Документальное оформление движения основных средств

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляют типовыми формами первичной учетной документации.

Операциями по поступлению основных средств являются ввод их в действие в результате осуществления капитальных вложений, безвозмездное поступление основных средств, аренда, лизинг, оприходование неучтенных ранее основных средств, выявленных при инвентаризации, внутреннее перемещение.

Поступающие основные средства принимает комиссия, назначаемая руководителем организации. Для оформления приемки комиссия составляет в одном экземпляре акт о приеме-передаче основных средств (форма № ОС-1 — акт о приеме-передаче объем основных средств (кроме зданий, сооружений); форма № ОС-1а акт о приеме-передаче здания (сооружения); форма № ОС-1 б – акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий и сооружений)).

Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость, приняты одновременно под ответственность одного и того же лица.

В актах указывают наименование объекта, год постройки или выпуска заводом, краткую характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств.

Если объект основных средств принадлежит нескольким фирмам, то в справочном отделе акта указывают участников долевой собственности и их доли. В случае выражения стоимости купленного объекта в иностранной валюте указывают вид валюты и ее сумму по курсу Банка России на дату принятия объекта к учету. После оформления акт о приеме-передаче основных средств передают в бухгалтерию организации. К акту прилагают техническую документацию, относящуюся к данному объекту (паспорт, чертежи и т. п. ) .

На основании этих документов бухгалтерия производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств, после чего техническую документацию передают в технический или другой отдел предприятия.

Акт утверждает руководитель организации. При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах (для организации сдающей и организации, принимающей основные средства).

Поступившее на склад оборудование для установки оформляют актом
о приеме (поступлении) оборудования. В акте указывают наименование оборудования, тип, марку, количество единиц, стоимость, обнаруженные дефекты. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается всеми членами приемной комиссии. В случае невозможности произвести качественную приемку оборудования при его поступлении на склад акт о приемке оборудования является предварительным, составленным по наружному осмотру.

Передачу оборудования монтажным организациям оформляют актом о приеме-передаче оборудования в монтаж с указанием в нем монтажной организации, наименования и стоимости переданного оборудования, его комплектности и выявленных при наружном осмотре оборудования дефектах. Акт подписывают представители заказчика и монтажной организации и материально ответственное лицо принявшее переданное оборудование на хранение.

На дефекты, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания оборудования, а также по результатам контроля составляется акт о выявленных дефектах оборудования. В нем указывают по каждому наименованию оборудования выявленные дефекты и мероприятия или работы для устранения выявленных дефектов. Акт подписываю представители заказчика, подрядчика и организации-исполнителя.

Приемку законченных работ по ремонту, реконструкции и модернизации объекта оформляют актом о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств. В акте указывают изменение в технической характеристике и первоначальной стоимости объекта, вызванное реконструкцией и модернизацией (стоимость выполненных работ — по договору и фактическую). Акт подписывают работник цеха (отдела) или комиссия, уполномоченные на приемку основных средств и представитель цеха (предприятия), производящего реконструкцию и модернизацию, после чего акт сдают в бухгалтерию организации, которая производит соответствующие записи в инвентарной карточке по учету основных средств. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию осуществляет сторонняя организация , акт составляют в двух экземплярах (по экземпляру обеим сторонам).

Внутреннее перемещение основных средств из одного цеха (производства, отдела, участка) в другой, а также их передачу из запаса (со склада) в эксплуатацию оформляют накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств. Накладную выписывают в трех экземплярах работник цеха (отдела) сдатчика. Первый экземпляр передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта в инвентарном списке основных средств, третий передается получателю.

Операции по списанию основных средств оформляют актом списании основных средств (форма № ОС-4 — акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств); форм № ОС-4а —акт о списании автотранспортных средств; форм № ОС-4б — акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)). Акт составляет комиссия, назначаемая руководителем организации, в двух экземплярах (первый передается в бухгалтерию, второй остается у сотрудника, ответственного за сохранность объекта).

