Перечень форм первичной учетной документации по учету труда

Виды первичной учетной документации по личному составу.

Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в РФ регулируются Трудовым кодексом РФ.

Все этапы трудового цикла (от приема на работу нового сотрудника до его увольнения) подлежат документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу (персоналу, кадрам).

Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов: по учету кадров; по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Комплекс первичных учетных документов по личному составу в настоящее время унифицирован и приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. № 1.

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда – на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных организаций.

Документация по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда не является распорядительной документацией. Но в таблице приводится перечень унифицированных форм распорядительных документов по учету труда.

Таблица 1

Перечень форм первичной учетной документации по учету труда

В перечисленных формах предусмотрены зоны кодирования информации. Коды проставляют в соответствии с общероссийскими классификаторами:

- предприятий и организаций (ОКПО);

- управленческой документации (ОКУД);

- о населении (ОКИН);

- профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

- специальностей по образованию (ОКСО);

- видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП).

Коды, по которым нет ссылок на общероссийские классификаторы, предназначены для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники и проставляются по системе кодирования, принятой в организации. Если в организации кодирование информации не применяется, то предназначенные для них графы не заполняются.

Всю документацию в целом по личному составу, в т.ч. и первичную учетную, можно классифицировать на 4 группы в логическом порядке – по этапам трудового цикла работника:

- документация, связанная с комплектованием персонала организации;

- документация, связанная с процессом движения персона в период работы в организации;

- документация, связанная с отношением работника к трудовому кодексу;

- документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией (увольнением).

2. Оформление трудового договора

Сторонами трудового договора согласно ТК РФ (ст.56) являются работодатель и работник. Трудовой договор – это соглашение сторон, в соответствии с которыми работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном объеме выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Условия трудового договора могут быть изменены только по согласованию сторон и в письменном виде (ст. 57).

Трудовые договоры могут заключаться на неопределенный и на определенный срок – не более пяти лет («срочный трудовой договор»), если иной срок не установлен Трудовым кодексом или иными федеральными законами.

Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора (ст. 64).

Лицо, поступающее на работу, при заключении трудового договора согласно ст.65 предъявляет следующие документы:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- документ об образовании.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работодателем.

3. Оформление приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Издание приказа (распоряжения) работодателя о приеме на работу осуществляется на основании заключенного трудового договора (ст.68) с предъявлением основных и дополнительных (при необходимости) документов.

Подготовка приказа о приеме на работу сопровождается оформлением следующих документов:

Приказ о приеме на работу

Приказ оформляется по унифицированной форме (Т-1), если оформление производится индивидуально, или по форме Т-1а в случае одновременного оформления на работу нескольких работников.

При оформлении приказа о приеме на работу указываются наименование структурного подразделения, профессия (должность), испытательный срок (если он устанавливается), а также условия приема на работу характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.).

Подписанный приказ объявляют работнику под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

На основании приказа в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка. Для научных, научно-педагогических работников оформляется учетная карточка по форме Т-4. Приказ о приеме на работу является основанием для открытия бухгалтерией лицевого счета работника.

Оформление учетных карточек производится отделом кадров организации. Личная карточка является одним из основных документов по учету персонала.

Личные карточки содержат следующие сведения: общие данные о работнике, сведения о воинском учете, прием на работу и переводы на другую работу, профессиональная подготовка, повышение квалификации, поощрения и награды, отпуска, социальные льготы, основание увольнения.

4. Оформление трудовой книжки

Трудовая книжка – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В настоящее время в РФ параллельно действуют трудовые книжки двух образцов – старого и нового. Трудовые книжки нового образца, их ведение, порядок изготовления, учета и хранения осуществляются в соответствии с Правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003г. № 225.

Закон запрещает иметь несколько трудовых книжек. Без трудовой книжки прием на работу не допускается. Для лиц, поступающих на работу впервые, трудовая книжка оформляется кадровой службой организации в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку вносятся

- сведения о работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность);

- сведения о работе (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение);
- сведения о награждениях и поощрениях в соответствии с действующим законодательством (ордена, медали, почетные звания, поощрения за успехи в работе и т.д.);

- сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Взыскания в трудовую книжку не вписываются, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Все записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой организации после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока.

Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в неё под расписку в личной карточке.

Титульные листы трудовых книжек старого и нового образцов оформляются идентично. Реквизитами титульных листов являются: герб СССР или РФ, фамилия, имя, отчество работника, дата рождения, образование, профессия, специальность, дата заполнения, подпись владельца книжки, печать, подпись ответственного за выдачу и ведение трудовых книжек лица.

В тех случаях, когда трудовая книжка использована полностью, её дополняют вкладышем, вшиваемым в неё.

В случае утери трудовой книжки, по заявлению работника, руководство организации по последнему месту работы обязано выдать дубликат книжки в течение 15 дней со дня подачи заявления.

Контроль и учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется в специальном журнале.

5. Оформление служебной командировки

Служебной командировкой согласно ТК РФ (ст. 116) считается поездка работника по приказу работодателя на определенный срок для выполнения соответствующего поручения вне места постоянной работы. В комплекс документов по оформлению командировок входят:

- приказ о направлении отдельного работника или группы работников в командировку;

- командировочное удостоверение работника;

- служебное задание с отчетом о его выполнении;

- авансовый отчет.

Приказ о направлении в командировку отдельного работника или группы работников заполняется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, а также цель, время и место командировки.

Командировочное удостоверение – документ, удостоверяющий время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа о направлении в командировку.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении применяется для оформления и учета служебного задания, для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу.

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

Авансовый отчет составляется командированным (подотчетным лицом) и работником бухгалтерии в одном экземпляре. На оборотной стороне формы записывается перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, которыми могут командировочное удостоверение, квитанции, проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документа. Суммы затрат по оправдательным документам записываются по графам 1-6 оборотной стороны формы. Документы, прилагаемые к отчету, нумеруются командированным в порядке записи в отчете.

Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте, заполняются в случае выдачи командировочному лицу денежных средств в иностранной валюте.

Бухгалтерия организации проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность подсчета сумм. По результатам проверки на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицо и принимается к учету.

Остаток не использованного командированным аванса сдается в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерией организации в установленном порядке производится списание денежных сумм.

6. Оформление отпуска.

Все работники предприятий, организаций в соответствии с ТК РФ пользуются в течение года основным оплачиваемым отпуском продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью более 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск предоставляется работникам в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.

При оформлении отпуска используются следующие документы: график отпусков, приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска, записка-расчет о предоставлении отпуска работнику.

Право на использование отпуска за первый год работы появляется у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемы отпуск может быть предоставлен и ранее: женщинам – по беременности и родам, работникам в возрасте до 18 лет, работникам, усыновившим ребенка в возрасте до 3-х месяцев, и в некоторых других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения профсоюзного органа данной организации.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Продление или перенесение отпуска, разделение его на части, отзыв из отпуска, замена денежной компенсацией осуществляется в соответствии со статьями 124-126 ТК РФ.

Реализация права на отпуск при увольнении работника и предоставлении отпуска без сохранения заработной платы оговорены статьями 127, 128 ТК РФ.

Бухгалтерией организации согласно приказу о предоставлении отпуска производится расчет оплаты отпуска по форме Т-60, форма применяется для расчета заработной платы и других выплат при предоставлении работнику ежегодного оплачиваемого или иных отпусков.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в форме (графа 3) показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период, согласно правилам исчисления среднего заработка.

В графах 4, 5 указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде.

Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

7. Перевод работника на другую работу

Условия и порядок перевода работника на другую работу определяется ст.72, 74. Трудовой кодекс РФ предусматривает три вида переводов на другую работу: перевод на работу в той же организации, перевод на работу в другую организацию, перевод в другую местность, в т.ч. вместе с организацией. Все эти изменения трудового договора допускаются, как правило, только с письменного согласия работника.

Переводом на другую работу, требующую согласия работника, следует считать поручение ему работы, не соответствующей специальности, квалификации, должности, либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда, обусловленные при заключении трудового договора.

Не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятия, в учреждении, организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором.

