Документальное оформление движения основных средств.

Организация их аналитического учета

Все хозяйственные операции по движению основных средств оформляются оправдательными документами.

Основные средства поступают в организации и принимаются к бухгалтерскому учету в результате: произведенных капитальных вложений (строительство объектов основных средств и изготовление оборудования хозяйственным способом, а также приобретения за плату у юридических и физических лиц); безвозмездного поступления – по рыночной стоимости на дату его оприходования; полученных в обмен на другое имущество.

Для бухгалтерского учета основных средств предусмотрена следующая первичная учетная документация:

акт (накладная) приемки-передачи основных средств (ф. № ОС-1);

акт приема-передачи многолетних насаждений и ввода их в эксплуатацию (ф. № ОС-1к);

акт приемки-сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов основных средств (ф. № ОС-3);

акт на списание основных средств (ф. № ОС-4);

акт на списание многолетних насаждений (ф. № ОС-4к);

акт на списание транспортных средств (ф. № ОС-4а);

акт об установке, пуске и демонтаже строительных машин (ф. № ОС-05);

инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6);

опись инвентарных карточек по учету основных средств (ф. № ОС-12к);

карточка учета движения основных средств (ф. № ОС-10к);

инвентарный список основных средств (ф. № ОС-13).

Документы не вошедшие в этот перечень, но составляемые сельскохозяйственными организациями в целях правильного обеспечения учета основных средств, должны содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату его составления, наименование организации, содержание хозяйственной операции, измерители, фамилию имя отчество должностных лиц ответственных за совершение данной операции и их личные подписи

Для оформления приемки в эксплуатацию основных средств (построенных в хозяйстве и приобретенных со стороны) и их отражения в учете (кроме многолетних насаждений) применяется «Акт (накладная) приемки-передачи основных средств (ф. № ОС-1)».

В акте дается краткая характеристика объекта, соответствие его техническим условиям, результаты пробных испытаний. Если обнаружены отдельные недоделки, то устанавливаются сроки их устранения. Акт утверждается руководителем хозяйства и представляется в бухгалтерию. К акту прилагается вся техническая документация, относящаяся к принятому объекту.

Сельскохозяйственную технику и оборудование, пребывающие железнодорожным или водным транспортом принимает работник хозяйства в присутствии представителя транспортной организации. Если при приемке установлена недостача, не укомплектованность или порча (поломка) техники в пути, ее оформляют коммерческим актом, который служит основанием для предъявления претензии к поставщику или транспортной организации. При приемке поступившей техники комиссия тщательно сверяет поступившие средства со счетами-фактурами, товарно-транспортными накладными поставщиков.

При получении от поставщиков сложных машин (тракторов, комбайнов, автомашин) одновременно должны быть получены и паспорта на них. В паспортах отражаются основные технические характеристики машины, время ввода их в действие, норма амортизации (износа), в дaльнeйшeм в них отpaжaют все производимые ремонты за время эксплуатации.

Приобретенные основные средства в райагроснабах представители сельскохозяйственных организаций получают по доверенности.

Изготовленные в собственных ремонтных производствах основные средства оприходуют на основании требований-накладных, в которых дается краткая характеристика изготовленных объектов.

Перевод молодняка продуктивного и рабочего скота в основное стадо оформляют актом на перевод животных (ф. № МЖ-3) который составляет заведующий фермой или бригадир в день перевода животных. При переводе животных в основное стадо их в обязательном порядке взвешивают. Если переводят крупный рогатый скот, свиноматок, кобыл, жеребцов, в акт записывают каждое животное отдельно с указанием его инвентарного номера, времени рождения, пола, класса и других признаков. Молодняк овец, коз и других мелких животных записывают общим количеством с указанием признаков, характерных для всех животных (порода, пол).

Акт, наряду с зоотехником и руководителем подразделения, подписывает лицо, передающее животное, и лицо, принимающее его на ответственное хранение и обслуживание.

Приобретенный взрослый скот от поставщиков приходуют в таком же порядке как и другие основные средства. Вместе с документами на оприходования животных поставщик прилагает племенные свидетельства.

