ОТ ИМЕНИ ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА НА ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА

г._________________ _________________________________

(число, месяц, год прописью)

Настоящий доверенностью ___________________________________________________

(наименование и местонахождение организации)

в лице _______________________, действующего на основании _____________________________

(ф.и.о., должность) (устав, положение и пр.)

уполномочивает _____________________________________________________________________

(ф.и.о.)

паспорт серии _______ № _________, выдан «___» __________ 200 __ г. ____________________

(когда выдан)

_____________________________________________________________________________________

(кем выдан)

заключать договоры _________________________________________________________________

(указать вид договора) с_____________________________________на_____________________________________________

(наименование организации) (указать условия договора, либо фразу «по его усмотрению»)

и выполнить все необходимые действия, связанные с выполнением настоящего поручения.

Настоящая доверенность выдана сроком на ____________________________________________

(с правом передоверия, без права передоверия)

Подпись ____________________

М.П.

Лекция № 7. Требования к оформлению и правила выдачи копий документов

План:

1. Подлинник и копийность документов.

2. Правила выдачи копий документов.

1. Подлинник официального документа – это «первый или единственный экземпляр официального документа».

В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовление копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.

Как правило, при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником. Исключение составляют некоторые виды документов (акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).

В единичном экземпляре изготавливаются такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др.

Подлинники большинства документов (распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии.

Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии.

Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Под внешними признаками понимают носитель информации, физическое состояние документов, размер документа, элементы делопроизводственного или художественного оформления.

В зависимости от способа изготовления копии бывают факсимильные и свободные.

Факсимильные копии – точно воспроизводят все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение. Факсимильные копии можно изготовить с помощью средств оргтехники, типографским способом.

Свободная копия документа – может, изготовлена рукописным или машинописным способом. Она полностью может воспроизводить информацию официального документа, но не абсолютно точно воспроизводит внешние признаки (шрифт, подписи, печати).

2.Для того чтобы копия документа приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить.

Заверенная копия документа – это копия документа на которой в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003 проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под установленным порядком подразумеваются четко определенные действующими нормативными правовыми актами правила о том, кот и какие виды копий официальных документов имеет право заверять. Так, например, свидетельствовать верность копии официального документа, изложенного на иностранном языке, должен нотариус.

Для организаций, изготавливающих копии официальных документов для собственного использования или выдачи их на руки граждан, установлены стандартные правила:

1. Организация имеет права изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация.

2. Копии официальных документов организации, в том числе копии архивных документов, выдаются на руки гражданам только с разрешения руководства организации или руководителя службы делопроизводства.

3. Организация может изготовить копии официальных документов других организаций и заверить их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Например, при приеме на работу организация может изготовить и заверить копию диплома работника, которая будет подшита в его личное дело.

4. Запрещено изготавливать копии следующих документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и не оговоренные исправления.

Копию, изготовленную в организации, заверяют путем проставления на ней реквизита «Отметка о заверении копий» по полной или краткой форме.

Копии бывают следующих видов: полная копия; выписка; оттиск.

Полная копия – официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации.

Если официальный документ должен доводиться до сведения и исполнения значительного числа организаций или исполнителей, его копии изготавливаются с помощью средств оргтехники в нужном числе. В этом случае копирование осуществляется не с подлинника (подпись руководителя не разрешается копировать таким образом), а со специально подготовленного для размножения повторного экземпляра документа, на котором в реквизите «Подпись» отсутствует личная подпись руководителя. Ниже указанного реквизита проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением канцелярской печати (гербовую печать организации также нельзя копировать таким образом), например:

Верно

Для того чтобы копия документа приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить.

