Понятие делопроизводства и его основные элементы. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства в ОВД

Процесс управления социальными системами, в том числе системой ОВД, сопровождается значительным количеством документов. Необходимость упорядочения всех процедур работы с документами возникла достаточно давно, хотя делопроизводство системно стало изучаться только в 19 веке.

В России с 17 века стали закладываться основы государственного установления правил работы с официальными документами. В своем развитии выделялись следующие исторические периоды: приказное, коллежское, министерское и советское делопроизводство.

Современное делопроизводство стало стремительно развиваться с 20 века под воздействием развития компьютерной техники.

«Делопроизводство» — русский термин. Он не имеет аналогов в других языках и берет свое начало от старого понятия «производство дел». В государственных учреждениях дореволюционной России процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов, «дел» назывался «производством дел».

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) закрепляет:

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО– это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В законодательство и обиходе применяется также термин – документационное обеспечение управления, который считают тождественным делопроизводству. Но это не совсем правильно, так как ведение дел управленческой документации отличается от дел в судопроизводстве, в следственных органах, в нотариате и т.д.

Таким образом, под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления ими управленческих функций.

Исходя из дефиниции делопроизводства выделяют 2 основных элемента:

1. Документирование, то есть запись информации на материальном носителе.

2. Документооборот – это движение документа внутри органа, то есть совершение технических операций по получению, регистрации, хранению, исполнению, списанию в архив или отправке документов.

Если говорить о значении делопроизводства в деятельности сотрудников ОВД, то осуществление его функций связано с составлением, получением, направлением различных документов. Анализ функциональных обязанностей сотрудников ОВД показывает, что в числе их профессиональных навыков, которые необходимы для их деятельности, важнейшими являются навыки по составлению, изготовлению и оформлению документов, так как 80% времени сотрудников уходит на работу с документами. Обладание сотрудниками ОВД этими навыками и знание ими основ делопроизводства – важнейшее сокращения затрат времени и сил на работу с документами.

Рациональная организация делопроизводства позволяет существенно повысить эффективность процессов управления.

Организация и ведение делопроизводства в ОВД регламентируется соответствующими нормативными актами, стандартами и инструкциями.

Законодательную основу делопроизводства ОВД составляет:

1. Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006г. № 149-ФЗ. Закрепляет понятие информации, носители информации, общие принципы документирования информации, определяет порядок защиты информации, то есть информационную безопасность.

2. Закон РФ от 21.07.1993г. № 5485-1 «О государственной тайне». Определяет понятие государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, степени секретности сведений, составляющих государственную тайну и т.д.

3. Федеральный закон РФ «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.1994 г.

4. Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 г.

5. Порядок оформления процессуальной документации регламентируют УК РФ, УПК РФ, КОаП РФ и другие нормативные акты.

Стремление к рационализации информационного и документационного обеспечения управления породило необходимость создания Государственной системы делопроизводства.

В настоящее время сложилась система основных нормативно-методических документов межотраслевого характера, с помощью которой обеспечивается правильное документирование управленческой деятельности.

К ним можно отнести следующие:

1. - Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93.Устанавливает коды форм документов. Этот документ содержит номенклатуру (систематизированный перечень) унифицированных систем документации и унифицированных форм документов.

Существуют следующие унифицированные системы документации: банковская, отчетно-статистическая, документация по труду, документы Пенсионного фонда и другие.

Но особое значение для нас имеет унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Эта система включает государственные стандарты по составлению и применению организационно-распорядительных документов.

- ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Закрепляет понятие делопроизводства, документа, виды документов, архивное дело, документирование и документооборот.

- ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.».Принят и введен в действие с 1.07.2003г. Постановлением Госстандарта России от 3.03.2003г. Унифицированная система – эта система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере. На настоящий момент существует ряд унифицированных систем документации: У/с плановой, отчетно-статистической, расчетно-денежной и другие. Мы с Вами будем изучать у/с организационно-распорядительной документации, так как с такими видами документов вы будете чаще всего сталкиваться в своей будущей деятельности в качестве сотрудников органов внутренних дел.

Указанный ГОСТ введен в действие с 1.07.2003г. взамен прежнего ГОСТ Р 6.30-97, унаследовав от прежнего документа структуру и большинство положений, но все существуют отличия.

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

К группе специальных источников нормативного регулирования делопроизводства относится, прежде всего, Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. эти правила являются типовыми и устанавливают общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации.

Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов.

Делопроизводство в органах внутренних дел, кроме того, регламентируется и ведомственными нормативными актами. К ним относятся:

- Приказ МВД РФ № 615 от 20.06.2012 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ»;

- Приказ МВД РФ № 935 от 15.08.2011 «Об организации архивной работы в системе МВД РФ»;

Для делопроизводства ОВД характерно и локальное нормативное регулирование посредством индивидуальных организационных документов: Положение о канцелярии (службе ДОУ), инструкции по делопроизводству конкретного органа или организации, должностные обязанности.