Вопрос 7. Технология создания и редактирования таблиц

Таблицы используются в документах для упорядочения информации. Таблица– это совокупность ячеек, расположенных в строках и столбцах, которые можно заполнять произвольным текстом, формулами и графикой. Ячейка таблицы имеет адрес, который состоит из имени столбца (задается буквой латинского алфавита) и порядкового номера строки, например D1.

В таблицах можно не только представлять данные, но и осуществлять автоматические расчеты путем вставки формул.

Таблицу можно нарисовать вокруг текста, уже имеющегося на странице, а инструмент Ластик обеспечивает удаление в ней строк и столбцов.

В текст документа могут вставляться простые таблицы и электронные таблицы Excel. При вставке электронной таблицы Excel и работе в ней происходит замена меню Word на меню Excel, становятся доступны все функции электронной таблицы. Для включения в документ электронной таблицы используется кнопка [Добавить таблицу Excel] панели инструментов.

Для того чтобы вставить в документ таблицу необходимо выполнить следующий алгоритм:

1. Установить курсор в позицию, вставки таблицы.

2. Выполнить команду Таблица►Добавить►Таблица, или нажать кнопку [Добавить таблицу] на панели инструментов.

3. В диалоговом окне Вставка таблицы(рис. 4.8) задать размеры новой таблицы – количество столбцов, строк, ширину столбцов.

4. Для установки формата таблицы следует выбрать кнопку [Автоформат…].

Редактирование структуры таблицы предполагает: добавление и удаление строк, столбцов и ячеек, – осуществляется командами меню Таблицаили контекстного меню. Изменить ширину столбца можно перетаскиванием мышью ее границы. В режиме просмотра разметки страницы изменение ширины и высоты ячеек может быть также выполнено с помощью манипуляций мышью на горизонтальной и вертикальной линейках форматирования.

При вводе информации в ячейку, если вводимая информация при заданной ширине столбца в ячейку не помещается, ее высота автоматически увеличивается. Команда Таблица►Автоподборавтоматически устанавливает ширину столбцов в соответствии с объемом вводимой информации. Эта же команда позволяет выровнять высоту строки и ширину столбца.

Данные таблицы можно упорядочить (отсортировать) по возрастанию или убыванию. Сортировка данных в таблице выполняется командой Таблица►Сортировка.

Обрамление и заливку фона можно выполнить командой Формат►Границы и заливка,или с использованием кнопки [Таблицы и границы] . В таблице можно пронумеровать строки и столбцы с помощью команды Формат►Список►вкладка Нумерованный.

При переходе на новую страницу осуществляется автоматическое разбиение таблицы на части. С помощью команды Таблица►Разбить таблицуможно выполнить принудительное построчное разбиение таблицы, при этом курсор должен находиться в строке вставки разрыва.

Таблица документа Word может содержать формулы, которые вставляются в ячейки с помощью команды Таблица►Формула. В ячейку вставляется поле с формулой. Поле – это скрытое выражение формулы (код поля). В ячейке обычно отображается результат вычисления. Для отображения в ячейке самой формулы следует выполнить команду Сервис►Параметрыи на вкладке Вид установить флажокКоды полей.

Формулу можно вводить вручную с клавиатуры или выбирать из раскрывающегося списка формул. Формула обязательно начинается со знака равно (=), содержит адреса ячеек таблицы, имена встроенных функций различных категорий, числовые константы, знаки математических операций и др.

Если при изменении исходных данных требуется обновление результатов вычисления, то следует установить курсор в соответствующее поле и выполнить команду Обновить полеконтекстного меню, или нажать клавишу [F9]. В последнем случае будет пересчитана вся выделенная часть таблицы.

Технологию создания таблицы рассмотрим на примере фрагмента из плана счетов бухгалтерского учета (табл. 4.5).

Таблица 4.5

План счетов бухгалтерского учета

Финансово – хозяйственной деятельности предприятия

1. Загрузите текстовый процессор Microsoft Word и создайте новый документ.

2. Для создания таблицы щелкните по пиктограмме [Добавить таблицу] на панели инструментов Стандартная.

3. В появившемся окне укажите количество столбцов и строк в создаваемой таблице, в нашем примере – 3х3.

4. Введите название столбцов таблицы, т.е. ее "шапку".

5. Для ввода текста РАЗДЕЛ II. ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ЗАПАСЫ выполните объединение ячеек строки. Для этого выделите смежные ячейки и выполните команду Таблица►Объединить ячейки.

6. Введите содержимое таблицы согласно Табл. 4.5.

7. Для удобного размещения информации в столбцах таблицы измените, ширину мышью путем перетаскивания границ.

8. Выполните нужное обрамление таблицы, используя команду Формат►Границы и заливка.НавкладкеГраница задайте параметры границы: тип, цвет, ширину линии.

9. Введите заголовок План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятия, расположив его перед таблицей в две строки.

Чтобы ввести заголовок перед таблицей, следует вставить две пустые строки. Для вставки пустой строки перед таблицей установите курсор в верхний левый угол верхней строки таблицы и нажмите клавишу [Enter], или воспользуйтесь командой Таблица►Разбить таблицу. В появившейся пустой строке наберите заголовок таблицы.

10. Сохраните полученный документ в вашей папке под именем План.