Порядок хранения документов в технотронных архивах

Хранение кинофотофоновидеодокументов обусловливается их носителями. Научно-техническая документация хранится как традиционные документы. Не допускается хранение документов , на носителях с магнитным рабочим слоем в хранилищах с по­стоянными или переменными магнитными полями напряжен­ностью более 400 А/м.

Хранилища документов на нитрооснове должны быть изолиро­ваны от хранилищ с остальными документами. В целях проти­вопожарной безопасности при работе с документами на нитро­основе запрещается иметь на рабочем столе более трех рулонов пленки, оставлять их без присмотра, пользоваться при пере­мотке электроприводом, перематывать со скоростью более 25 м/мин, допускать трение о поверхность оборудования, подвер­гать коробки с пленкой ударам и другому физическому воздейст­вию. Все документы на нитрооснове маркируются, по мере воз­можности переводятся на триацетатную основу.

Основные параметры температурно-влажностного режима:

Кинофотофоновидеодокументы должны храниться на металли­ческих стеллажах при условии их размагничивания и замыкания контура стеллажа — соединения металлических частей стелла­жа электропроводом и их заземления. Оптимальным оборудо­ванием являются деревянные стеллажи, обработанные огнеза­щитными составами. Горизонтальное размещение документов обеспечивается на специальных стеллажах. Каждая единица хранения должна быть уложена в негерметичную индивидуаль­ную упаковку. При этом должно быть исключено свободное перемещение документа внутри упаковки.

Документы на магнитной ленте должны быть намотаны на сер­дечники, катушки, кассеты соответствующего размера упако­ваны в пакет из полиэтиленовой пленки и в заводскую короб­ку или помещены в полиэтиленовый футляр с вырезами для этикеток. Оригиналы магнитной перезаписи к кинофильмам должны быть упакованы в пакеты из полиэтиленовой пленки и металлические коробки.

Кинодокументы и микрофильмы должны быть оформлены стан­дартными защитными ракордами, намотаны в рулон на сер­дечники фотографическим слоем наружу и уложены в метал­лические коробки. Намотка должна быть плотной, без высту­пающих витков на торцах рулона.

Микроформы и фотодокументы на плоских пленочных или дру­гих форматных носителях должны быть упакованы в конверты или кассеты соответствующего размера и размещаться в ко­робках, папках, другой вторичной упаковке.

Фонодокументы граммофонной записи (грампластинки) упаковы­ваются в пакет из полиэтиленовой пленки и в бумажный кон­верт. Партия грампластинок в соответствии с их архивными номерами должна быть помещена в картонные или фанерные коробки. Металлические граморигиналы обертываются в кон­денсаторную бумагу, укладываются в конверт из картона, затем в коробку из плотного картона. Для предотвращения меха­нических повреждений одна из внутренних сторон картонного конверта должна иметь прокладку из мягкого материала.

Компакт-диски должны быть уложены в заводскую упаковку, затем помещены в коробку. Научно-техническая документация хранится в сфальцованном виде в папках не более 50 листов формата А4, допускается хранение в коробках и тубусах, на стеллажах. Текстовая научно-техническая документация хра­нится как документы на бумажной основе.

Проверка наличия и состояния документов в технотронных архивах производится в соответствии с подобного рода работой обычных архивов. Проверка проводится раз в 5 лет, для доку­ментов на нитрооснове — раз в 2 года, для уникальных докумен­тов — ежегодно. При оценке технического состояния докумен­тов устанавливается их соответствие сведениям, содержащимся в сопровождающих их актах технического состояния. Доку­менты на нитрооснове проверяются на стабильность.

При подготовке к хранению документы подлежат очистке от пыли и грязи, перемотке, акклиматизации, упаковыванию. Акк­лиматизация проводится для кинодокументов и микрофильмов до 10 суток, документов на магнитной ленте и дисковых носи­телях — до 3 суток, для фотодокументов и микрофиш сутки при температуре 20 + 3 °С и влажности воздуха 35—15%. В про­цессе хранения документы проверяются на их техническое со­стояние, состояние упаковки, загрязнения, повреждения. В случае их обнаружения проводится работа по упразднению дефектов.

В ходе хранениядокументов в технотронных архивах возможно проведение первичных реставрационных и консервационных ра­бот. Документы очищаются от пыли и укрепляются. Докумен­ты на магнитной ленте очищаются, перематываются с целью снятия внутренних напряжений, возможна замена пересохших и коробленных склеек, оформление магнитной ленты защит­ным магнитным слоем. Документы на дисковых носителях обрабатываются антистатиком. Граморигиналы фонодокументов могут проходить электрохимическую очистку.

В технотронных архивах возможно, как и в обычных, создание страхового фонда и фонда пользования.

Научно-техническая документация создает эти фонды в соответст­вии с правилами создания этих фондов на бумажной основе.

Страховой копией кинодокумента является первая совмещенная копия оригинала, изготовленная на пленке методом контакт­ной печати, в фонде пользования находятся позитивная совме­щенная копия, промежуточный позитив изображения, контратип фонограммы.

Для фотодокумента страховой копией служит первая копия оригинала на фотопленке, изготовленная методом репродуци­рования или контактной печати, в фонд пользования входит позитивный фотоотпечаток или дубль-негатив.

Фонодокумент определяется страховым фондом в виде первой копии оригинала, изготовленного способом магнитной звуко­записи на магнитной ленте, фонд пользования также представ­лен копией на магнитной ленте.

Видеодокумент имеет страховой фонд в виде первой копии ори­гинала, изготовленной в формате оригинала способом видео­звукозаписи на магнитной ленте. В фонде пользования нахо­дятся его копии.