В актах на списание основных средств указывают техническое состояние и причину списания объекта, первоначальную стоимость, сумму амортизации, затраты на списание, стоимость материальных ценностей (запасных частей, металлолома и т.п.), полученных от ликвидации объекта (выручки от ликвидации), результат от списания.

Аналитический учет основных средств.

Основным регистром аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки (форма № ОС-6 — инвентарная карточка учета объектов основных средств ; форма № ОС-6а — инвентарная карточка группового учета объектов основных средств; форма № ОС-6б - инвентарная книга учета объектов основных средств — для объектов основных средств малых предприятий).

Карточка состоит из семи разделов. В них указывают сведения об объекте на дату передачи (год выпуска, последнего капитального ремонта, срок эксплуатации, сумма начисленной амортизации и сумма остаточной стоимости), данные об объекте на дату принятия к учету (первоначальная стоимость и срок полезного использования) и о переоценках (сроки, коэффициенты пересчета и восстановительная стоимость), сведения о приемке, внутренних перемещения и выбытии объектов, об изменениях первоначальной стоимости объектов, затратах на ремонт и краткую индивидуальную xарактеристику объекта.

Инвентарные карточки формы № ОС-6 составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Карточки №ОС-6а используются для группового учета однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость, одинаковое производственно-хозяйственное назначение и вступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце.

При размещении в одном здании нескольких структурных подразделений (цехов, отделов и т.п.), по которым затраты планируются отдельно, в дополнение к общей инвентарной карточке следует открыть справочные инвентарные карточки отдельно по каждому направлению (коду) затрат с пометкой «для начисления амортизации» в соответствии с утвержденным распределением площади и первоначальной стоимости инвентарного объекта между соответствующими пользователями.

Инвентарные карточки заполняют на основе первичных документов (актов о приеме-передаче, технических паспортов и др.) и передают затем под расписку в соответствующий отдел организации. По месту нахождения (эксплуатации) основных средств для контроля за их сохранностью можно вести инвентарные списки основных средств. В них записывают номер и дату инвентарной карточки, инвентарный номер объекта, его полное название, первоначальную стоимость и данные о выбытии (перемещении) — дату и номер документа и причину выбытия. Разрешается вести учет объектов основных средств по месту их нахождения в инвентарных карточках. В этом случае инвентарные карточки выписывают в двух экземплярах и второй экземпляр передают по месту нахождения объекта. Учет объектов основных средств по месту нахождения осуществляют лица, ответственные за сохранность этих средств.

В бухгалтерии инвентарные карточки формируют в инвентарную картотеку, в которой они разделены на группы по видам основных средств.

1. Синтетический учет наличия и движения основных средств

Синтетический учет наличия и движения основных средств, принадлежащих предприятию на правах собственности, осуществляется следующих счетах:

«Основные средства» (активный);

«Амортизация основных средств» (пассивный);

91- «Прочие доходы и расходы» (активно-пассивный)

Счет 01 «Основные средства» предназначен для получения информации о наличии и движении принадлежащих организации на правах собственности основных средств, находящихся в эксплуатации, запасе, на консервации или сданных в текущую аренду.

Стоимость основных средств, поступивших в качестве вклада в уставный капитал, оформляют бухгалтерскими записями:

Дебет счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит счета 75 «Расчеты с учредителями»

Дебет счета 01 «Основные средства» Кредит счета 08 «Вложения во внеоборотные активы»

Основные средства, приобретенные за плату у других opганизаций и лиц, а также созданные в самой организации, отражают по дебету счета 01 «Основные средства» и кредиту счета 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Безвозмездно принятые основные средства приходуют по дебету счетов 08 «Вложения во внеоборотные активы» и кредиту 98 «Доходы будущих периодов», субсчет 98-2 «Безвозмездные поступления». Стоимость безвозмездно полученных основных средств по мере начисления амортизации по ним списывается с субсчета 98-2 «Безвозмездные поступления» в кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Следовательно, по безвозмездно принятым основным средствам составляются следующие бухгалтерские записи:

Дебет счета 08 Кредит счета 98 – отражена рыночная стоимость безвозмездно поступившего имущества, которое будет учтено в составе основных средств.

