Формирование системы профессиональной адаптации персонала на рабочем месте как функция HR-менеджмента
Адаптация(от лат. adaptatio — приспособление) представляет собой приспособление организма, индивидуума, коллектива к изменяющимся условиям внешней среды или к своим внутренним изменениям, что приводит к повышению эффективности существования и функционирования.
Профессиональная адаптация— это взаимное приспособление работника и организации, основывающееся на постепенной врабатываемости сотрудника в новых профессиональных, социальных, психологических и организационно-экономических условиях труда.
Когда человек поступает на работу, он включается в систему отношений внутри организации, занимая в ней одновременно несколько позиций. Каждой позиции соответствует совокупность требований, норм, правил поведения, определяющих социальную и психологическую роль человека в коллективе как работника, коллеги, подчиненного, руководителя, члена коллективного органа управления и т. п. От человека, занимающего каждую из позиций, ожидается соответствующее ей поведение. Поступая на работу в ту или иную компанию, человек, кроме того, имеет определенные цели, потребности, нормы поведения. В соответствии с ними сотрудник предъявляет определенные требования к организации: к условиям труда и его мотивации.
Процесс взаимного приспособления, или трудовой адаптации, сотрудника и организации будет тем успешнее, чем в большей степени нормы и ценности коллектива являются или становятся нормами и ценностями отдельного сотрудника, чем быстрее и лучше он принимает, усваивает свои социальные роли в коллективе.
Процедуры профессиональной адаптации персонала призваны облегчить вхождение новых сотрудников в жизнь компании. Исследования показывают, что 90% людей, уволившихся с работы в течение первого года, приняли это решение уже в первый день своего пребывания в новой организации [Сочивкина. Режим доступа: http://www.rb-edu. ru/library/articles/articles_8868.html]. Как правило, новичок в организации сталкивается с большим количеством трудностей, основная масса которых порождается именно отсутствием информации о порядке работы, месте расположения, особенностях коллег и т. д. То есть специальная процедура введения нового сотрудника в организацию может способствовать снятию большего количества проблем, возникающих в начале работы.
Кроме того, способы включения новых сотрудников в жизнь компании могут существенно активизировать творческий потенциал уже работающих сотрудников и усилить их включенность в корпоративную культуру фирмы. Для руководителя же информация о том, как организован в его подразделении процесс адаптации новых работников, может многое сказать о степени развития коллектива, уровне его сплоченности и внутренней интеграции.
Целью профессиональной адаптации персоналаявляется в первую очередь снижение издержек компании за счет следующих факторов.
1. Ускорение процесса вхождения нового сотрудника в должность:
♦ достижение необходимой эффективности работы в минимальные сроки;
♦ уменьшение количества возможных ошибок, связанных с освоением функциональных обязанностей.
2. Сокращение уровня текучести кадров:
♦ снижение количества сотрудников, не прошедших испытательный срок;
♦ уменьшение количества сотрудников, покинувших компанию в течение первого года работы.
Выгодами, получаемыми сотрудником от прохождения профессиональной адаптации,являются:
• получение полной информации, требуемой для эффективной работы в компании;
• снижение уровня неопределенности и беспокойства;
• повышение удовлетворенности работой и развитие позитивного отношения к компании в целом;
• усвоение основных норм корпоративной культуры и правил поведения;
• выстраивание системы взаимодействия с коллегами;
• получение эффективной обратной связи от наставника и линейного руководителя по итогам испытательного срока.
Выгодами, получаемыми компанией от выстроенной системы профессиональной адаптации,являются:
• создание механизма оценки профессиональных и управленческих компетенций сотрудника и его потенциала по итогам работы в первые месяцы;
• выявление недостатков существующей в компании системы подбора кадров;
• развитие управленческих компетенций наставников и линейных руководителей;
• обоснование кадровых решений в отношении как новичка, так и наставников после окончания адаптационного периода;
• повышение лояльности сотрудника компании к работодателю.