Учет документов в технотронных архивах аналогичен учету в обыч­ных архивах.

При использовании технотронных документов используются следующие единицы учета и хранения:

ü Кинодокумент: единица хранения — физически обособленный ру­лон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и звуковой информации; единица учета — одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенному фильму, жур­налу, спецвыпуску, сюжету.

ü Фотодокумент: единица хранения — физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд, диапозитив); не­сколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диа­фильма, фотоальбом; единица учета - одна или несколько единиц хранения, относящихся к определенному диафильму.

ü Фонодокумент: единица хранения — физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации; едини­ца учета — одна или несколько единиц хранения с записью определенного события, произведения литературы и искусства или нескольких таких произведений, объединенных по автор­скому, тематическому, другим признакам.

ü Видеодокумент: единица хранения — физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобрази­тельной и звуковой информации; единица учета — одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литература и искусства или нескольких таких произведений, объединенных по авторскому, тематическому, другим признакам.

ü Научно-техническая документация: единица хранения - сово­купность научно-технических документов, относящихся к оп­ределенному вопросу, или отдельный документ, лист чертежа, имеющий самостоятельное значение, объединенные в том или помещенные в папку, тубус, отдельную обложку и внесенные в опись под отдельным порядковым номером: единица учета — комплекс научно-технических документов, включающий сово­купность единиц хранения.

Учет ведется с оформлением тех же документов, что и в обыч­ном архиве, по тем же правилам. Дополнением являются лис­ты учета документов при их нефондовой организации. В них регистрируются их описи, динамика их изменений. Порядок нумерации и хранения листов учета аналогичен порядку ну­мерации и хранения листов фондов. Основным учетным доку­ментом являются описи. Учетные номера присваиваются им по листам учета документов. Каждый вид документов описывается отдельно.

В опись кинодокументов вносятся данные об авторе, дате, месте съемки, варианте (немой, звуковой, цветной, черно-белый, формат, язык), количестве и метраже негатива, дубль-негатива, фонограммы (негатив), магнитной фонограммы, промежуточ­ного позитива, позитива, установочных роликов, цветовых паспортов, текстовой сопроводительной документации.

В опись фотодокументов включаются данные заголовка или аннотации документа, об авторе, дате, месте съемки, количест­ве единиц хранения/кадров панорамной съемки, включающем негатив, дубль-негатив, позитив, фотоотпечаток, слайд (диапо­зитив), диафильм, состав текстовой сопроводительной доку­ментации.

В опись фотоальбома вносятся данные о заголовке, авторе, мес­те съемки, крайних датах фотоотпечатков, количестве фотоот­печатков, внешних особенностях альбома, составе текстовой сопроводительной документации.

В опись фонодокументов граммофонной записи вносят: номер стороны грампластинки (единица хранения), индекс, произ­водственный номер, заголовок, автор, исполнитель, язык, дата изготовления, место изготовления, порядковый номер, диаметр, материал граморигинала, время звучания, количество единиц хранения/граморигинал — грампластинка), состав текстовой сопроводительной документации.

В опись фонодокументов магнитной записи вносятся: номера единиц учета и хранения, индекс, производственный номер, заголовок, автор, исполнитель, язык, дата записи/перезаписи, скорость и время звучания, тип и формат магнитной ленты количество и метраж единиц хранения (оригинал - копия), состав текстовой сопроводительной документации.

В опись видеодокументов вносят, кроме единиц хранения, уче­та, индекса, производственного номера: заголовок, автор, ис­полнитель, язык, дата записи, перезаписи, хронометраж, тип, формат записи, количество единиц хранения (оригинал — ко­пия), состав текстовой сопроводительной документации.

При оформлении учетных документов необходимо:

ü учитывать количество фотоотпечатков в фотоальбоме во внут­ренней его описи и в описи фотоальбомов;

ü количество единиц хранения документов учитывать в соответствующих описях;

ü единицы хранения диафильмов располагать по порядку номе­ров рулонов;

ü единицы хранения кинодокументов располагать по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;

ü единицы хранения фонодокументов размещать в порядке производственных номеров, а внутри комплекта сначала - ориги­налы, затем — копии;

ü при описании фотоальбомов фотоотпечатки нумеровать сверху вниз слева направо на каждом листе, в заверительную запись вы­носить общее количество фотоотпечатков, при необходимости составлять внутреннюю топографическую опись альбома.

Учет ведется после систематизации документов в архиве. Доку­менты поступают на государственное хранение в течение сле­дующих сроков:

ü научная, технологическая, патентная документация — через 10 лет после ее изготовления;

ü конструкторская документация — через 15 лет;

ü проектная документация по капитальному строительству — че­рез 25 лет;

ü кинофотофоновидеодокументы — через 3 года.

Документы принимаются в следующем составе:

ü кинодокументы - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнит­ная фонограмма шумов и музыки; промежуточный позитив изображения, установочные ролики, паспорта для цветных ки­нодокументов, монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

ü (ротодокументы — негатив, контрольный фотоотпечаток, аннотация;

ü фоно- и видеодокументы — оригинал, копия, сопроводительная документация для фоно- и акт о техническом состоянии для видеодокументов.

При отборе документов на госхранение предпочтение отдается наиболее полным и технически полноценным экземплярам. Экспертиза ценности технотронных документов проводится ана­логично экспертизе ценности документов на бумажной основе.

В технотронных архивах ведутся те же научно-справочные до­кументы, что и в обычных архивах. Использование кинофото-фоновидеодокументов осуществляется в тех же формах, что и документов на бумажной основе.