Учет денежных средств и денежных документов в кассе

Важная роль денежных средств в обеспечении финансово-хозяйствен­ной деятельности обусловлена тем, что эти «абсолютно ликвидные акти­вы» выполняют такие функции, как мера стоимости, средство обмена, об­разования сокровищ, накопления капитала. Их способность легко и быст­ро преобразовываться в любые виды материальных ценностей предопределила необходимость организации непрерывного и своевремен­ного учета денежных средств и операций по их движению; контроля на­личия, сохранности и целевого использования денежных средств и денеж­ных документов; контроля соблюдения кассовой и расчетно-платежной дисциплины.

Кассовые операции связаны с хранением и движением наличных де­нежных средств в отечественной и иностранной валюте, а также денеж­ных документов.

В бухгалтерском учете движение наличных денежных средств и денежных документов учитывается на активном счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы денег и денежных документов в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы и докумен­ты, поступившие в кассу, а по кредиту — выданные суммы и документы. При ведении бухгалтерского учета в журнально-ордерной форме кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-орде­ре №1. Обороты по дебету этого счета записываются в соответствующих журналах-ордерах и в ведомости № 1. Основанием для заполнения журна­ла-ордера №1 и ведомости №1 служат отчеты кассира. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»

50-2 «Операционная касса»

50-3 «Денежные документы»

50-4 «Касса в иностранной валюте» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Свободные денежные средства организаций хранятся на расчетных счетах в банках. Хранение наличных денежных средств ве­дется в пределах лимитов, установленных самим предприятием. Ли­мит — это сумма наличных денежных средств, которая может содержаться в кассе в течение суток финансово-экономической деятельности. Превы­шение лимита в кассе разрешается в течение трех дней (пяти дней для районов Крайнего Севера) для выплаты заработной платы, пособий по со­циальному страхованию и стипендий. Организации, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды. Размер лимита устанавливается на основании расчета по форме № 0408020 «Расчет на установление лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, по­ступающей в кассу». Наряду с остатком наличных средств банк контроли­рует целевое использование наличных денежных средств (в чеке на ко­решке указывается предназначение получаемых из банка сумм).

Для ведения кассовых операций предусматривается должность кассира. При малом объеме операций эти обязанности может выполнять по пору­чению руководителя любое должностное лицо или главный бухгалтер. При назначении работника на должность кассира руководитель обязан ознако­мить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заклю­чить договор о полной материальной ответственности.

Для получения денежных средств из банка с расчетного счета органи­зация получает в банке чековую книжку по заявлению специальной фор­мы. В заявлении указываются фамилия, имя, отчество кассира и дается образец его подписи. Заявление подписывается руководителем и главным бухгалтером, заверяется печатью организации. После проверки правильно­сти составления заявления в бухгалтерии банка оно передается в расход­ную кассу банка, где кассир под расписку получает чековую книжку на 25 или 50 чеков. Организация получает денежные средства в банке через кас­сира или другое уполномоченное лицо. В день получения бухгалтер запол­няет реквизиты чека и корешок к нему, подписывает его у главного бух­галтера и руководителя и под роспись передает кассиру, который получает наличные деньги в банке.

На каждую полученную в банке сумму в бухгалтерии выписывается приходный кассовый ордер на имя получателя денег с указанием номера чека (ф. № КО-1), который заполняется бухгалтером и подписывается главным бухгалтером и руководителем. Квитанция приходного кассового ордера прикладывается к выписке банка, а сам приходный ордер — к от­чету кассира.

Например, получение из банка денежной суммы в размере 50 000 руб­лей, отражается проводкой:

Выдача наличных денежных средств оформляется расходным кассовым ордером (ф. № КО-2) с приложением к нему оформленных документов, например, расчетно-платежной ведомости, заявления на выдачу денег и т. п., подписанных руководителем и главным бухгалтером. Если на доку­ментах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разреши­тельная надпись руководителя организации, то его подпись на расходном ордере не обязательна. Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. Кассир должен отметить в ордере номер этого документа, кем и когда он выдан. Во всех случаях обязательна расписка получателя в получении выданной суммы. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты; документы подписываются и регистрируются в кассовой книге. Какие-либо исправления, хотя бы и оговоренные, в кассовых ордерах не допускаются. Если в кассовом ордере обнаружена ошибка, то его оформляют заново.

Например, выдача денежных средств в сумме 5000 рублей под отчет сотруднику отдела снабжения для приобретения расходных материалов оформляется расходным кассовым ордером, который подписывается глав­ным бухгалтером и руководителем организации, регистрируется в журнале и служит основанием для выдачи денежных средств из кассы и следую­щей записи в бухгалтерском учете:

При получении или выдаче денег по каждому кассовому документу кассир делает записи в кассовую книгу (ф. № КО-4), которая относится к регистрам аналитического учета и предназначена для отражения операций по движению наличных денег в кассе. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассо­вой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах через копи­ровальную бумагу сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает итоги операций за день по графам «приход» и «расход», выводит остаток по кас­се и переносит его на следующий лист на первую страницу по графе «приход». Внизу каждого листа кассир указывает количество приложенных приходных и расходных ордеров и расписывается. После этого одна половина листа кассовой книги отрывается и с приложенными документами как отчет кассира передается под расписку главному бухгалтеру. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалте­ра организации.

Способы обработки кассовых отчетов в бухгалтерии зависят от количе­ства кассовых операций в день и от частоты сдачи отчетов. Если число операций невелико, то данные отчетов после группировки их по коррес­пондирующим счетам заносятся в учетный регистр по счету 50 «Касса», а если в день выполняется 3—15 операций, то по счету 50 «Касса» открыва­ется оборотно-сальдовая ведомость. Если в день выполняется более 15 операций, причем по нескольку операций на один корреспондирующий счет, к отчету прикладываются расшифровки, в которых общим итогом показываются суммы поступивших и выданных средств по данному счету. Информация расшифровок заносится в оборотно-сальдовую ведомость од­ной строкой.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.