Выделяют два направления (вида) профессиональной адаптации:
• первичная — приспособление молодых сотрудников, не имеющих опыта профессиональной деятельности. Элементом первичной адаптации можно считать профессиональную ориентацию. Она представляет собой комплекс организационно-воспитательных мероприятий, направленных на ознакомление заинтересованных лиц с существующими видами деятельности, выявление интереса, склонности и пригодности к ним, показ их социального престижа, привлекательности и значимости, формирование личной предрасположенности;
• вторичная — приспособление сотрудников, имеющих опыт профессиональной деятельности. Вторичная адаптация особенно актуальна при изменении условий труда, влекущем за собой изменение трудовых функций и новый уровень ответственности. В зависимости от вида адаптации характер применяемых мероприятий будет различным.
При первичной адаптации преимущественно применяются наставничество (обучение профессии), баддинг (адаптация через приятельство с коллегой), кураторство (профессиональный аспект адаптации). Большие возможности по адаптации персонала существуют у методики «job shadowing» (следование как тень). Причем эта методика ничуть неуступает по эффективности наставничеству, а по возможностям и окупаемости даже превосходит его.
При вторичной адаптации применяется наставничество, а также курсы повышения квалификации и внутренние тренинги.
В теоретическом и практическом плане выделяют следующие аспекты адаптации сотрудника.
1. Корпоративная адаптация— для эффективной работы сотруднику необходимо получить ответы на вопросы, связанные с организацией деятельности компании, например:
♦ Какое место занимает компания на рынке? Как идут дела? К чему стремится организация?
♦ Каковы стратегические цели и приоритеты компании?
♦ Кто является ключевыми клиентами? Кто основные конкуренты?
♦ Как осуществляется управление компанией? Кто принимает решения?
♦ Какова структура компании? Где какие подразделения расположены?
♦ Каковы периодичность и технология планирования и отчетности?
♦ Какие действуют процедуры, регламенты?
♦ Кто и в каком порядке подписывает документы? И так далее.
2. Социальная адаптация— новый сотрудник принимает те нормы
поведения и общения, которые существуют в коллективе, включается в систему взаимоотношений с коллегами, знакомится с «атмосферой» в компании и корпоративной культурой организации. На этом этапе сотруднику необходимо получить ответы на следующие вопросы:
♦ Какой стиль общения принят в коллективе (дружеский, официально-деловой, богемный, др.)?
♦ Как принято обращаться к сотрудникам, равным по уровню/ должности, подчиненным, руководителям?
♦ Есть ли в компании какие-то группы, «лагеря», территории? Какие между ними взаимоотношения?
♦ С кем обедать? С кем курить? У кого похожие хобби, увлечения?
♦ Что можно/нельзя обсуждать в курилке, за обедом?
♦ К кому можно/нельзя обращаться за помощью, советом? И так далее.
3. Организационная адаптация— поскольку люди обычно проводят на работе большую часть светового дня, очевидно, что это время должно быть как-то организовано в бытовом плане. Существует масса организационных моментов, с которыми новому сотруднику предстоит разобраться в первые дни (месяцы) работы,
например:
♦ Где находится туалет? Где можно курить? Где находится столовая?
♦ Где можно разместить свои вещи?
♦ Как оформить постоянный пропуск?
♦ Кто настроит компьютер?
♦ Когда и где выдают зарплату?
♦ Как здесь пьют чай/кофе? Можно ли принести свою кружку? Можно ли пить кофе на рабочем месте?
♦ Можно ли повесить над рабочим столом плакат любимой рок-группы? Семейное фото? Календарь с видами природы?
♦ Как заказать канцелярские принадлежности, курьера, машину, переговорную комнату?
♦ К кому обращаться по поводу неисправностей в компьютере?
♦ Где получить положенный корпоративный мобильный, медицинскую страховку и т. д.?
♦ Как принято отмечать дни рождения? Сколько сдавать на подарки и кому?
♦ Во сколько принято уходить домой? Допустимы ли опоздания утром (и если да, то на сколько)?
♦ Когда будет отпуск? И так далее.
4. Техническая (технологическая) адаптация— в каждой компании используется свой набор техники и программного обеспечения. Новому сотруднику в период адаптации придется:
♦ запомнить новый пароль, привыкнуть к новой клавиатуре, настроить почтовую программу, обзавестись привычными закладками в «Избранном», занести нужные контакты в «Адресную книгу»;
♦ освоить новую модель телефона, факса, копира, брошюровщика и пр.;
♦ разобраться в системе документооборота внутри фирмы;
♦ освоить специфическое производственное (складское, IT и т. п.) оборудование;
♦ освоить специфическое программное обеспечение (базы данных) и т. д.
