Address, Telephone Number, Fax Number YAT, registered XXXXXXXX (2)

Факс – документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является, по сути, копией переданного документа.

По телефаксу могут предаваться любые виды документов и приложений к ним - таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии и т.д.

Факсы в большой степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.

Дополнительные данные, которые представляет сам аппарат (телефакс), является:

• указание кода отправителя;
• дата и время передачи;
• номер телефакса (аппарата), с которого передана информация;
• количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение (CONTIMATION REPORT) о том, что информация дошла до получателя, в котором указывается – код фирмы получателя, номер телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (P) и результат (RESULTS). Главной является графа «RESULTS)», в которой ставится «OK» (O’ KEY), если сообщение получено полностью и без ошибок, или «NG»(негатив), если имелись сбои во время получения факса.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимо скопировать, т.к. факсовая бумага недолговечна.

Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года (ст. 74 «перечня документов с указанием сроков хранения» и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с инофирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт, гарантии и др.) хранится 10 лет (ст. 83 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

Докладные записки

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

В зависимости от содержания назначения докладные записки делаться на информационные и отчетные.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе работ могут представляться руководству систематически.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направляемые руководителю) и внешние (направляемые в вышестоящие инстанции).

Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4. Подписываются руководителем организации.

Внутренние докладные записки пишутся на листе бумаги (допускается рукописный способ) подписываются составителем (автором).

Докладная записка должна иметь следующие реквизиты: наименование вида документа; дату; заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание; текст впервой части, которого излагаются факты и события, послужившие поводом к написанию докладной записки. Во второй части должны содержаться выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Пример:

В.А. Гущину

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

00.00.0000