Системы электронного документооборота

Принципы электронного документооборота. Рассмотрим ряд понятий, связанных с электронным документооборотом.

Электронным документооборотом называется система манипулирования служебными электронными документами в стандартизованной форме и на основе принятых в системе регламентов.

Следующее понятие - электронный документ (документ в электронной форме). Документ в электронной форме отражает данные:

• представленные в форме набора состояний элементов вычислительной техники, иных средств обработки, хранения и передачи информации;

• допускающие преобразование в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком и имеющей атрибуты для идентификации.

Электронный документ хранится на машинном носителе.

Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Основные требования к системе электронного документооборота:

■ соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

■ распределенность обработки (возможность работать в территориально распределенных системах);

■ масштабируемость (возможность расширения системы);

■ модульность построения (наличие логически выделенных, относительно независимых частей системы, способных локально выполнять закрепленные за ними функции);

■ открытость системы (возможность интеграции с другими программами и системами);

■ переносимость на другие аппаратные платформы.

В системах электронного документооборота осуществляется:

■ организация электронных документов в виде файлов на машинном носителе;

■ управление электронными документами (document managenent) в полном наборе функций;

■ передача электронных документов по компьютерной сети;

■ групповая работа над электронными документами (groupware);

■ управление потоком работ (workflow) при сложных многошаговых алгоритмах работы с электронными документами.

Часто эти технологии объединяют с созданием новой концепции «collaboration and messaging» (сотрудничество и обмен сообщениями) путем образования общей информационной среды, в рамках которой можно совместно решать задачи и обмениваться сообщениями.

Система управления электронными документами (Electronic Document Management Systems, EDMS) - это набор устройств и программ, позволяющий эффективно организовать процедуры создания, накопления, хранения, обработки и пересылки электронных документов.

Исторически технологии выполнения всех названных процедур возникли и развивались независимо, однако все более очевидна необходимость их тесной интеграции с целью обеспечения максимально полного и эффективного доступа к информации в масштабах корпорации. Поэтому последние четыре процедуры целесообразно объединить единым понятием - процедура манипулирования.

Следует различать понятия неформализованного (произвольного) и служебного (официального) электронного документа.

Неформализованный электронный документ - это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе.

Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Электронные документы могут иметь различную форму представления: текст, графика, табличные данные, звуковая, видеоинформация, мультимедиа и т. д.

Технологические операции обеспечения электронного документооборота. Основные процедуры управления электронными документами можно объединить в три группы процедур: создание документов, их хранение и манипулирование документами. Как уже отмечалось выше, системы хранения могут быть как автономными, так и включенными в состав систем манипулирования электронными документами.

Создание электронных документов. Создание простых текстовых документов может выполняться и на теперь уже почти забытых пишущих машинках различного вида с последующим вводом текста с бумажного документа в компьютер с помощью сканера. Но, безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на компьютере с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис

Составление таких сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати.

Часто непосредственными источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т. п.

Все процедуры создания документа можно эффективно выполнить на компьютере, оснащенным сканером и набором проблемно-ориентированных пакетов прикладных программ и, в первую очередь, программ текстового редактирования или настольной издательской системы.

Сканер может использоваться для ввода в документ отдельно подготовленных фрагментов: рисунков, фотографий, схем, печатей, подписей и т. д.

В системах управления электронными документами можно использовать:

■ текстовые редакторы MS Word, Corel Word Perfect, Lotus WordPro, Лексикон фирмы «Арсеналъ», Brief, Multi Edit, Norton Editor и т. д.;

■ издательские системы:MS Pablisher, Adobe Frame и PageMaker; Corel Print Office, Ventura и т. д.;

■ редакторы изображений, получаемых от сканеров Water Mark Professional, Photo Sty-ler, Paint, Imaging и т. д.;

■ набор пакетов для работы с художественными изданиями фирмы Adobe Publishing Collection, включающий CorelDraw, PageMaker, Photoshop и Illustrator,

■ а также многие другие программные продукты.

Хранение электронных документов. Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти компьютеров, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним.

Действительно, хранить информацию в компьютере значительно удобнее, нежели на бумаге: в любой момент данные можно изменить, дополнить и распечатать нужное количество копий (к примеру, 3,5-дюймовая дискета DVD вмещает около 1 млн. страниц текста)

Хранилища информации, в том числе и электронных документов, во внешней памяти называются базами данных.

