Оценка эффективности внутреннего аудита.

Значение надежной и прозрачной системы внутреннего контроля подтверждается неприятностями в деятельности организаций, в которых не было такой надежной системы и последовавшими изменениями в практике ведения бизнеса. Эти изменения способствуют возрастанию роли внутреннего аудита. Сегодня акционеры ожидают от внутренних аудиторов не только проверки соблюдения установленных требований, но и консультаций по вопросам управления, помогающих руководству повышать эффективность и результативность деятельности организации.

Внутренний аудит считается управляемым эффективно, когда:

- результаты, достигнутые в ходе работы внутреннего аудита, соответствуют целям и обязанностям, содержащимся в Положении о внутреннем аудите;

- деятельность внутреннего аудита соответствует Определению внутреннего аудита и Стандартам;

- внутренние аудиторы демонстрируют соответствие требованиям Кодекса этики и Стандартов.

Оценить эффективность службы внутреннего аудита легко. Если предоставленная предприятием отчетность достоверна и благополучно прошла проверку внешних аудиторов, финансовые показатели свидетельствуют об отсутствии угрозы кризиса, то это и является подтверждением того, что внутренний аудит успешно выполняет свои функции. Но чтобы облегчить процесс оценки всей службы и каждого ее сотрудника, деятельность службы внутреннего аудита должна быть обеспечена в соответствии со специально разработанным положением о службе внутреннего аудита, стандартами аудиторской деятельности и законодательством Украины. В положении следует отобразить задачи, функциональные обязанности, полномочия и направления деятельности внутреннего аудита.

В соответствии с МСППВА 1300 «Программа гарантии и повышения качества внутреннего аудита» руководитель внутреннего аудита обязан разработать и поддерживать программу гарантии и повышения качества, которая должна охватывать все виды деятельности внутреннего аудита.

Эта программа разрабатывается для того, чтобы обеспечить оценку соответствия деятельности внутреннего аудита Определению внутреннего аудита и Стандартам и оценку того, соблюдают ли внутренние аудиторы Кодекс этики. Программа также оценивает эффективность и экономичность внутреннего аудита и выявляет возможности для улучшений.

Программа гарантии и повышения качества должна включать как внутренние, так и внешние оценки.

Внутренние оценки должны включать непрерывный мониторинг деятельности внутреннего аудита и периодические проверки, проводимые путем самооценки внутренними аудиторами или проводимые другими сотрудниками организации, обладающими достаточными знаниями в области внутреннего аудита.

Непрерывный мониторинг является составной частью ежедневного управления и измерения деятельности внутреннего аудита. Непрерывный мониторинг является частью политик и процедур по текущему управлению внутренним аудитом и использует процессы, инструменты и информацию, которые сочтены необходимыми для оценки соответствия его деятельности Определению внутреннего аудита, Кодексу этики и Стандартам.

Периодические проверки – это проверки, проводимые для оценки соответствия Определению внутреннего аудита, Кодексу этики и Стандартам.

Внешние оценки, такие как проверка качества внутреннего аудита, должны проводиться как минимум один раз в пять лет квалифицированным и независимым экспертом или группой экспертов, не являющихся сотрудниками организации. Руководитель внутреннего аудита обязан обсудить с Советом учредителей необходимость проведения более частых внешних оценок; квалификацию и независимость внешнего эксперта или группы экспертов, включая любой возможный конфликт интересов.

Оценка компетентности внешнего эксперта или группы экспертов основывается на профессиональном суждении, учитывающем профессиональный опыт в области внутреннего аудита и подтвержденную профессиональную состоятельность лиц, выбранных для проведения проверки. Оценка квалификации также учитывает размер и сложность организаций, с которыми связан эксперт, по сравнению с проверяемой организацией, а также знания о конкретном секторе, отрасли или технические знания.

Независимость эксперта или группы экспертов предполагает отсутствие фактического или возможного конфликта интересов. Независимые эксперты не могут быть работниками или находиться под контролем организации, функцию внутреннего аудита которой они проверяют.

