Поиск, фильтрация и редактирование в списках

Поиск и фильтрацию можно осуществить с помощью автофильтра и расширенного фильтра. Поиск производится на основе задаваемых критериев – требований. Результатом фильтрации является временное скрытие записей, не удовлетворяющих критериям.

Критерий может состоять из одного значения. В критериях на основе сравнения можно применять операции: =, >, >=, <, <=, <> (не равно).

При поиске близкого соответствия применяются символы * и ?. Значок * заменяет любое количество символов, значок ? заменяет один символ. При поиске (например, в настраиваемом фильтре Автофильтра) всех фамилий, начинающихся на Ив, можно использовать шаблон «Ив*» .

Автофильтр.

Для вызова Автофильтра следует поместить курсор в таблицу и нажать кнопку Фильтр на панели Сортировка и Фильтр (вкладки Данные). В строке с заголовками столбцов появляются кнопки раскрывающихся списков (кнопки со стрелками). Возможны три типа фильтров: по значениям списка (в нижней части Меню фильтрации), по формату, по условиям. Они являются взаимоисключающими.

Нажатие на кнопку открывает меню фильтрации с вариантами: Сортировка (по убыванию, …) и (если столбец содержит числа) , Числовые фильтры (=, >=, первые 10, …) или Настраиваемый фильтр, включающий задание (в окне Пользовательский автофильтр) условий отбора (можно использовать одно условие с логической операцией И (или ИЛИ)).

Если столбец является текстовым, то меню фильтрации вместо команды Числовые фильтры будет содержать команду Текстовые фильтры (с вариантами равно, не равно, начинается с , содержит, …и Пользовательский автофильтр).

Если столбец содержит значения в формате Даты, то меню фильтрации будет содержать команду фильтры по дате.

Фильтровать данные можно по нескольким столбцам одновременно.

Для снятия всех галочек нужно выбрать Выделить Все.

Чтобы выключить автофильтр нужно снова нажать кнопку Фильтр на панели Сортировка .

Расширенный фильтр.

Позволяет задавать условия с И (требование одновременного выполнения двух или более условий) и ИЛИ (при фильтрации отбираются записи, удовлетворяющие хотя бы одному из условий) для нескольких столбцов, три и более условий для конкретного столбца, вычисляемые условия.

На свободной части Листа необходимо создать диапазон критериев (вспомогательную

небольшую табличку). Диапазон критериев состоит по крайней мере из двух строк: в верхней указываются имена полей (по которым проводится отбор), во второй и последующих строках – соответствующие условия отбора. Заголовки в диапазоне критериев должны точно совпадать с заголовками столбцов в списке.

Пример. Пусть имеется таблица, содержащая столбец “Возраст”. Если требуется выдать только строки таблицы, соответствующие возрасту “40”, то вводится диапазон критериев, состоящий из одного столбца с двумя ячейками. В верхнюю ячейку вводится текст “Возраст”, в нижнюю – число 40.

Расширенный фильтр может использоваться для извлечения строк из списка и вставки копий этих строк в другую часть текущего листа (тогда применяется диапазон для извлечения). В этом случае исходная таблица не меняется, а новая таблица (результат фильтрации ) появляется в указанном месте Листа.

Чтобы воспользоваться расширенным фильтром: на Данные - Сортировка щелкнуть Фильтр, Дополнительно. В появившемся окне Расширенный фильтр указать диапазон списка и диапазон условий (можно, после щелчка в соответствующей строке окна, выделить на Листе соответствующие диапазоны). Если выбрать скопировать результат в другое место, то нужно будет задать диапазон, в который будут помещены отфильтрованные данные.

Использование И в условиях расширенного фильтра:чтобы связать условия логической операцией И, нужно эти условия расположить в одной строке диапазона условий.

Пример 1: Имя Отдел Дата - 1-я строка диапазона условий

Иван Бухгалтерия >01.01.1970 - 2-я строка диапазона условий

В этом случае будут отобраны люди с именем Иван, работающие в бухгалтерии, с датой рождения > 01.01.1970 .

Использование ИЛИ в условиях:чтобы связать условия логической операцией ИЛИ, нужно эти условия расположить в разных строках диапазона условий.