ОБРАБОТКА И АНАЛИЗ ДАННЫХ

Набор строк в Excel, содержащий взаимосвязанные данные и определенную структуру, называется списком. Такой диапазон можно сортировать, группировать, фильтровать, производить в нем поиск и выполнять вычисления. Данные на рис. 8.1. структурированы и удовлетворяют следующим критериям:

Ø Ячейки каждого столбца (т. е. поля) содержат однотипную информацию, имеют одну размерность, поэтому, например, дата и время представлены в одном формате (ДД.ММ.ГГ и ЧЧ.ММ).

Ø Каждый столбец имеет уникальный заголовок, расположенный прямо над данными.

Ø Все ячейки в каждой строке образуют одну запись и занимают не более одной строки.

Ø Абсолютно незаполненные строки не могут считаться данными – создав запись, следует заполнить хотя бы одно поле.

Рис. 8.1. Пример списка данных

Сортировка данных

Для осуществления сортировки необходимо сначала выделить диапазон ячеек, содержащих данные для сортировки, либо ячейку столбца, по которому будет произведена сортировка. После выделения можно применить команды Главная→Редактирование→ Сортировка и фильтр → (для сортировки по возрастанию значений) и (для сортировки по убыванию значений).

Команду настраиваемой сортировки можно вызвать через Главная→Редактирование→ Сортировка и фильтр, либо через Данные→Сортировка и фильтр→Сортировка.В появившемся окне Сортировка(рис. 8.2) нужно указать столбец, порядок и особенности сортировки списка данных.

Рис. 8.2. Диалоговое окно Сортировка

Для добавления еще одного критерия сортировки нужно использовать кнопку Добавить уровень.

Чтобы данные первой строки списка не участвовали в сортировке, нужно поставить флажок Мои данные содержат заголовки.

Чтобы задать сортировку не строк, а столбцов диапазона, нужно, нажав кнопку Параметры, указать сортировать столбцы диапазона.

Чтобы отсортировать данные только в одном столбце списка (не изменяя порядок в других), нужно выделить требуемый столбец, вызвать команду сортировки и в появившемся окне «Обнаружены данные вне указанного диапазона» выбрать пункт «сортировать в пределах указанного выделения».

Замечание.

Сортировка может быть произведена по настраиваемым пользовательским спискам, т. е. по определенному пользователем порядку сортировки. Для создания списка нужно внести элементы в ячейки, выделить их и занести в список по команде кнопка Файл →Параметры → Дополнительно →Параметры веб-документа → Создавать списки для сортировки и заполнения. После того, как список создан, данные могут быть отсортированы по возрастанию/убыванию элементов данного списка. Для этого в окне сортировке в графе Порядокнужно указать, что сортировка будет произведена по настраиваемому списку.