Организация как функция управления

Функцию менеджмента, связанную с координацией формальных взаимоотношений и выполнением заданий определенными лицами, называют разными терминами: организация, организационная деятельность, организация.

Организация как общая функция менеджмента - это вид управленческой деятельности, которая заключается в формировании структуры управления и установлении взаимоотношений между подразделами и работниками организации.

Организация как процесс являет собой функцию из координации многих заданий, однако существует два основных его аспекты:

•распределение организации на подразделы в соответствии с целями и стратегиями ее развития (формирование организационной структуры управления);

•установление взаимоотношений между членами организации в пределах ее организационной структуры (делегирование полномочий).

Организационная структура управления - это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов и стойких связей между ними, что обеспечивают функционирование объекта управления.

Организационная структура заключается в:

•способах организации подразделов;

•логике взаимосвязи между подразделами;

•регламентирующих документах, которые побуждают работников выполнять задание;

•формах организации управленческого труда.

Основные категории:

•Звено в организации - это структурно обособленный элемент, наделенный конкретными функциями руководства, полномочиями и ответственностью (подраздел, сектор, участок, конкретный исполнитель).

•Уровень управления - это совокупность определенных звеньев, которые указывают на последовательность вертикальной подчиненности одних цепей другим. Количество уровней управления зависит от масштабов производства, технологии.

•Элементами структуры являются отдельные рабочие, службы и другие звенья аппарата управления, а отношения между ними поддерживают благодаря связкам, которые принято разделять на горизонтальных и вертикальных.

Горизонтальные связиимеют характер согласования и есть, как правило, одноуровневыми, а вертикальные- это связки подчинения, и потребность в них возникает за иерархичность управления, то есть при наличии нескольких уровней управления. Кроме того, связки в структуре управления могут быть линейного и функционального характера.Линейные связиотображают движение управленческих решений и информации между линейными руководителями, то есть лицами, которые полностью отвечают за деятельность организации или ее структурных подразделений;функциональные связидолжны отвечать линии движения информации и управленческим решениям тем или другим функциям управления.

Организационные структуры должны отвечать таким требованиям:

•оптимум - минимально необходимо количество связей между органами управления;

•оперативность, гибкость - способность быстро реагировать на изменения во внешней и внутренней среде;

•надежность - гарантия достоверности передачи информации, бесперебойного функционирования;

•простота, экономичность минимальные расходы на управление, отсутствие дублирования и параллелизма в работе;

•специализация - сосредоточенность отдельных работников на выполнении заданных функций управления;

•независимость от конкретных лиц - отказ подстраивать организацию к особенностям имеющихся работников, строить ее как инструмент для достижения целей организации, подбирать людей, которые способны обеспечить достижение миссии организации.

Для построения организационных структур управления используют такие основные методы:

•моделирование;

•экспертных оценок;

•организационного нормирования (регламентирование).

Последовательность действий во время разработки организационной структуры:

1. Распределение организации по горизонтали на широкие блоки, которые отвечают важнейшим направлениям деятельности относительно реализации стратегии.

2. Установление соотношения полномочий разных должностей.

3. Определение служебных обязанностей как совокупность определенных заданий и функций и поручения их выполнения конкретным

лицам.

Основные принципы построения организации:

1. Развитие демократических основ управления.

2. Принцип системного подхода.

3. Принцип управляемости.

4. Принцип ответственности объекта и субъекта управления.

5. Принцип адаптации (гибкости).

6. Принцип специализации.

7. Принцип профессиональной регламентации.

8. Принцип правовой регламентации.

Факторы, которые влияют на процесс организационного построения, имеют ситуационный характер:

•состояние внешней среды;

•технология работы внутри организации;

•стратегический выбор руководства организации относительно ее целей;

•поведение работников.

Значение организационной структуры:

•организационная структура обеспечивает координацию всех функций менеджмента;

•структура организации определяет права и обязанности (полномочия и ответственность) на управленческих уровнях;

•от организационной структуры зависит эффективная деятельность организации, ее выживания и процветания;

•структура, внедренная в определенной организации, определяет организационное поведение ее работников, то есть стиль менеджмента и качество труда коллектива.

Основные типы организационных структур простые, которые разделяют на:

Линейные

Функциональные

Линейную структуру используют малые и средние предприятия, которые выполняют несложное производство. Каждый производственный или управленческий подраздел возглавляет руководитель, наделенный всеми функциями и полномочия относительно принятия решений.