5. Профессиональная адаптация.Данный аспект адаптации связан непосредственно с профессиональной стороной деятельности сотрудника в организации. Хватает ли ему знаний, умений
и навыков или требуется дополнительное обучение? Есть ли перспективы у данного работника? Эти вопросы волнуют как HR-менеджера компании, так и руководителя структурного подразделения, в которое приходит новый сотрудник. Самому сотруднику необходимо освоить следующие профессиональные аспекты работы:
♦ используемые в компании технологии и техника;
♦ стандарты работы;
♦ документация;
♦ нормы, нормативы, технические требования;
♦ перспективы профессионального и карьерного роста;
♦ возможности обучения, повышения квалификации;
♦ параметры оценки качества работы и т. д.
6. Психофизиологическая адаптация.Данный аспект в первую очередь включает в себя приспособление к определенному, часто отличному от привычного, режиму труда и отдыха. Особое внимание психофизиологической адаптации нужно уделить в следующих ситуациях:
♦ сменный график работы; если сотрудник никогда не работал в ночное время, ему будет объективно тяжело работать посменно или менять время пребывания на работе (например, с 8 часов на 12);
♦ график работы сдвинут (например, в некоторых компаниях предлагается график работы с 7:00 до 16:00, в других — с 11:00 до 20:00). Резко переключиться с одного режима работы на другой бывает довольно сложно;
♦ ненормированный рабочий день — к ненормированной работе довольно сложно привыкнуть, если в предыдущей компании график работы сотрудника был нормированным;
♦ длительные командировки (разъезды), которые для ряда сотрудников могут стать дополнительным стрессом;
♦ проектная работа, при которой сотрудник должен быть готов к пиковым нагрузкам, которые обычно возникают перед сдачей проекта.
Несмотря на различие между перечисленными видами адаптации, все они находятся в постоянном взаимодействии, поэтому процесс управления требует наличия единой системы инструментов воздействия, обеспечивающих быстроту и успешность адаптации.
Успешность адаптациизависит от целого ряда условий, главными из которых являются:
• качественный уровень работы по профессиональной ориентации потенциальных сотрудников;
• объективность деловой оценки персонала (как при отборе, так и в процессе трудовой адаптации работников);
• отработанность организационного механизма управления процессом адаптации;
• престиж и привлекательность профессии, работы по определенной специальности в данной компании;
• особенности организации труда, реализующие мотивационные установки сотрудника;
• наличие отработанной системы внедрения новшеств;
• гибкость системы обучения персонала, действующей внутри компании;
• особенности социально-психологического климата, сложившегося в коллективе;
• личностные свойства адаптируемого сотрудника, связанные с его психологическими чертами, возрастом, семейным положением и т. п.
Управление профессиональной адаптацией работниковтребует наличия в компании трех организационных элементов:
• структурного закрепления функции управления адаптацией;
• наличия технологии процесса управления адаптацией;
• развитого информационного обеспечения этого процесса.
Структурное закрепление функций управления профессиональной адаптацией персоналав компании может быть представлено следующими вариантами.
1. Выделение соответствующего подразделения (группы, отдела) в организационной структуре системы управления персоналом. Чаще всего функции по управлению адаптацией относятся к деятельности подразделения по обучению персонала.
2. Распределение специалистов, занимающихся управлением профессиональной адаптацией работников, по подразделениям (цехам, отделам) или группам подразделений. В данном случае специалист по персоналу становится куратором определенных подразделений.
3. Развитие наставничества, которое в последние годы незаслуженно забыто в отечественных организациях. Зарубежные фирмы активно применяют наставничество, рассматривая его как форму доверия к опытному сотруднику, а также в качестве определенного этапа в его служебном продвижении. При этом наставничество поддерживается материальными стимулами. В качестве наставников могут выступать как опытные работники со стажем, руководители, так и молодые сотрудники, проработавшие несколько лет и положительно зарекомендовавшие себя.
