Руководство в собственном смысле

a. Делегирование полномочий

b. Сбор информации

c. Характеристики сотрудникам

d. Повышение сотрудников по службе

e. Повышение квалификации сотрудников

f. Планирование и организация

g. Контроль

h. Забота о сотрудниках

Рис. 2 Общая структура системы руководства кадрами предприятий

Приведенную на рис.1 и 2 структуру служб управления персоналом предприятий нельзя считать оптимальной, так как кадровое планирование персонала на предприятии отличается значительным разноообразованием.

2. 5.Кадровое и информационное обеспечение системы

управления персоналом

Эффективность функционирования системы управления персоналом в значительной степени зависит от ее информационной базы.

Информационная база представляет собой совокупность данных о состоянии управляемой системы и тенденциях ее развития с помощью количественных характеристик процессов, происходящих в составе работников, в окружающей их производственной и социальной среде. Собственно, любое управленческое решение должно основываться на знании ситуации, влияющих факторов, их взаимосвязей. Информация способствует реализации всех функций управления: плановой, организационной, контрольной, регулирующей, распределительной.Информация, используемая в управлении персоналом, по своему характеру подразделяется на:

1. нормативную;

2. справочную;

3. методическую;

4. учетную, основанную на материалах первичного учета;

5. отчетную, представленную уже в обобщенном виде, и др.

Основной источник первичной информации - это документы отделов кадров: личные листки по учету кадров, личные карточки работников, личные дела, приказы и распоряжения, издаваемые руководством предприятия и структурных подразделений в отношении личного состава работников, первичная учетная и отчетная документация о выполненных работах и произведенной оплате, документация непромышленных структурных подразделений, обслуживающих предприятие, и т.д.

Другой источник информации - сами работники со своим мнением по тем или иным вопросам, материалы социологических исследований (анкетирование, интервью и др.), результаты психофизиологических исследований (тестирование работников) и т.п. В данном случае важно обеспечить защиту социологической информации, носящей конфиденциальный характер. Прежде всего, это касается мнений работников при изучении межличностных отношений в коллективе. Многие процессы, определяющие кадровую ситуацию, весьма динамичны и информация в данном случае выступает как средство контроля соответствия фактической структуры рабочей силы требуемой, своевременности укомплектования вакантных рабочих мест. Основными требованиями, предъявляемыми к кадровой информации, являются оперативность и надежность.

Социальная направленность работы с кадрами ставит задачу сбора достаточно разнообразной информации социального характера, касающейся отдельных работников. Так, при подборе кандидатов для назначения на должность необходимо, чтобы в банке данных имелись сведения не только производственного, но и социально-демографического, дисциплинарного и даже медицинского характера. Ориентация кадровой работы на развитие собственной рабочей силы не может быть успешной без знания издержек на рабочую силу, вложений в человеческий капитал (затраты на оплату труда, обучение, медицинское обслуживание, социальные услуги и т.п.). Характер такого типа информации существенно отличается от чисто кадровой. Данная информация относится в большей степени к системе бухгалтерского учета, тогда как для целей управления персоналом необходима количественная характеристика степени рационального использования рабочей силы, оценки результатов труда и т.д. Обобщая сказанное, можно сформулировать следующие критерии оценки качества информации, среди которых:

− объективность: полнота, непротиворечивость достоверность;

− актуальность, т. е способность удовлетворять объективные информационные потребности руководителей и специалистов по мере их возникновения в ходе развития кадровой ситуации;

− своевременность ( оперативность);

− целенаправленность;

− лаконичность, сжатость, но без потерь необходимой полноты;

− коммуникативность: понятность и приемлемость для управленческого персонала.

Необходимость сбора, хранения, переработки, анализа большого объема разнообразной кадровой информации, предоставления ее пользователям (субъектам управления - кадровой службе и руководителям) в удобной форме ставит задачу создания на предприятии соответствующей информационной системы, составными элементами которой являются оборудование и материалы.