Основные черты:

•четко выражен принцип единоуправляемости;

•высокая степень централизации в управлении;

•незначительные полномочия функциональных специалистов (по большей части имеют рекомендательный характер).

Функциональную структуру используют в случае существования большого количества специализированных работ в организации. Она предусматривает группирования специалистов и подразделов, которые выполняют отдельные функции управления.

Существует также большое количество комбинированных структур управления, к которым принадлежат: линейно функциональные, шахтные, матричные, программно-целевые, дивизионные.

Другой составляющей организации как общей функции менеджмента есть установление взаимоотношений в организации.

Управленческие отношения- это сознательное взаимодействие между лицами или коллективами, направленная на достижение согласованности и эффективности в работе, на оптимальное функционирование общецелевой деятельности.

Особенностью управленческой деятельности является распределение ее на:

_ вертикальное управление - распределение за полномочиями, что предусматривает подчиненность работников в соответствии с уровнем их служебного положения в системе управления;

_ горизонтальное - управление, которое зависит от расширения оперативного пространства, увеличения количества объектов управления, на том же уровне, и увеличение объема необходимой управленческой информации, и носит координационный характер;

_ функциональное, что предусматривает выделение и специализировано комплексное выполнение определенных типов управленческих работ (нормирование, учет, контроль).

Различают такие виды управленческих отношений:

_ владение - характерные для прямой связи от лица или коллектива, что представляют субъект в вертикалях управленческих структур (отношения «сверху вниз«);

_ подчиненности - характерные для лиц или коллективов от имени объекта и строятся не только на основе дисциплины, но и инициативы (отношения «снизу вверх«);

_ функциональные - это отношения руководства и подчиненных, которые строятся на определенных группах проблем, на решении которых специализируются руководители;

_ отношения координации - устанавливаются между лицами, занятыми в разных звеньях, отделах и службах, по горизонтали;

_ отношения кооперации - устанавливаются между структурными подразделениями разных управленческих систем (общие действия разных коллективов), они свойственные всем уровням управления.

Основным средством установления формальных взаимоотношений работников организации и распределения между ними полномочий и ответственности является процесс делегирования полномочий. Полномочия - это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилие некоторых ее работников на выполнение определенных задач.

Делегирование полномочий- это передача заданий и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение.

Ответственность- это закрепленная документально обязанность выполнения заданий, которое предусматривает санкции за просчеты и ошибки.

Полномочия имеют внутренние и внешние ограничения. Внутренние ограничиваются нормативами определенной организации (правилами, положениями, инструкциями). Внешние - законодательные акты, общественные традиции, обычаи.

Процесс делегирования полномочий двусторонний:

•передача полномочий;

•принятие полномочий.

Делегирование полномочий влечет распределение ответственности:

•ответственность - это обязательство работника выполнять задания, которые отвечают его должности, и отвечать за результаты своей деятельности;

•ответственность исполнителя - это обязательство работника выполнять делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда;

•ответственность руководителя - это обязательство отвечать за выполнение заданий и результатов подчиненных работников.

Виды организационных полномочий:

Линейные полномочия- это полномочия, которые передаются непосредственно от руководителя к подчиненному и дальше к другим подчиненным. Делегирование линейных полномочий создает иерархию уровней управления организации. Процесс создания иерархии организации называется скалярным процессом. Следовательно, результатом делегирования линейных полномочий является цепь команд.

Аппаратные (штабные) полномочиявызваны осложнением управленческого труда и специализацией руководителей, в результате чего сформировался управленческий аппарат, главным заданием которого является помощь линейным руководителям в принятии решений (анализ, консультации, экспертные оценки, контроль). Поэтому в аппарате управления выделяют подразделы: консультационные, планировочные, технического обслуживания, маркетинговые, юридические.

Разновидности аппаратных полномочий:

•рекомендующие; полномочия экспертов, аналитиков, помощников;

•полномочия обязательного согласования;

•функциональные (в соответствии со своими функциями);

•параллельные (право отклонять решение), служат для уравновешивания власти и недопущения ошибок.

Делегирование полномочий является составной частью децентрализации.Централизация- это концентрация заданий управления, децентрализация- распределение заданий управления по определенным признакам. Одним из важных факторов эффективного функционирования организации является оптимальное соотношение централизации и децентрализации.