Руководитель внутреннего аудита обязан информировать высшее руководство и Совет учредителей о результатах программы гарантии и повышения качества.

Форма, содержание и частота информирования о результатах программы гарантии и повышения качества устанавливаются в ходе обсуждений с высшим руководством и Советом и учитывают обязанности внутреннего аудита и руководителя внутреннего аудита, которые содержатся в Положении о внутреннем аудите. Для того чтобы продемонстрировать соответствие Определению внутреннего аудита и Стандартам и соблюдение Кодекса этики, результаты внешних и периодических внутренних оценок сообщаются по завершении таких оценок, а результаты непрерывного мониторинга сообщаются по крайней мере ежегодно. Результаты включают данную экспертом или группой экспертов оценку степени соответствия.

Руководитель службы внутреннего аудита может утверждать, что деятельность внутреннего аудита осуществляется в соответствии с Основами международной профессиональной практики внутреннего аудита, только в том случае, если результаты программы гарантии и повышения качества подтверждают это утверждение.

Если несоответствие Определению внутреннего аудита, Кодексу этики и Стандартам каким-либо образом влияет на общие объем и содержание или деятельность внутреннего аудита, руководитель внутреннего аудита обязан раскрыть факт несоответствия и его последствия высшему руководству и Совету.

Для достижения поставленных целей, обеспечения качества работы и повышения квалификации аудиторского персонала необходим должный контроль выполнения задания.

Требуемая степень контроля зависит от профессиональности и опыта внутренних аудиторов и сложности задания. Руководитель аудита несет общую ответственность за контроль выполнения задания, которое выполняется самим внутренним аудитом или для внутреннего аудита, но может поручить осуществлять контроль сотрудникам, обладающим надлежащим опытом работы во внутреннем аудите. Надлежащие свидетельства осуществления контроля должны документироваться и храниться.

Руководитель внутреннего аудита обязан периодически отчитываться перед Советом и высшим руководством о целях, полномочиях и обязанностях внутреннего аудита, а также о ходе выполнения плана работы. Отчет должен также включать информацию о существенных рисках, включая риски мошенничества, проблемах контроля и корпоративного управления, другие сведения, необходимые Совету и высшему руководству.

Частота представления и содержание отчетности определяются в ходе обсуждений с высшим руководством и Советом и зависят от важности информации, которая должна сообщаться, и срочности требуемых со стороны высшего руководства и Совета ответных действий.

Для повышения эффективности аудиторской деятельности необходимо добиваться возможно большей степени ее независимости. В первую очередь, для этого привлекаются подразделения, организации и специалисты, не находящиеся в административном подчинении у проверяемых, а для особо независимых аудитов – третейские специалисты. В повышении степени независимости большую роль играет методическое обеспечение аудитов, отраженное в письменных процедурах, описывающих порядок их выполнения и формализующих документы, применяемые при проведении проверок и для отчетности.

Есть справедливое мнение, что аудиторы должны обслуживать бизнес. В этой связи профессионалы-аудиторы должны регулярно анализировать, насколько предлагаемые и оказываемые ими услуги отвечают ожиданиям потребителей, т.е. организаций, прибегающих к их услугам. Если аудиторы не приносят выгоды, они становятся обузой, ненужной нагрузкой.

Сегодня менеджеры и владельцы предприятий более заинтересованы не в аудитах, подтверждающих соответствие нормативным документам, а в аудитах, которые могут добавить какую-то ценность их бизнесу, выявить непродуктивные расходы. Каким образом аудиторы могут принести пользу? Практика аудита и опросы менеджеров показывают, что действовать надо в пяти направлениях.

Констатация произошедшего факта не так важна, как ответ на вопрос "почему это произошло". Аудиты чаще всего отвечают на вопросы, что происходит, что идет не так, но не почему это случилось или почему что-то идет хорошо. Линейный руководитель вынужден искать "почему" в результатах аудита, но из-за недостатка средств зачастую не в состоянии адекватно провести этот анализ. Указание аудитора на первопричину появления несоответствия позволит быстрее и целенаправленнее определить пути решения возникших проблем. Это возможно именно потому, что когда аудитор наблюдает, он находится в нужном месте в нужное время и часто требуется совсем немного усилий для того, чтобы "копнуть поглубже" и добыть действительно полезную информацию.