Основу информационной системы должен составлять единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его окружении и внешних по отношению к нему условиях работы, что в свою очередь требует определенной организации информации и методов оперирования с массивом данных.

Поскольку процессы, протекающие в коллективе работников и в его окружении, весьма динамичны, важно оперативно отражать все эти изменения в информационном массиве данных. Данное требование может быть выполнено в том случае, если информационная система тесным образом соприкасается с документооборотом на предприятии: приказы и распоряжения, касающиеся работников, используются для немедленной корректировки данных, содержащихся в массиве по каждому работнику. Большое значение имеет увязка кадровой информации с информацией о структуре рабочих мест, с требованиями, предъявляемыми к работнику этими рабочими местами, с возможным уровнем оплаты труда, с состоянием условий труда и т.д. Такой подход, обеспечивает, прежде всего, решение информационно-поисковых задач (поиск работников с заданными признаками в информационном массиве), группировку, перегруппировку работников в соответствии с запросами пользователя. Отслеживая изменения в состоянии объекта по тем или иным параметрам, произошедшие в результате реализации мероприятий, руководители в порядке обратной связи могут разработать эффективную стратегию управления и контролировать ее реализацию. Информационная система должна помочь в выявлении наиболее значимых факторов и установлении причинно-следственных зависимостей между факторами и результатами. Такого рода информация необходима для разработки целевых установок, положенных в основу развития кадров предприятия.

Реализация требований своевременного обеспечения процессов управления необходимой информацией в условиях возрастающих ее объемов в полной мере может быть осуществлена в случае, если информационная база найдет свое организационное оформление в виде автоматизированной системы управления кадрами - АСУ "Кадры" - или ее варианта - автоматизированного рабочего места специалиста кадровой службы (АРМ),что позволяет реализовать новую информатизационную технологию процесса управления предоставляя пользователю возможность:

− ввода и корректировки данных о работнике;

− формирования и выдачи различного рода выходных документов;

− создания новых баз данных;

− изменения структуры массива данных;

− добавления новых комплексов и задач, изменения при этом соответствующего меню;

− перерасчета данных на заданную дату и др.

Исходная для решения задач подсистемы информация создается на основе унифицированных форм документов первичного учета кадров, плановых документов, общероссийских и локальных классификаторов (классификаторы профессий рабочих, должностей служащих, квалификационных разрядов и категорий и т.п.). Разработка и внедрение АСУ "Кадры" должны проходить поэтапно, начиная с автоматизированной информационно-справочной системы по кадрам, решающей такие задачи, как:

− персональный учет кадров;

− составление отчетности по кадрам;

− анализ качественного состава и движения кадров;

− выдача по запросам требуемой информации;

− подготовка и повышение квалификации кадров.

Контрольные вопросы

1. Что понимается под « управлением?

2. Назовите факторы, определяющие эффективность работы кадровой

службы предприятий ?

3. Что представляет собой «трудовой коллектив» предприятия?

4. С чем связана необходимость управления групповым поведением

сотрудников?

5. Сформулируйте основные задачи управленческой деятельности?

6. Каковы основные элементы системы работы с персоналом ?

7. Каковы основные элементы механизма управления персоналом?

8. Каковы общие принципы работы с персоналом?

9. Каковы основные требования к кадровой информации?

10. Что служит источниками первичной информации по кадрам?

Глава 3. Кадровая политика организаций

3.1. Сущность содержание и задачи кадровой политики

организаций

Под политикой организации,как правило, понимается система правил, в соответствии с которой действуют люди, входящие в ор­ганизацию. Важнейшая составная часть стратегически ориентированной политики организации - ее кадровая политика, которая определяет философию и принципы, реализуемые руководством в отношении человеческих ресурсов.

Цель кадровой политики - обеспечение оптимального баланса процессов обновления и со­хранения численного и качественного состава кадров в соответствие с потребностями самой организации, требованиями действующего законодательства и состоянием рынка труда. Термин «кадровая политика» может иметь широкое и узкое толкование.