Организация и программное обеспечение создания и обслуживания баз данных - прерогатива программных продуктов, объединенных под названием «системы управления базами данных». Наиболее популярными программными средствами этой группы сейчас являются Access, SQL, Oracle, Fox Pro, Paradox, Delphi, Adabas, Informix, dBase, Clipper и т. д.

Системы манипулирования электронными документами. Система манипулирования электронными документами - это специфичная подсистема системы управления, более других ориентированная на управленческую деятельность.

Основными функциями этой подсистемы являются:

■ создание системы хранения документов различного формата и форм представления;

■ работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и много форматными документами, вложениями;

■ контроль исполнения документов;

■ электронное распространение документов;

■ поиск документов по различным критериям отбора;

■ создание удобного интерфейса с циркулирующими в сети документами;

■ сохранение истории работы с документами;

■ распечатка и тиражирование документов;

■ ведение архивов и коллекций документов;

■ ограничение прав доступа к документам.

Процедуры манипулирования электронными документами целесообразно рассматривать интегрированно, совместно с процедурой создания документов, то есть в составе комплексных систем управления документами.

Программные продукты, выполняющие функции управления документами, весьма многочисленны: Дело 96, БОСС-референт, Галактика (модуль «Управление документооборотом»), Docs Open, Lan Docs, Link Works, WorkFlow, Work Man, Effect Office, Office Media, Dyntext, World View и т. д.

Кроме того, отметим универсальные интегрированные программные системы (Water Mark Professional, Lotus, Works), частично или полностью реализующих названные выше процедуры управления документами. Например, лидером среди универсальных интегрированных систем является система Microsoft Office, включающая в себя текстовый редактор MS Word, табличный процессор MS Excel, СУБД MS Access (в профессиональной версии Microsoft Office), электронную почту MS Mail и ее расширение MS Form Designer, программу электронного секретаря Outlook, программу презентаций MS Power Point и многое другое.

Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:

■ обработку входящей и исходящей информации;

■ создание и редактирование электронных документов;

■ сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и т. п.;

■ хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;

■ маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;

■ функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;

■ удобное форматирование и распечатку электронных документов и т. д.

Специализированные системы управления документами. Специализированные системы управления документами отличаются от универсальных по следующим характеристикам:

■ обеспечивают поддержку документов различных форматов с применением широкого набора библиотечных служб;

■ акцентируют внимание на ранних стадиях жизни документов, включая их создание, рецензирование, редактирование и подготовку к распространению; сопровождают создаваемые версии документов и контролируют доступ к ним;

■ выполняют автоматическое архивирование документов.

Стандартом взаимодействия систем управления документами и внешними приложениями без обращения к файловой системе является система ODMA (Open Document Management API). Наиболее типичными представителями продуктов класса систем управления документами являются:

■ DOCSFusion (PC DOCS, Inc);

■ Documentum (Documentum, Inc);

■ DocuLive (Siemens Nixdorf Informationssystem);

■ Excalibur (Excalibur Technologies) и т. д.

Эти системы рассчитаны на использование на крупных предприятиях, характеризуются универсальностью, маштабируемостью, безопасностью (контролируя и разграничивая доступ и права), обеспечивают высокое качество работ с централизованным архивом разнород­ных документов.

Возможно создание составных документов, состоящих из произвольного числа электронных файлов разных форматов, организация любых наборов данных в виде папок, причем составной документ может быть опубликован как единое целое.

Бумажные документы регистрируются в архиве и путем сканирования переводятся в электронную форму. Одновременное редактирование одной и той же версии документа блокируется путем пометки в архиве.

Системы обеспечивают многоуровневое хранение документов на различных типах носителей и миграцию документов с одного уровня на другой (либо в соответствии с частотой обращения к документу, либо с истечением заданного срока).

Для этих целей применяются архивная система ARCIS (Archiving and Imaging System производства Siemens Nixdorf), Docs Open. Можно указать несколько мест хранения документов. Архив является логически единым, хотя может располагаться на нескольких серверах. Существуют средства визуального проектирования экранной формы документа и связи полей с атрибутами документа.

Контроль доступа к документам подразумевает идентификацию пользователей, включение пользователей в ролевые группы с различными привилегиями, протоколирование работы над документами.

Названные системы могут работать с большинством промышленных СУБД, таких как Oracle, Sybase, Microsoft SQL Server и другими ODBC-совместимыми SQL базами данных.

Распространенными системами управления документами являются также: Document Management Extensions (DME) и Team Office.

Интегрированная система Team Office - полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими актуальными текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных.

Система имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team