Дебет счета 01 Кредит счета 08 - принято к учету и введено в эксплуатацию основное средство по первоначальной стоимости

Дебет счетов учета затрат (25, 26 и др.) Кредит счета 02 -начислена амортизация по основному средству;

Дебет 98 Кредит 91 -начислена амортизация по основному средству;

При выбытии основных средств накопленная амортизация по объекту списывается в уменьшение его первоначальной стоимости. При этом дебетуют счете 02 и кредитуют счет 01.

При выбытии основных средств вследствие продажи, по причине ветхости, морального износа, безвозмездной передачи остаточная стоимость объекта списывается со счета01 «Основные средства» и дебет 91. Прочие доходы и расходы». Кроме того, по дебету счета 91 отражают все расходы, связанные с выбытием основных средств, а по кредиту — все поступления, связанные с выбытием основных средств (выручка от продажи объектов, стоимость материалов, лома, утиля, полученных при ликвидации объектов, и др.). Таким образом, на счете 91 «Прочие доходы и расходы» формируется финансовый результат от выбытия основных средств. Ежемесячно этот финансовый результат списывается со счета 91 на счет 99 «Прибыли и убытки».

При продаже основных средств их продажную стоимость отражают по дебету счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредитора ми» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы». Одновременно остаточную стоимость основных средств списывают с кредита счета 01 «Основные средства» в дебет счета 91, а сумму амортизации по проданным основным средствам — в дебет счета 02 «Амортизация основных средств» и кредит счета 01. В дебет счета 91 списывают также НДС по основным средствам (с кредита счета 68 «Расчеты по налогам и сборам») и расходы по продаже основных средств с кредита счетов 23 «Вспомогательные производства» и др.

При безвозмездной передаче основных средств их остаточная стоимость списывают с кредита счета 01 «Основные средства» в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», а сумму амортизации – с кредита счета 01 в дебет счета 02 «Амортизация основных средств». Расходы по демонтажу, упаковке, транспортировке и др. безвозмездно передаваемым объектам отражают по дебету счета с кредита соответствующих расчетных и других счетов. Финансовый результат от безвозмездной передачи основных средств списывают со счета 91 на счет 99 «Прибыли и убытки».

При передачи основных средств в счет вклада в уставный капитал делаются следующие проводки:

Дебет 58 Кредит 76– отражена задолженность по вкладам в уставный капитал дочерней компании.

Дебет 02 Кредит 01– отражена амортизация, начисленная за период эксплуатации объекта.

Дебет 76 субсчет «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал» Кредит 01 – внесено основное средство в качестве вклада в уставный капитал дочерней компании.

Если остаточная стоимость переданного основного средства отличается от его оценки, согласованной учредителями, разницу учтите в составе прочих доходов или расходов. При этом сделайте одну из следующих проводок:

Дебет 76 субсчет Кредит 91– отражена положительная разница между оценкой основного средства, согласованной учредителями, и его остаточной стоимостью;

Дебет 91 Кредит 76– отражена отрицательная разница между оценкой основного средства, согласованной учредителями, и его остаточной стоимостью.

В налоговом учете при передаче основного средства в уставный капитал у компании не возникает ни доходов, ни расходов. Также при передаче основного средства в уставный капитал не нужно начислять НДС, так как такая передача не является реализацией. Однако ранее принятый к вычету «входной» НДС по основному средству придется восстановить – в части, пропорциональной остаточной стоимости объекта.

Выявленные по инвентаризации неучтенные основные средства подлежат оприходованию по дебету счета 01 «Основные средства» с кредита 91 «Прочие доходы и расходы» с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц(у бюджетных организаций излишки относят на увеличение финансирования или фондов).

Для выбытия основных средств к счету 01 «Основные средства» открываться субсчет «Выбытие основных средств». В дебет этого субсчета переносят стоимость выбывшего объекта, а в кредит - сумму накопленной амортизации. Остаточная стоимость списывается со счета 01 «Основные средства» на счет 91 «Прочие доходы и расходы».