Реквизиты документов, составляемых в ОВД, и требования, предъявляемые к ним

Документы оформляются на бланках установленной формы, на стандартных листах бумаги форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов с определенным их расположением и оформлением.

Для отдельных видов документов допускается использование бумаги форматов А3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля, мм:

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.

В системе органов внутренних дел применяются бланки документов. Бланк документа это набор реквизитов, которые идентифицируют автора официального письменного документа. Бланки документов придают информации официальный характер. Содержат только постоянную информацию об органе внутренних дел или его подразделении и характеризуют его как автора создаваемого документа.

В Министерстве предусматриваются изготовление и использование следующих видов бланков документов:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк протокола;

общий бланк;

бланк письма структурного подразделения Министерства;

бланк письма органа внутренних дел.

Для органа внутренних дел, его структурного подразделения устанавливаются следующие виды бланков документов:

общий бланк, используется для изготовления любых видов документов, кроме письма;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

При необходимости приказом МВД России могут утверждаться бланки других видов документов.

На документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги, проставляются следующие обязательные реквизиты оформления документов:

вид документа;

дата документа;

подпись;

регистрационный номер документа;

отметка об исполнителе документа.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов МВД России, если того требует назначение документа.

Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный. Как правило, угловые бланки для письма, продольные – для распорядительных документов.

Реквизиты бланков Министерства, в том числе воспроизведение Государственного герба Российской Федерации, исполняются в одноцветном варианте: на бланке письма руководства Министерства - золотым цветом, на бланке приказа руководства Министерства - зеленым цветом, на бланках иных видов - черным цветом.

Как правило, на бланках изготавливают только первую страницу документа, для последующих используют стандартные листы.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами по центру верхнего поля. Вычитка отпечатанных документов производится исполнителем.

Все реквизиты документа можно поделить на 3 группы:

- реквизиты бланка документа (государственный герб Российской Федерации, эмблема МВД И ВВ РФ, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, код формы документа, наименование органа внутренних дел, являющегося автором документа, справочные данные об органе внутренних дел, дата документа, регистрационный номер документа ссылка на исходящий номер и дату документа место составления (издания) документа, адресат);

- реквизиты документа, обеспечивающие юридическую силу документа (гриф утверждения документа, подпись, гриф согласования документа, виза согласования документа, оттиск печати, отметка о заверении копии);

- реквизиты, отражающие делопроизводственные операции с документом (отметка о контроле, отметка об исполнителе, отметка о поступлении документа, отметка об исполнении документа, отметка о наличии приложения, указания по исполнению документа).

В соответствии с приказом МВД РФ № 615 от 20.06.2012 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ» и ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов в органах внутренних дел используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации (ГОСТ Р 6.30-2003);

03 - геральдический знак - эмблема органов внутренних дел Российской Федерации и внутренних войск Министерства внутренних дел Российской Федерации;

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации (ОВД);

09 - справочные данные об организации (об ОВД);

10 - вид документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на исходящий номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 – указания по исполнению документа;

18 – наименование или аннотация к документу;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

31 – гриф ограничения доступа к документу.

Доцент кафедры административного права

к.ю.н., доцент

полковник полиции Н.В. Полякова