Групповая работа над электронными документами

Технология групповой работы с документами (GroupWare) основана на информационной модели предприятия (организации) и позволяет управлять неструктурированной информацией.

Групповая работа над электронными документами предполагает выполнение одной коллективной задачи при отсутствии дополнительной организационной структуризации.

Групповая работа поддерживается такими методами доступа, как:

■ сетевой доступ к файлам и базе данных;

■ электронная почта (включая конференции и дискуссии);

■ терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

■ просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

В процессе коллективной работы важно наличие группировок для разрешения кон­фликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование входа по индикаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа.

Дополнительный уровень безопасности поддерживается методами и средствами ширации и электронной подписи.

Наиболее популярными системами поддержки групповой работы можно назвать Domino/Notes (Lotus Development), Groupwise (Novell), Microsoft Exchange (Microsoft).

В России организация работы с документами закреплена в ГОСТах и других нормативных документах, в традициях и практике отечественных учреждений.

Автоматизация документооборота в российских учреждениях показывает, что лишь в частных случаях или для решения отдельных задач можно использовать зарубежные прикладные системы.

Специфика и сложность задачи таковы, что необходимо создание отечественных систем автоматизации отечественного документооборота, с частичным использованием зарубежных пакетов в качестве отдельных компонентов. Лишь в немногих среди продуктов российских компаний не используется в качестве платформы зарубежное промежуточное программное обеспечение, например в LanDocs (EDS-Ланит) и Дело 96.

Отечественная система управления документами Дело 96 обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть. Может эффективно использоваться совместно с универсальными средствами подготовки, хранения и обработки документов: текстовым редактором MS Word, табличным процессором MS Excel, электронной почтой Mail, Open Mail и т. д.

Система, в частности, обеспечивает:

■ регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;

■ пересылку электронных документов и их электронных карточек, в том числе и на рабочие места исполнителей;

■ накопление их в почтовых ящиках исполнителей;

■ ■контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей информации;

■ ■ ведение списков: пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.

■ Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и т. д.