Секретарь подпись И.О. Фамилия

1. Характеристика и состав справочно-информационных документов

Одной из наиболее многочисленных групп организационно-распорядительных документов является справочно-информационная документации, в состав которой входят служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные и служебные записки, справки, акты, и др.

Все эти документы содержат информацию, которая может побудить администрацию организации к каким-либо действиям; иногда документы подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.

Через служебные письма, телеграммы и телефонограмму осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется предварительное общение, т.е. они соединяют организацию с другими учреждениями, организациями, предприятиями.

Письма

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по почте.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида: письма, факсы.

По содержанию и назначению письма бывают:

• инструкционные (директивные) – исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экономии и др.;
• гарантийные – содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции;
• информационные – содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения;
• рекламные – содержат рекламу, цены предлагаемых товаров и услуг;
• коммерческие – составляются при заключении и выполнении контрактов. Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложения (оферту) на поставку товара, оплаты, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламы, кредитные письма;
• рекламационные (претензионные) – в которых предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документы (рекламации);
• кредитные – при заключении контрактов с иностранными партнерами, в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номерами валютного расчетного счета и гарантии банка оплаты покупателем товаров или услуг;
• письма-запросы, – в которых предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента дать ответное письмо;
• сопроводительные – когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительное письмо не несет смысловой нагрузки, то его составлять не следует, т.к. в этом случае оно становится ненужной формальностью.

Для составления писем, факсов используется специальный бланк для писем. В письмах, факсах название вида документа не указывается (кроме гарантийных).

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: справочные данные об организации, дата, номер (индекс), ссылка на номер и дату входящего документа (если письмо является ответом), заголовок (изложенный одной фразой), адресат (в котором должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат»: фирма, структурное подразделение, должность, имя, отчество, фамилия, почтовый адрес получателя).

Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие. Если документ направляется более чем четырем адресам, составляется список рассылки, и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный документ. Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нем следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события предоставляться объективно, а все излагаемые вопросы должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно

Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной частей. В водной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылки на факты, даты, документы, например: В связи с тем, что при получении груза на станции 00.00.0000 года по накладной № 0000 в исправном вагоне с не нарушенными пломбами грузополучателя при вскрытии ящиков и проверки содержимого с участием представителя… была обнаружена недостача… штук изделий на сумму….