Составляющие внутренней среды организации

Менеджер формирует и изменяет, если это необходимо, внутреннюю среду организации, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.

Внутренние переменные

— это ситуационные факторы внутри организации. Так как организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные являются результатом управленческих решений. Но это не означает то, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто такое, что руководство должно преодолеть в своей работе.

Основными переменными в самой организации, которые требуют внимания руководства, выступают цели, структура, задачи, технология и люди.

1. Цели.

В узком смысле организация представляет собой по крайней мере 2 человека с осознанными общими целями. В широком смысле — это средство достижения целей, позволяющее людям выполнять коллективно то, чего они не могли бы выполнить индивидуально. Цели есть определенные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильная формулировка целей и постановка задач на 50 % предопределяют успешность решения.

Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Прибыль — это ключевой показатель организации. Принятый в 1995 г. Гражданский кодекс Российской Федерации (ст. 50 ч.1) зафиксировал, что основной целью коммерческих организаций является извлечение прибыли.

Выделяют три основных типа ориентации организации на прибыль:

— ее максимизацию;

— получение «удовлетворительной» прибыли, т. е. суть состоит в том, что при планировании прибыли она считается «удовлетворительной», если будет учитываться степень риска;

— минимизацию прибыли. Этот вариант обозначает максимизацию минимума ожидаемых доходов наряду с минимизацией максимума потерь.

Большинство организаций получение прибыли не считают главной целью своего функционирования. Это касается некоммерческих организаций, например церквей, благотворительных фондов. Однако, как и в предыдущих случаях, организаций может существовать только в условиях ее прибыльности.

Только вместо максимизации дохода рост нормы прибыли выражен в других показателях:

— удовлетворение потребителя или пользователя услуг;

— позиция на рынке, часто связанная с желанием рыночного лидерства;

— условия благосостояния работающих и развитие хороших отношений среди персонала;

— публичная ответственность и имидж организации;

— техническая эффективность, высокий уровень производительности труда, придание особого внимания научным исследованиям и разработкам;

— минимизация издержек производства и т. д.

2. Структура.

Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.

Структура организации

— это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре, является специализированное разделение труда. В большинстве современных организаций разделение труда вовсе не означает случайного разделения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда, т. е. закрепление определенной работы за специалистами, теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Например, разделение труда между экспертами по маркетингу, финансам и производству.

На сегодняшний день практически во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет место горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области. То, как именно осуществить разделение труда в организации, является одним из основным вопросов, управленческим решением.

Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда необходимо для успешной групповой работы. Центральной характеристикой вертикальной иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Лицо, находящееся на высшей ступени, может иметь в своем подчинении нескольких менеджеров среднего звена, представляющих различные функциональные области. Эти руководители в свою очередь могут иметь в подчинении несколько линейных руководителей. Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет сферу контроля. Различают широкую и узкую сферу контроля в зависимости от числа подчиненных. Обычно узкой сфере контроля соответствует многоуровневая структура, а широкой — плоская структура управления.

Система управления организацией характеризуется отсутствием идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри организации и вне ее могут оказывать непосредственное влияние. Кроме того, ни сфера контроля, ни «высота» структуры — не показатели величины самой организации.

Необходимость в координации, существующая всегда, становится необходимой, когда работа четко делится и по горизонтали, и по вертикали, как это имеет место в крупных современных организациях. Если руководство не создаст формальных механизмов координации, люди не смогут выполнять работу вместе. Без соответствующей формальной координации различные уровни, функциональные зоны и отдельные лица легко могут сосредоточиться на обеспечении своих собственных интересов, а не на интересах организации в целом.

Формулирование и сообщение целей организации в целом и каждого ее подразделения представляет собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция управления играет определенную роль в координировании специализированного разделения труда. Руководители всегда должны ставить перед собой вопрос о том, каковы их обязательства по координации и что они делают, чтобы их выполнить.

3. Задачи.

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача — это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Считается, что, если задача будет выполнена тем способом и в те сроки, которые предписаны, то организация будет действовать успешно.

Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией. Например, на обычном заводском конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера заключается в работе с людьми. В то же время задачи казначея корпорации в основном связаны с информацией.

Одним из основных вопросов в работе являются частота повторения определенной задачи и время, необходимое для ее выполнения. Например, машинная операция может состоять в выполнении задачи по сверлению отверстий тысячу раз в день. Чтобы выполнить каждую операцию, требуется всего лишь несколько секунд. Исследователь выполняет разнообразные и сложные задачи, и они могут вовсе не повторяться ни разу в течение дня, недели или года. Для того чтобы выполнить некоторые из задач, исследователю требуется несколько часов или даже дней. Управленческая работа носит менее монотонный, повторяющийся характер и время выполнения каждого вида работы увеличивается по мере перехода управленческой работы от низшего уровня к высшему.