По окончании месяца путем сопоставления итогов оборотов по дебету (поступление наличных денежных средств и денежных документов) и кре­диту (выплата денежных средств и денежных документов) счета 50 «Касса» выводится сальдо наличных денег на конец месяца, которое сверяется с остатком в кассовой книге.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются средства, получае­мые организацией при расчетах с населением. Если организация рассчи­тывается наличными денежными средствами не только с собственным персоналом, но и с населением и сторонними организациями, она обяза­на использовать и регистрировать в налоговых органах контрольно-кассо­вые машины (ККМ). На каждую кассовую машину администрация заво­дит книгу кассира-операциониста, которая должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного бухгалтера организации, а также печатью. Книга кассира-опе­рациониста не заменяет кассовый отчет. Все записи в книге кассира-опе­рациониста производятся в хронологическом порядке без помарок. При внесении в книгу исправлений они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, директора и главного бухгалтера. На каждой кассовой машине имеется свой заводской номер, который обязательно указывается во всех документах, относящихся к данной ма­шине (кассовом чеке, отчетной ведомости, паспорте, книге кассира-опера­циониста и в др.), а также в документах, отражающих перемещение кассо­вой машины (например, отправку в ремонт, передачу другой организа­ции). Ключи от ККМ (кроме ключей для перевода секционных денежных счетчиков на нули), паспорт кассовой машины, книга кассира-операцио­ниста, акты и другие документы хранятся у директора организации, его заместителя или главного бухгалтера. Ключ для гашения технических про­гонов должен находиться у старшего кассира. Ключи для перевода секци­онных денежных счетчиков на нули передаются директором контролирую­щей организации (кроме ККМ с фискальной памятью).

По окончании работы или по прибытии инкассатора кассир должен подготовить денежную выручку, составить кассовый отчет и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру. Например, сдача выручки в кассу организации в сумме 830 000 руб. в бухгалтерском учете оформляется проводкой:

Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально ответственных лиц 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией. Использованные контрольные ленты, копии чеков и другие документы, подтверждающие суммы приня­тых наличных денег, должны храниться в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии организации в течение 15 дней после проверки товар­ного отчета, а в случае выявленной недостачи — до окончания рассмотре­ния дела. Товарные отчеты и приложенные к ним документы строгой от­четности хранятся не менее трех лет. Правительством РФ утвержден пере­чень отдельных категорий организаций, которые в силу специфики своей деятельности либо местонахождения могут не использовать контрольно-кассовые машины.

Приход денежных средств оформляется одним приходным кассовым ордером в конце дня с приложением квитанций к корешку. Суммы при­ходных документов должны соответствовать вывешиваемым ценникам, прейскурантам на продаваемые товары и оказываемые услуги.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации денежные документы, ценные бумаги (оплаченные ку­рортные путевки, оплаченные авиабилеты, почтовые марки, марки госпо­шлины, вексельные марки и др.), приобретенные на стороне.

Для учета денежных документов открывается отдельная кассовая книга, на каждый вид документов выделяются соответствующие страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется по накладной. Она вы­писывается кассиром в двух экземплярах при приеме денежных документов. Выдача денежных документов из кассы осуществляется на основании тре­бования, которое выписывается бухгалтером. При движении денежных до­кументов составляется отдельный кассовый отчет и передается бухгалтеру

Учет денежных документов ведется по фактической стоимости приоб­ретения. Бухгалтер должен в аналитическом учете отражать две оцен­ки — номинальную (отраженную на самом документе) и фактическую. От­носительно расхождения этих оценок должна быть сделана справочная за­пись.

Оплаченные наличными деньгами путевки в санатории отражаются бухгалтерской записью:

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы»

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации».

При выдаче путевок персоналу бесплатно или с частичной оплатой де­лается запись:

Д-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-1 «Касса организации» — на сумму час­тичного платежа, внесенного работником

Д-т сч. 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» — на суммы, оплаченные организацией

К-т сч. 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы».

Приобретенные почтовые марки и проездные билеты (Д-т сч. 50-3 «Денежные документы» К-т сч. 50-1 «Касса», 51 «Расчетные счета», 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами») списываются по мере их расхода, их стоимость в зависимости от характера расходов включается в соответст­вующие издержки (Д-т сч. 20 «Основное производство», 23 «Вспомогатель­ное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяй­ственные расходы», 44 «Расходы на продажу» К-т сч. 50-3 «Денежные до­кументы»), в состав прочих расходов (Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы» К-т сч. 50-3 «Денежные документы»), погашаются за счет средств целевого финансирования (Д-т сч. 86 «Целевое финансирование» К-т сч. 50-3 «Денежные документы»).

Бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности»

Инвентаризация кассы проводится в сроки, определенные руководством организации, но не реже, чем установлено нормативными документами (не менее одного раза в месяц). Результаты инвентаризации оформляются

актом инвентаризации (ревизии) кассы, составляемым в двух экземплярах, один из которых остается в делах бухгалтерии, второй — у кассира.

Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуются в кассу и зачисляются в доход организации:

Д-т сч. 50 «Касса»

К-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостача денег (денежных документов) в кассе (организации, опера­циониста) подлежит взысканию с материально ответственного лица (кас­сира), что отражается проводками:

Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т сч. 50 «Касса» (50-1, 50-2, 50-3) — в сумме недостачи согласно акту инвентаризации

Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — в сумме, предъявленной к возмещению кассиру, согласно приказу руководителя ор­ганизации

Если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найде­ны, убытки списываются в прочие расходы:

Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы»

К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».