В широком смыслеэто система осознанных и определенным образом сформулированных и скрепленных правил и норм, приводящих человеческий ресурс в соответствие с долговременной стратегией фирмы.

Нередко при широком понимании кадровой политики необходимо обращать внимание на особенности реализации властных полномочий и стиля руководства. Косвенно это находит свое от­ражение в философии организации, коллективном договоре и правилах внутреннего распорядка. Отсюда следует, что все меро­приятия по работе с кадрами — отбор, составление штатного рас­писания, аттестация, обучение, продвижение — могут заранее пла­нироваться и согласовываться со стратегическими целями и теку­щими задачами организации.

В узком смыслеэто набор конкретных правил, пожеланий и ограничений (зачастую неосознаваемых), реализующихся, как в процессе непосредственных взаимодействий между сотрудниками, так и во взаимоотношениях между работниками и организацией в целом.

В этом смысле, например, слова «кадровая политика нашей фирмы состоит в том, чтобы брать на работу людей только с высшим образованием», могут использоваться в качестве аргумента при решении конкретного кадрового вопроса. [1]

Кадровая политика- главное направление в работе с кадрами, набор основополагающих принципов, которые реализуются кадровой службой предприятия. В этом отношении кадровая политика представляет собой стратегическую линию поведения в работе с персоналом.

В прежние годы кадровой политики в значительной мере была присуща политическая (идеологическая) окраска, что отражалось в самом ее содержании и определении: "Кадровая политика - это генеральное направление в кадровой работе, определяемое совокупностью наиболее важных, принципиальных положений, выраженных в решениях партии и правительства на длительную перспективу или отдельный период". [15]

Переход к рыночной экономике существенно изменил основополагающие принципы и содержание кадровой политики организаций. Прежде всего, это связано с тем, что формирование кадров предприятия связано не с однозначным решением, а с альтернативностью возможных путей с выбором наиболее эффективного из них. В связи с этим вполне правомерна постановка вопроса и о выборе стратегии обеспечения предприятия кадрами с учетом всех факторов и обстоятельств, характерных для настоящего и будущего. Для современных предприятий это сознательная, целенаправленная деятельность по созданию трудового коллектива, который наилучшим образом способствовал бы совмещению целей и приоритетов предприятия и его работников.

Целевая задача кадровой политики может быть решена по-разному, и выбор альтернативных вариантов достаточно широк:

− увольнять работников или сохранять; если сохранять, то каким путем лучше;

− переводить на сокращенные формы занятости или использовать на несвойственных работах, на других объектах;

− направлять на длительную переподготовку и т.п.;

− подготавливать работников самим или искать тех, кто уже имеет необходимую подготовку;

− набирать со стороны или переучивать работников, подлежащих высвобождению с предприятия;

− набирать дополнительно рабочих или обойтись имеющейся численностью при условии более рационального ее использования;

− вкладывать деньги в подготовку "дешевых", но узкоспециализированных рабочих или "дорогих", но маневренных и т.п.

При выборе кадровой политики учитываются факторы, свойственные внешней и внутренней средепредприятия, такие как:

− требования производства;

− стратегия развития предприятия;

− финансовые возможности предприятия;

− определяемый ими допустимый уровень издержек на управление персоналом;

− количественные и качественные характеристики имеющегося персонала и направленность их изменения в перспективе;

− ситуация на рынке труда (количественные и качественные характеристики предложения труда по профессиям предприятия, условия предложения);

− спрос на рабочую силу со стороны конкурентов, складывающийся уровень заработной платы;

− влиятельность профсоюзов, жесткость в отстаивании интересов работников;

− требования трудового законодательства, принятая культура работы с наемным персоналом и др.

3.2. Принципы и правила формирования кадровой политики

организаций

Общие требования к кадровой политике в современных условиях, отражающие ее главную особенность сводятся к следующему.

1. Кадровая политика должна быть тесно увязана со стратегией развития (или выживания) предприятия.В этом отношении она представляет собой кадровое обеспечение реализации этой стратегии.