Начальник канцелярии подпись И.О. Фамилия

00.00.0000

Выписка из официального документа, например, из приказа, протокола, изготавливается в том случае, если нет необходимости изготавливать полную копию. Выписка оформляется следующим образом:

· в наименовании вида документа указывается: ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА;

· воспроизводится полностью вводная часть (если она есть) официального документа;

· из основной части текста документа выписывается тот пункт, информация которого необходима;

· воспроизводится реквизит «подпись» (без личной подписи);

· проставляется отметка о заверении копии по полной форме с проставлением печати.

Отпуск – это копия исходящего документа, которая подшивается в дело организации, а подлинник документа, например служебного письма, направляется адресату. На втором экземпляре документа проставляется в установленном месте отметка о заверении копии по краткой форме, т.е. без указания должностного лица, ее заверившего, и расшифровки подписи. Если отпуск оформлен не на бланке организации, то на него должны быть перенесены дата, регистрационный номер и ссылка на индекс и дату с первого экземпляра.

От копии документа следует отличать дубликат, который представляет собой повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Дубликат изготавливается в случае утери подлинника (например, свидетельства о рождении, аттестата или диплома и др.) на таком же бланке, что и подлинник. На дубликате имеются подлинные печать и подпись должностных лиц, имеющих право подписи на этих документах на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка в виде слова «дубликат».

Пример:

Федеральное агентство по образованию

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

00.00.0000 № 00 Москва

Об утверждении положения о порядке аттестации педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образовательных учреждений

В соответствии с Федеральным законом от 00.00.0000 № 00-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в Закон Российской Федерации «Об образовании» (Собрание законодательства Российской Федерации, 0000 № 0, ст. 000) и Положением о Федеральном агентстве по образованию Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 00.00.0000 № 000 (Собрание законодательства Российской Федерации, 0000, № 00. ст. 000)

ПРИКАЗЫВАЮ:

4. Установить, что:

формы и процедуры проведения аттестации, педагогических и руководящих работников государственных и муниципальных образовательных учреждений, определенные органами управления образованием субъектов Российской Федерации, до утверждения в установленном порядке вариативных форм и процедур аттестации, применяются в части, не противоречащей настоящему Положению;

квалификационные категории, присвоенные педагогическим и руководящим работникам государственных и муниципальных образовательных учреждений до введения в действие настоящего Положения, сохраняются в течение срока, на который они присвоены.

Министр И.О. Фамилия

Верно

Начальник канцелярии П.И. Фамилия

00.00.0000

Контрольные вопросы:

1. Что такое подлинник документа?

2. Когда копия документа приобретает юридическую силу?

3. Каковы правила выдачи копий в организации?

4. Чем факсимильная копия отличается от свободной?

5. Что представляет собой отметка о заверении копии и где она помещается на документа?

6. Какие бывают виды копий?

7. Как оформляется полная копия официального документа?

8. В чем особенность оформления выписки?

9. Что собой представляет отпуск документа и как он заверяется?

Список использованной литературы

Основная:

1. Басаков М.И. Как правильно подготовить приказ: Учебное практическое пособие – М.: Изд-во торговая корпорация «Дашков и К°». Учебно-практическое пособие. 2003.

2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. 3-е изд., перераб. и доп. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2001.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядите6льной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2003.

6. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2003.

7. Инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) в Администрации Президента Российской Федерации (утверждена распоряжением Администрации Президента РФ от 02.08.1995. № 1418).

8. Организация работы с документами: Учебник/В.А.Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 2000.

9. Печникова Т.В., Печников А.В. Практика работы с документами в организации. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». 1999.

Дополнительная:

1. Дзгоева Ф.О. Образцы приказов по кадрам. С учетом постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» № 225 от 16 апреля 2003. – М.: «КОДЕКС». 2003.

2. Первичные документы по учету труда и его оплаты. Утверждены Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М.: Росархив, 19994.

4. Трудовой кодекс Российской Федерации (Официальный текст по состоянию на 30.12.2001г.). – М.: 2002.

5. Чувенков А.Ю., Янковская В.Ф. Оформление документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: Дело, 2003.

6. Журналы: «Делопроизводство», «Секретарское дело».