4. Развитие структурных взаимосвязей системы управления персоналом (в частности, подразделения управления адаптацией) со службой организации управления. Во многих зарубежных фирмах эта служба структурно включена в систему контроллинга. Предметом функциональных взаимосвязей между подразделениями управления адаптацией и организации управления являются главным образом вопросы форм и принципов организации труда, системы внедрения новшеств и т. п.
Организационными решениями технологии процесса управления профессиональной адаптацией сотрудников могут быть:
• организация семинаров, курсов и т. п. по различным аспектампрофессиональной адаптации;
• проведение индивидуальных бесед руководителя, наставника с новым сотрудником;
• интенсивные краткосрочные курсы для руководителей и работников, впервые вступающих в должность;
• проведение организационно-подготовительной работы при введении новшеств;
• специальные курсы подготовки наставников;
• использование метода постепенного усложнения заданий, выполняемых новым работником; одновременно необходим контроль с конструктивным анализом ошибок, допущенных при выполнении заданий; целесообразно при этом продумать систему дополнительного поощрения сотрудника за успешное решение поставленных задач;
• подготовка замены кадров при их ротации;
• проведение в коллективе структурного подразделения компанииспециальных ролевых игр по сплочениюсотрудников иразвитию групповой динамики.
Информационное обеспечение процесса профессиональной адаптации персоналав первую очередь связано со сбором и оценкой показателей ее уровня и длительности. Эти показатели условно делятся на объективные и субъективные.
К объективным относятся те, которые характеризуют эффективность трудовой деятельности, активность участия сотрудников в ее различных сферах. Объективные показатели адаптации подразделяются по принадлежности к одному из ее аспектов, например: профессиональному аспекту (соответствие квалификационных навыков требованиям рабочего места); социально-психологическому (степень соответствия поведения личности нормам, сложившимся в данном коллективе); психофизиологическому (степень утомляемости, уровень нервной перегрузки).
Субъективные показатели характеризуют удовлетворенность сотрудника работой в целом или отдельными ее проявлениями. Они подразделяются аналогично объективным по принадлежности к одному из аспектов профессиональной адаптации и определяют собственную оценку работником: своего отношения к профессии и квалификации; отношений с коллективом, с руководством; самочувствия, условий и тяжести труда; понимания роли индивидуальных задач в решении общих задач компании.
Сбор и обработку информации об уровне и длительности адаптации целесообразно проводить в рамках процедуры текущей деловой оценки персонала. Здесь отличие состоит в том, что по отношению к новым сотрудникам процедура деловой оценки должна иметь более высокую периодичность в пределах срока адаптации.
Процесс профессиональной адаптации работников можно разделить на четыре этапа.
Этап 1. Оценка уровня подготовленности нового сотрудника— необходима для разработки наиболее эффективной программы адаптации. Если сотрудник имеет не только специальную подготовку, но и опыт работы в аналогичных подразделениях других компаний, период его адаптации будет минимальным. Однако даже в этом случае в компании возможны непривычные для сотрудника варианты решения уже известных ему задач. Поскольку организационная структура зависит от ряда параметров, таких как технология деятельности, внешняя инфраструктура и персонал, новичок неизбежно попадает в какой-то степени в незнакомую ему ситуацию. Адаптация должна предполагать как знакомство с производственными особенностями организации, так и включение в коммуникативные сети, знакомство с персоналом,
корпоративными особенностями коммуникации, правилами поведения и т. д.
Этап 2. Профессиональная ориентация— практическое знакомство нового работника со своими обязанностями и требованиями, которые к нему предъявляются со стороны компании. К этой работе привлекаются как непосредственные руководители сотрудника-новичка, так и работники HR-службы. Обычно программа профессиональной ориентации включает в себя ряд небольших мероприятий: лекции, экскурсии, практикумы (работа на отдельных рабочих местах или с определенным оборудованием).
Основополагающим документом, описывающим основные цели, задачи, функции должности работника, является его должностная инструкция,которая содержит перечень процедур и технологических инструкций, а также описывает порядок и шаги, которые должен исполнять сотрудник для достижения целей и выполнения конкретных функций должности. Перечень таких процедур и технологических инструкции определяется для каждой должности непосредственным руководителем при описании должности и разработке должностных инструкций.
