Стандартные фразы и выражения деловых писем

Для объяснения мотиватого или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

- В связи с отсутствием финансовой помощи...;

- В связи со сложной экономической ситуацией...;

- В порядке проведения совместной работы...,

- В соответствии с Вашим письмом...;

- В соответствии с протоколом...;

- В ответ на Ваше обращение...;

- В подтверждение нашей договоренности...;

- В целях усиления ответственности...;

- На Ваше обращение...

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

- Просим оказать содействие...;

- Просим выслать в наш адрес...;

- Просим принять участие...;

- Прошу принять меры...;

- Прошу принять к сведению...;

- Прошу довести до сведения...;

- Прошу ликвидировать задолженность...

Письма-подтвержденияначинаются так:

- Подтверждаем.. ,

- С благодарностью подтверждаем....

- Фирма «Крут» подтверждает.

В письмах-напоминанияхиспользуются такие модели:

- Напоминаем, что...,

- Напоминаем Вам, что ...

В письмах-извещениях такие

- Сообщаем, что...;

- Ставим Вас в известность, что

Письмо-гарантияможет содержать следующие фразы:

- Оплату гарантируем...;

- Качество изделии гарантируем. ,

- Сроки выполнить гарантируем...

Письма-приглашениямогут начинания со слов:

- Приглашаем принять участие ,

- Просим направить представителя...

Отказ в просьбе и отклонение предложениястроятся по таким моделям

- Ваше предложение отклоняется последующим причинам ...

- Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен. Считаем его неприемлемым по следующим причинам...,

- На Ваше обращение о совместной работе мы не можем сейчас ответить согласием, ибо... Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

- Убедительно просим Вас выделить 10 млн. руб. на проведение благотворительного марафона

- Убедительно просим направить в наш адрес информацию.

- Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

- Просим извинить за задержку с ответом.

- Надеемся, что наша просьба будет выполнена.[3, 78c]

Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

- Направляем информацию...;

- Возвращаем справочные материалы...;

- Высылаем подписанный с нашей стороны договор...;

- Посылаем справочную литературу...

В последнее время широкое распространение получили письма-предложения о сотрудничестве. Логическая схема построения таких писем такая же, как и схема составления писем-просьб. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. Обращение перед текстом употребляется не всегда.

Тема 12. Факт офисной жизни: встречи и совещания.

Вопросы:

1. Правильное поведение: а) с вышестоящими; б) с коллегами; в) с подчиненными.

2. Правильно называйте имена.

3. Выполнение личных поручений.

4. Требования к рабочей нагрузке.

5. Основы деловых встреч.

6. Во главе совещания.

1. Правильное поведение:

А) с вышестоящими

1. Не переходите границы. Например, не стремитесь на мероприятие где будет Ваш босс.

2. Ранг и субординация – офисная реальность.

Б) с коллегами

1. Между коллегами не должно быть дружеских отношений.

2. «Рад Вас видеть»….

в) с подчиненными.

1. Уважение, уважение и уважение.

2. Формальный тон лучше, чем менее формальный.

3. Пожалуйства – волшебное слово.

4. Признавайте присутствие подчиненных.