Вопрос 35. Использование

Архивных документов

Понятие использования архивных документов

Использование архивных документов — это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребно­стей общества в ретроспективной документной информации.

Основные направления, цели, формы использования архивных документов

Направления использования архивных документов:

ü укрепление российской государственности;

ü удовлетворение информационных потребностей общества;

ü обеспечение законных прав и интересов граждан.

Цели использования архивных документов:

ü политические;

ü организационно-управленческие;

ü научные;

ü экономические;

ü культурно-просветительные;

ü учебные;

ü социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Формы использования архивных документов:

ü информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами и в инициативном порядке;

ü представление документов пользователям для исследований;

ü экспонирование документов на выставках;

ü использование документов в средствах массовой информации;

ü проведение информационных мероприятий;

ü выдача документов во временное пользование;

ü публикация документов.

Основные требования к работе по использованию архивных документов

Основные требования к работе по использованию архивных документов:

ü использование документов производится с разрешения руководства архива;

ü обеспечение физической сохранности документов во время их использования;

ü используемые потребителями дела должны быть полностью обработаны и оформлены;

ü при пользовании делами запрещается делать пометки и под­черкивания в документе, загибать листы, закладывать в дела посторонние предметы, курить и принимать пищу во время просмотра дел, снимать копии документов через копирку или кальку, работать с документами в экстремальных условиях.

Первоначальным этапом работ по использованию архивных до­кументов является поиск документной информации в архивах по архивным шифрам на основании путеводителей, каталогов, спра­вочников, описей, другого научно-справочного аппарата.