Организация оперативного хранения дел

По истечении одного года после завершения дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив организации. В соответствии с п. 3.7.25 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Дела со дня их заведения до передачи в архив организации хранятся по месту их формирования.

С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов и дел должны руководители структурных подразделения организации (учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу, в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и воздействия света.

В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив. Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист- заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ. После делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта- заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подпись в получении и приеме после возвращения документов. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела.

Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем организации (учреждения). Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов (например, прокуратуры и т.д.) может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника документа, а на его место в дело подшивается заверенная копия.

[1] Вместе с тем, ряд ученых предлагает более детальную регламентацию, выделяя до шести-девяти стадий (В.М. Сырых, Ю.А. Тихомиров).

[2] В России в настоящее время законодательство предусматривает лишь одну форму реализации законодательной инициативы – внесение законопроекта.

[3] Такая формулировка Конституции РФ породила дискуссию о природе законодательной инициативы названных судебных органов: связана ли она только с устройством судебной системы или касается более широкого круга вопросов.

[4] В литературе очень часто объединяют подписание и опубликование закона в одну стадию – промульгацию. Однако российское законодательство не использует данный термин.

[5] Дождев Д.В. Римское частное право. М., 1997. С. 134.

[6] С.В. Поленина предлагает подразделять законотворческие ошибки на социальные, политические и юридические.