Изменения в характере и содержании задач тесно связано с эволюцией специализации. Как показал в своем знаменитом примере о производстве булавок Адам Смит, специалист может существенно увеличить производительность труда. В нашем веке технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали задачи углубленными и сложными до такой степени, о которой не могли предполагать экономисты.

4. Технология.

Технология как фактор внутренней среды имеет большое значение. Большинство людей рассматривают технологию как «нечто, связанное с изобретениями и машинами», например с полупроводниками и компьютерами. Однако социолог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и общество, описывает технологию как средство преобразования сырья, включающего людей, информацию или физические материалы в искомые продукты и услуги.

Технология подразумевает стандартизацию и механизацию, т. е. использование стандартных деталей может существенно облегчить процесс производства и ремонта. В настоящее время существует относительно небольшое количество товаров, процесс производства которых не стандартизован. В начале века появилось такое понятие, как сборочные конвейерные линии. Сейчас этот принцип используется почти повсеместно и очень сильно повышает производительность организаций.

Технология как фактор, оказывающий весомое влияние на организационную эффективность, требует тщательного изучения и классификации.

Например, классификация технологии, предложенная Джоан Вудворд, пользующаяся наибольшей известностью, предполагает выделение трех категорий технологий:

— единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где одновременно изготавливается только одно изделие;

— массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи;

— непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, которое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по характеристикам продукта в больших объемах. Например, переработка нефти, работа электростанций.

Социолог и теоретик организации Джеймс Томпсон предлагает другие три категории технологий, но не противоречащие трем предыдущим:

— многозвенные технологии, характеризуемые серией независимых задач, которые должны выполняться последовательно. Например, сборочные линии массового производства;

— посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, например, как клиенты или покупатели, которые являются или хотят быть взаимозависимыми;

— интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов, навыков или услуг, для того чтобы произвести определенные изменения в материале, поступающем в производство.

Эти две категории не различны, так как, например, многозвенные технологии эквивалентны технологиям массового производства, а посреднические технологии занимают промежуточное место между индивидуальными технологиями и технологиями массового производства.

Характерной чертой технологии является отсутствие приоритета одного типа технологии над другим. В одном случае может быть более приемлем один тип, а в другом подходит противоположный. Внутри организации человеческий потенциал является решающим фактором при определении относительного соответствия конкретной задачи и содержания операций избранным технологиям, т. е. никакая технология не может быть полезной и никакая задача не может быть выполнена без сотрудничества людей.

5. Люди.

Люди являются основой любой организации. Именно кадры организации создают его продукт, формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

Люди, работающие в организации, имеют весомые отличия друг от друга по таким параметрам, как пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, способности и т. д. Все эти отличия могут оказывать влияние как на характеристики работы и поведение отдельного работника, так и на действия и поведение других членов организации. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные последствия его действий. В отличие от машины человек имеет желания, и для него характерно наличие отношения к своим действиям и действиям окружающих, что в свою очередь может оказывать влияние на результаты его труда. В связи с этим менеджменту приходится решать ряд чрезвычайно сложных задач, от чего в большей степени зависит успех функционирования организации.

Деятельность внутри организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов. В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других организациях, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в небольшом размере. Однако, несмотря на разнообразие действий, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации и являются объектом управления со стороны менеджмента.

Данными функциональными группами процессов являются следующие:

— производство;

— маркетинг;

— финансы;

— работа с кадрами;

— эккаунтинг, т. е. учет и анализ хозяйственной деятельности.

Управление производством состоит в осуществлении управления процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде.

Для этого менеджмент осуществляет следующие операции:

— управление разработкой и проектированием продукта;

— выбор технологического процесса, расстановку кадров и техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта;

— управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов;

— управление запасами на складах, включающее в себя управление хранением закупленных товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования и конечной продукции;

— контроль качества.

Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации созданного организацией продукта связать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целей организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как изучение рынка, реклама, ценообразование, создание систем сбыта, распределение созданной продукции, сбыт.

Управление финансами состоит в том, что менеджмент осуществляет управление процессом движения финансовых средств в организации. Для этого осуществляется: составление бюджета и финансового плана; формирование денежных ресурсов; распределение денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации; оценка финансового потенциала организации.

Управление персоналом связано с обеспечением производственной и других сфер человеческими ресурсами (найм, подготовка и переподготовка персонала). Также предполагает выполнение всех управленческих действий, связанных с социальной сферой, оплатой, благосостоянием и условиями найма.

Управление эккаунтингом предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации с целью сравнения фактической деятельности организации с ее возможностями, а также с деятельностью других организаций. Это позволяет организации выделить проблемы, на которые она должна обратить пристальное внимание, и выбрать максимально эффективные пути осуществления ее деятельности.