Приемку молодых насаждений и зачисление их в группу «Молодые насаждения», а также перевод в группу «Насаждения в эксплуатации» (после наступления полного плодоношения или смыкания кроны) оформляют актом приема многолетних насаждений и передачи их в эксплуатацию (ф. № ОС-1к). На плодовые сады, заложенные силами самого хозяйства, акт составляется комиссией в одном экземпляре, а затем утверждается руководителем организации и вместе с технической документацией передается в бухгалтерию.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту основных средств, независимо от того, находится он в эксплуатации, в запасе или на консервации присваивается отдельный инвентарный номер. Инвентарные номера присваиваются бухгалтерией организации в момент принятия объектов к бухгалтерскому учету.

Присвоенный инвентарному объекту номер должен быть на нем обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесения краской, клеймением и другими способами.

В тех случаях, когда объекту, состоящему из нескольких частей, присвоен общий для объекта нормативный срок службы, указанный объект числится под одним инвентарным номером.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним весь период его нахождения в данной организации. Инвентарные номера выбывших объектов не могут присваиваться другим, вновь принятым к учету основным средствам в течение пяти лет, начиная с года следующего за годом списания.

Арендуемые основные средства, полученные в аренду, у арендатора могут числиться под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.

Для осуществления забалансового учета указанных объектов в бухгалтерии арендатора рекомендуется также открывать инвентарные карточки.

Все основные средства, находящиеся в эксплуатации, закрепляются за соответствующими подразделениями в которых они находятся и отражаются в следующих инвентаризационных описях: основных средств (ф. № инв.1), инвентаризационных описях рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей (ф. № инв.2).

Инвентаризационные описи составляются при проведении инвентаризации основных средств, либо полной инвентаризации. Они составляются в двух экземплярах, один из которых остается у руководителя подразделения, а другой – передается в бухгалтерию.

Учет объектов основных средств по месту их эксплуатации и материально-ответственным лицам осуществляется по классификационным группам в инвентарных списках основных средств (ф. № ОС-13).

В инвентарном списке содержатся сведения о номере и дате инвентарной карточки, инвентарном номере объекта, полном наименовании объекта, его первоначальной стоимости и сведения о выбытии (перемещении) объекта.

Аналитический пообъектный учет основных средств (зданий, сооружений, машин, оборудования, производственного и хозяйственного инвентаря) ведется бухгалтерией организации на инвентарных карточках учета основных средств (ф. № ОС-10к), а учет многолетних насаждений (ф. № ОС-11к).

Заполнение инвентарных карточек производится на основе первичной документации: актов приемки-передачи, технических паспортов и других документов на приобретение, сооружение, изготовление, перемещение и выбытие объектов основных средств. В инвентарных карточках должны быть приведены основные данные по объекту средств: срок полезного использования; способ начисления амортизации; индивидуальная характеристика объекта. Инвентарные карточки составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии.

Заполненные инвентарные карточки регистрируются в описях инвентарных карточек по учету основных средств (ф. № ОС-12к). Описи инвентарных карточек ведут в бухгалтерии в одном экземпляре по классификационным группам (видам) объектов основных средств. При выбытии учитываемого объекта основных средств делают отметку в описи, а соответствующая карточка закрывается.

Все инвентарные карточки хранятся в картотеке основных средств. В картотеке карточки располагают по классификационным группам основных средств и местам нахождения объекта. Перед каждой классификационной группой основных средств в картотеке помещают карточки учета движения основных средств (ф. № ОС-10к).

Инвентарные карточки на принятые к бухгалтерскому учету объекты основных средств, а также списанные с бухгалтерского учета в течение отчетного месяца, находятся до конца месяца обособленно от инвентарных карточек других основных средств.

По данным этих карточек, а также по данным ведомостей расчета амортизации в конце месяца делают соответствующие записи в карточках учета движения основных средств, после чего карточки размещают по разделам картотеки (по выбывшим объектам карточки изымают).

В карточках учета движения основных средств по каждой классификационной группе, в денежном выражении, отражают наличие основных средств по данной группе на начало месяца и итоги по поступлению и выбытию основных средств за месяц. В ней также отражают суммы амортизации по учитываемой группе основных средств и затраты на их ремонт.

Главным средством производства в сельскохозяйственных организациях является земля. Для учета земель предназначена Земельная кадастровая книга. Она состоит из четырех разделов: в первом разделе отражено разрешение на право пользование землей и ее общая площадь, во втором разделе указан состав земли по видам угодий, в третьем разделе отражено качество почв, а в четвертом – площадь приусадебных участков.