Работодатель не вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

В случае производственной необходимости работодатель имеет право переводить работника на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в той же организации с оплатой труда по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Такой перевод допускается для предотвращения катастрофы, производственной аварии или устранения последствий катастрофы, аварии или стихийного бедствия, несчастных случаев, простоя (временной приостановки работы), уничтожения или порчи имущества, а также для замещения отсутствующего работника. При этом работник не может быть переведен на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Продолжительность перевода на другую работу для замещения отсутствующего работника не может превышать одного месяца в течение календарного года.

Приказ руководителя организации о переводе подготавливается по унифицированной форме Т-5. На основании приказа о переводе отдел кадров делает соответствующие отметки в трудовой книжке, личной карточке и других документах. Перевод на другое место, как правило, влечет за собой изменение оплаты труда, поэтому копия соответствующего приказа направляется в бухгалтерию.

В случае существенных изменений трудового договора или в соответствии с медицинским заключением возможен с письменного согласия работника перевод его на вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу, которую работник может выполнять с учетом его квалификации и состояния здоровья (ст.73). При отсутствии указанной работы, а также в случае отказа работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии со ст.77.

8. Оформление поощрений и взысканий работникам

Трудовой кодекс РФ предусматривает меры ответственности работника за ненадлежащее исполнением им своих обязанностей и систему мер поощрения за успешное и добросовестное их выполнение, а также порядок применения их к работникам (ст. 191-192). За образцовое выполнение трудовых обязанностей и другие достижения в работе применяются следующие поощрения: объявление благодарности, выдача денежной премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, занесение в Книгу почета и т.д.

Поощрение объявляется в приказе (распоряжении) по форме Т-11, доводится до сведения трудового коллектива и заносится в трудовую книжку работника. Основанием для издания приказа о поощрении является письменно представление руководителя соответствующего подразделения на имя работодателя.

За особые трудовые заслуги работники представляются в вышестоящие органы к поощрению, награждению орденами, медалями, почетными грамотами, нагрудными значками и присвоению почетных званий и звания лучшего работника по данной профессии.

ТК РФ за допущенные проступки предусматривает применение следующих дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, строгий выговор, увольнение по соответствующим основаниям. Для государственных служащих применяется дополнительно и такое взыскание, как предупреждение о неполном служебном соответствии.

Применение мер взыскания, не предусмотренных ТК РФ, не допускается. Взыскания в трудовую книжку не заносятся.

За отдельный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. До применения работодатель должен потребовать от работника объяснение в письменном виде. При отказе дать объяснение составляется соответствующий акт. Отказ работника дать объяснение не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ст. 193).

Дисциплинарное взыскание может быть обжаловано работников в государственную инспекцию труда или орган по рассмотрению трудовых споров.

Если в течение года со дня внесения дисциплинарного взыскания работник не будет подвергнут новому взысканию, то он считается не имеющим такового. Работодатель может снять с работника вынесенное дисциплинарное взыскание до истечение года, как по собственной инициативе, так и по просьбе работника, его непосредственного руководителя или представительного органа коллектива (ст. 195).

9. Документирование процесса увольнения

Основания прекращения трудового договора (увольнения) указаны в ст. 77 ТК РФ.

Согласно ст. 80 ТК РФ работник может уволиться по собственному желанию, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели.

По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.

В случаях, когда заявление работника об увольнении по его инициативе обусловлено невозможностью продолжения им работы 9зачисление в образовательное учреждение, выход на пенсию и др.), работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.

До истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора.

По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой и произвести с ним окончательный расчет.

Ели по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.

На основании принятого по заявлению решения (резолюция на заявлении) руководителем организации издается приказ по форме Т-8. Приказ готовится сотрудником отдела кадров и после его подписания объявляется работнику под расписку. В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке, в личной карточке по форме Т-2 и в лицевом счете (Т-54).

Бухгалтерия организации согласно приказу производит полный расчет с работником по форме Т-61. При этом лицевая сторона формы заполняется сотрудником отдела кадров, оборотная – бухгалтерией организации.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за неиспользованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4,5 указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Порядок расторжения трудового договора (увольнения) по инициативе работодателя подробно освещается в ст. 81-82 ТК РФ.