После прохождения общей программы профессиональной ориентации может быть проведена специальная программа, осуществляемая как в формах специальных бесед с сотрудниками того подразделения, в которое пришел новичок, так и собеседований с руководителем (непосредственным и вышестоящим). Обычно в специальной программе затрагиваются следующие вопросы.
1. Функции подразделения:
♦ цели и приоритеты, организация и структура;
♦ направления деятельности;
♦ взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании;
♦ система взаимоотношений внутри самого подразделения.
2. Должностные обязанности и ответственность:
♦ детальное описание текущей работы и ожидаемых результатов;
♦ разъяснение важности данной работы, как она соотносится с другой работой в подразделении и в компании в целом;
♦ нормативы качества выполнения работы и основы оценки исполнения;
♦ длительность рабочего дня и расписание;
♦ дополнительные ожидания (например, замена отсутствующего работника).
3. Требуемая отчетность:
♦ виды помощи, которая может быть оказана; когда и как просить о ней;
♦ отношения с контролирующими инстанциями.
4. Процедуры, правила, предписания:
♦ правила, характерные только для данного вида работы или данного подразделения;
♦ поведение в случае аварий, правила техники безопасности;
♦ информирование о несчастных случаях и опасности;
♦ санитарно-гигиенические стандарты и требования;
♦ охрана имущества и проблемы, связанные с воровством;
♦ отношения с работниками, не принадлежащими к данному подразделению;
♦ правила поведения на рабочем месте;
♦ контроль за нарушениями;
♦ перерывы (перекуры, обед);
♦ телефонные переговоры личного характера в рабочее время;
♦ использование оборудования;
♦ контроль и оценка исполнения.
5. Представление сотрудников подразделения.
Этап 3. Непосредственная адаптация.Данный этап состоит в собственно приспособлении новичка к своему статусу и в значительной степени обусловливается его включением в межличностные отношения с коллегами. В рамках данного этапа необходимо дать новичку возможность активно действовать в различных сферах, проверяя на себе и апробируя полученные знания об организации. Важно в рамках этого этапа оказывать максимальную поддержку новому сотруднику, регулярно вместе с ним проводить оценку эффективности деятельности и особенностей взаимодействия с коллегами.
Этап 4. Функционирование.Этим этапом завершается процесс профессиональной адаптации работника, он характеризуется постепенным преодолением им производственных и межличностных проблем и переходом к стабильной работе. Как правило, при спонтанном развитии процесса адаптации этот этап наступает после 1-1,5 лет работы. Если же процесс адаптации регулировать, то этап эффективного функционирования может наступить уже через несколько месяцев. Такое сокращение адаптационного периода способно принести весомую экономическую выгоду, особенно если в компании привлекается большое количество персонала.
В процессе адаптации следует плавно вводить нового работника в его деятельность и исключать ситуации, которые могли бы отрицательно повлиять на вхождение работника в трудовой ритм коллектива, непредвиденные трудности, связанные с перегрузками, дефицитом информации и т. д. Поэтому в адаптационный период следует принимать меры к недопущению ряда моментов, приводящих к психологической дезадаптации работника [Скопылатов. Режим доступа: http://www.bibliotekar.ru/biznes-33/index.htm]. К таким моментам относятся:
• недоумение: все позитивные представления, связанные с компанией, рушатся;
• испуг: неизвестно, что делать и как себя вести;
• уныние: ощущение, что нет необходимости проявлять себя;
• возмущение: появляется склонность негодовать по пустякам;
• псевдоответственность, при которой утрачивается всякий авторитет начальства;
• нарушение режима работы: предпринимается любое нарушение распорядка;
• пассивное принятие: подчинение любому распоряжению;
• притязание: склонность присоединяться к коллективным протестам;
• лень: индифферентность и апатия становятся каждодневными;
• отсутствие диалога с начальством, делающее проблемы неразрешимыми;
• отсутствие коллективной цели, в результате чего работник не чувствует себя достаточно мотивированным;
• отсутствие доверия к себе, которое работник усматривает в действиях начальства;
• отсутствие участия: работник все меньше отождествляет себя с коллективом;
• отсутствие цели: работник осознает, что компания не предоставляет ему никаких возможностей для развития.
Дата добавления: 2017-08-01; просмотров: 1076;