Максимальная открытость аудита. Команда аудиторов разрабатывает чек-лист, проводит аудиты, а по окончании предоставляет о них отчеты. В некоторых организациях проверяемые находятся в полном неведении о ходе аудита до его окончания. Чек-лист им не предоставляется, и поэтому они не знают, по каким критериям будет оцениваться их деятельность. Открытый обмен информацией между аудиторами и проверяемыми на всех этапах аудита в соответствии с циклом PDCA (планирования, проведения, подготовки отчета, указания о возможных корректирующих действиях по устранению выявленных несоответствий), несомненно, повысит эффективность аудита. Эта открытость поможет руководителям подразделений лучше подготовиться к аудиту и выработать адекватные корректирующие действия.

Значимость возникающих проблем. Зачастую проверяемые считают, что результатами многих аудитов является перечень придирок, т. е. недостатков, реально не снижающих уровень качества. Это может происходить из-за недостаточной компетентности аудиторов или их неумения правильно сформулировать свои наблюдения. Если какое-то несоответствие не является существенным, то это и должно быть отражено соответствующим образом. Руководители подразделений затем выясняют возможности для проведения корректирующих действий, исходя из значимости несоответствий. Аудитор все время должен задавать себе вопрос: насколько важно выявленное несоответствие? Естественно, он должен учитывать при этом мнение проверяемых, поскольку они, скорее всего, лучше осведомлены о реальном влиянии выявленного несоответствия на качество конечной продукции.

Каждый раз давать новую информацию. Каждому опытному аудитору всегда есть, что сказать руководителю проверяемого подразделения и на что обратить его внимание. Проверяемые всегда надеются, что аудиторы поделятся с ними какой-либо свежей информацией. К сожалению, последние зачастую пренебрегают таким общением. Искреннее внимание к проблемам собеседника, желание аудитора превратить аудит в диалог (не в митинг или дискуссию, ни в коем случае) пошло бы на пользу процессу аудита и установлению атмосферы доверия между проверяющим и проверяемыми.

Оперативное предоставление информации. Если спросить руководителей проверяемых подразделений: "Когда вы хотите узнать результаты аудита?", они ответят: "Как можно раньше". Руководители должны получать информацию тогда, когда она актуальна и необходима. К сожалению, далеко не все рассмотренные возможности используются при проведении аудитов.

Чтобы служба внутреннего аудита стала для топ-менеджеров и собственников эффективным инструментом оценки здоровья компании и грозящих ей рисков, не стоит экономить на зарплате его специалистов. Поскольку грамотно выполнить достаточно обширный круг поставленных задач, смогут только высококвалифицированные кадры.

Преимуществами организации с результативно работающим подразделением внутреннего аудита является то, что сильный отдел внутреннего аудита способствует:

- более результативной и эффективной системе внутреннего контроля, корпоративного управления и управления несоответствиями и рисками;

- укреплению доверия акционеров и заинтересованных лиц;

- повышению прозрачности, результативности и эффективности хозяйственной деятельности;

- повышению надежности финансовой и операционной информации;

- укреплению деловой этики и морального климата в организации.

Наиболее типовыми недостатками при организации и проведении внутреннего аудитаявляется:

- несоответствие целей работы подразделения стратегическим задачам предприятия;

- не установлены критерии и показатели деятельности подразделения;

- невыполнение персоналом установленных требований в полном объеме;

- отсутствие квалифицированного персонала для проведения аудитов;

- анализ причин несоответствий проводится неудовлетворительно или не проводится совсем;

- несвоевременные корректирующие действия;

- не планируются и не проводятся предупреждающие действия;

- не даются рекомендации по улучшению деятельности.