Вопрос №2 . Внутренняя и внешняя среда организации

Каждая организация имеет свою внутреннюю и внешнюю среду. Внутренняя среда организации объединяет элементы, которыми располагают субъект и объект управления, т.е. заключает в себе потенциал необходимый для ее функционирования. Внутренняя среда может быть как источником жизненной силы организации, так и причиной ее гибели.

Основными составляющими внутренней среды организации являются цели, стратегия, задачи, технологии и люди. Рассмотрим эти понятия.

Цели

Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, кото­рое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли бы выполнить инди­видуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Специалисты утверждают, что правильное формулирование целей и постановка задач на 50% предопределяют успешность решения.

Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Прибыль это ключевой показатель организации. Выделяют три основных типа ориентации организации на прибыль:

• ее максимизацию;

• получение «удовлетворительной» прибыли,

• минимизацию прибыли.

Но не у всех организаций получение прибыли является главной целью. Это касается некоммерческих организаций, например церквей, благотворительных фондов. Только вместо максимизации дохода рост нормы прибыли выражен в других пока­зателях:

• удовлетворение потребителя или пользователя услуг;

• позиция на рынке, часто связанная с желанием рыночного лидерства;

• условия благосостояния работающих и развитие хороших отношений среди персонала;

• публичная ответственность и имидж организации;

• техническая эффективность, высокий уровень производительности труда, при­дание особого внимания научным исследованиям и разработкам;

• минимизация издержек производства и т.д.

Структура

Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в еди­ное целое.

Структура организации - это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эф­фективно достигать целей организации.

Одной из основных концепций, имеющих отношение к структуре является специали­зированное разделение труда. Характер­ной особенностью является специализированное разделение труда - закрепление данной работы за специалистами, т.е. теми, кто способен выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как единого целого.

На данный момент во всех организациях, за исключением самых мелких, имеет ме­сто горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов обычно группируют вместе в пределах функциональной области.

Не менее важно и то как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикаль­ное разделение труда необходимо для успешной групповой работы. Центральной характе­ристикой вертикальной иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне. Число лиц, подчиненных одному руководителю представляет сферу контроля.

Не существует идеальной сферы контроля.

Формулирование и сообщение целей организации в целом и каждого ее подразделе­ния представляет собой лишь один из многочисленных механизмов координирования. Каждая функция управления играет определенную роль в координировании специализи­рованного разделения труда. Руководители всегда должны ставить перед собой вопрос: каковы их обязательства по координации и что они делают, чтобы их выполнить.

Задачи

Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки [1, с. 107].

Задачи организации традиционно делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами, информацией.

Изменения в характере и содержании задач тесно связано с эволюцией специализа­ции.

Технология

Технология как фактор внутренней среды имеет гораздо большее значение чем мно­гие думают. Большинство людей рассматривают технологию как нечто, связанное с изо­бретениями и машинами, например с полупроводниками и компьютерами. Однако социо­лог Чарльз Перроу, который много писал о влиянии технологии на организацию и обще­ство, описывает технологию как средство преобразования сырья - будь то люди, инфор­мация или физические материалы - в искомые продукты и услуги.

Технология подразумевает стандартизацию и механизацию.

В начале века появилось такое понятие как сборочные конвейерные линии. Сейчас этот принцип используется почти повсеместно, и очень сильно повышает производитель­ность предприятий.

Технология, как фактор, сильно влияющий на организационную эффективность тре­бует тщательного изучения и классификации. Существует несколько способов классифи­кации, рассмотрим классификацию по Томпсону и по Вудворд.

Классификация технологии по Джоан Вудворд пользуется наибольшей известно­стью. Она выделят три категории технологий:

1. Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство, где едновременно изготавливается только одно изделие.

2. Массовое или крупносерийное производство применяется при изготовлении большого количества изделий, которые идентичны друг другу или очень похожи.

3. Непрерывное производство использует автоматизированное оборудование, кото­рое работает круглые сутки для непрерывного изготовления одинакового по ха­рактеристикам продукта в больших объемах.

Социолог и теоретик организации Джеймс Томпсон предлагает другие три категории технологий не противоречащие трем предыдущим:

1. Многозвенные технологии. Типичный образец – сборочные линии массового производства.

2. Посреднические технологии характеризуются встречами групп людей, таких, которые являются или хотят быть взаимозависимыми.

3. Интенсивная технология характеризуется применением специальных приемов,навыков или услуг, для того чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале, поступающем в производство.

Люди

Люди являются основой любой организации. Без людей нет организации. Люди в организации создают ее продукт, они формируют культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

В силу такого положения люди для менеджера являются «предметом номер один». Менеджер формирует кадры, устанавливает систему отношений между ними, включает их в созидательный процесс совместной работы, способствует их развитию, обучению и про­движению по работе.

Люди, работающие в организации, очень сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, национальность, семейное положение, его способности и т.п. В связи с этим менеджмент должен строить свою работу с кадрами таким образом, чтобы способствовать развитию положительных результатов поведения и деятельности каждого отдельного человека и стараться устранять отрицательные послед­ствия его действий.

Внутренняя жизнь организации состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов В зависимости от типа организации, ее размера и вида деятельности отдельные процессы и действия могут занимать в ней ведущее место, некоторые же, широко осуществляемые в других организациях процессы, могут либо отсутствовать, либо осуществляться в очень небольшом размере. Однако несмотря на огромное разнообразие действий и процессов, можно выделить пять групп функциональных процессов, которые охватывают деятельность любой организации и которые являются объектом управления со стороны менеджмента. Данными функциональными группами процессов являются следующие:

• производство;

• маркетинг;

• финансы;

• работа с кадрами;

• эккаунтинг (учет и анализ хозяйственной деятельности).

Управление производством состоит в осуществлении управления процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов, поступающих на входе в организацию, в продукт, который организация предлагает внешней среде. Для этого менеджмент осуществляет следующие операции: управление разработкой и проектированием продукта; выбор технологического процесса, расстановку кадров и техники по процессу с целью оптимизации затрат на изготовление и выбор методов изготовления продукта; управление закупкой сырья, материалов и полуфабрикатов; управление запасами на складах, включающее в себя управление хранением закупленных товаров, полуфабрикатов собственного изготовления для внутреннего пользования и конечной продукции; контроль качества.

Управление маркетингом призвано посредством маркетинговой деятельности по реализации созданного организацией продукта увязать в единый непротиворечивый процесс удовлетворение потребностей клиентов организации и достижение целей организации. Для этого осуществляется управление такими процессами и действиями, как: изучение рынка; реклама; ценообразование; создание систем сбыта; распределение созданной продукции; сбыт.

Управление финансами состоит в том, что менеджмент осуществляет управление процессом движения финансовых средств в организации. Для этого осуществляется: составление бюджета и финансового плана; формирование денежных ресурсов; распределение денег между различными сторонами, определяющими жизнь организации; оценка фи­нансового потенциала организации.

Управление персоналом связано с обеспечением производственной и других сфер людскими ресурсами.

Управление эккаунтингом предполагает управление процессом обработки и анализа финансовой информации о работе организации с целью сравнения фактической деятель­ности организации с ее возможностями, а также с деятельностью других организаций.

Все составляющие внутренней среды организации тесно взаимосвязи. Взаимосвязи внутренних составляющих организации предоставлены на рисунке 5.2.

Рис. 5.2. Взаимосвязи составляющих внутренней среды организации.

Любая организация взаимодействует с внешней средой и зависима от внешней среды. Перейдем теперь к рассмотрению внешней среды организации.