Делопроизводство и его структура.

Делопроизводством называют сферу деятельности человека по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения. Делопроизводством также называют отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи предположительно в XVII в. и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата (достигнутой договоренности)а: "тельно в ающую документирование и организацию работы с документами. Для этого издревле и создавали документы, т.к. устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не правильно понято. Уже в XVI в. употребляется слово «дело» как собрание документов, относящихся к какому-либо делу (вопросу). Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584г.

Современное делопроизводство включает:

- обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

- организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

В общем случае создание документа включает следующие стадии: изучение существа дела, сбор необходимой информации, подготовка проекта документа, согласование проекта, подписание документа.

Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется, в основном, с применением разного рода документов и связана с внедрение в управление компьютерных систем, делопроизводство в настоящее время именуют также документационным обеспечением управления (ДОУ).Оба термина равнозначны по содержанию и используются как синонимы.

Совокупность правил работы с документами в организации, подкрепленных соответствующими нормативно-правовым, материальным и кадровым обеспечением, составляет систему документационного обеспечения управления (или – систему делопроизводства).

Часть делопроизводства, непосредственно связанная с записью информации на определенном носителе с соблюдением установленных правил, т.е. процесс создания и оформления документа, называют документированием.

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» разных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были различны: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют в основном документы, созданные каким-либо способом письма (рукописным, машинописным, типографским, компьютерным), а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко-и видеозаписи). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение.

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. Сейчас практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и т.д.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов (заявления, объяснительные записки) создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления. Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст.5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Организация работы с документами – это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.

Движение документов между их составителями и исполнителями (с момента создания или получения документа до завершения исполнения или отправления) по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль исполнения, называют документооборотом.В технологию работы с документами входит: прием и первичная обработка документов, их предварительное рассмотрение и распределение, регистрация документов, контроль исполнения документов, информационно-справочная работа, исполнение документов, их отправка, систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Контроль исполнения документов –совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация их внутри дела. Номенклатура дел -систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке.

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественная понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин: «Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику, поэтому подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и т.д. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.

Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной, и во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, т.к. за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в её решении.

Полнота информации выражается её объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждый три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются ситуация и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Итак, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, а носителем этой информации выступает документ.

Документы используются в разных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка – историческим источником, кибернетика-докумен-талиста – носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Деятельность по организации хранения документов, обладающих значимостью для общества и имеющих ценность для собственника, относят к архивному делу.Делопроизводство охватывает вопросы оперативного хранения документов, экспертизы их ценности и подготовки к сдаче на архивное хранение.