Актуальность телефонных разговоров.
Более 75 % деловых вопросов решается по телефону. Это означает, что ошибки в разговорах по телефону могут уничтожить любой бизнес.
По данным Международного научно-исследовательского институт клиентуры из 20 тыс. разных клиентов отказывались от повторного контакта по следующим причинам:
1% умерли
3% переехали
5% ссылались на дружбу с конкурентом
9% ссылались на конкуренцию (у конкурентов лучше).
14% ссылались на неудовлетворенность продуктом
68% указывали на безразличное отношение служащих
2. Этические правила телефонных разговоров:
1.Поздоровоться.
2. Полностью представиться.
3. Назвать компанию и должность.
4. Назвать адресат звонка.
5. Указать повод для звонка.
6. Напомнить о себе.
7. Точно сформулировать цель разговора. Будьте кратки.
8. Говорите ровным голосом (70% впечатления от разговора зависит от тона голоса).
9. Параллельные звонки лучше не допускать.
10. Перенести телефонный разговор можно лишь по уважительной причине. (Ждёте звонка, или не можете говорить прямо сейчас, и готовы перезвонить).
11. Признак хороших манер – перезванивать быстро. Если задерживаетесь с ответным звонком – объясните причину.
12. Старайтесь не вести разговор по ГГС и не пользоваться автоответчиком.
13. По окончании поблагодарите за разговор.
3. Нравственные правила сотового телефона:
1. Отключайте телефон в общественных местах.
2. Старайтесь не звонить на публике.
3. Если ждете звонка во время деловой беседы, объявите об этом заранее.
4. Если приходится говорить в публичном месте: извинитесь, говорите в сторонке и тихо.
5. Не просите чужой сотовый телефон без крайней необходимости
Тема 11: Моральные нормы и корреспонденция.
Вопросы:
1. Правила расположения письма.
2. Моральные нормы письма.
3. Поздравления юбиляра.
4. Этикет делового письма.
5. Стандартные фразы и выражения деловых писем
Когда электронная почта, телефонный разговор и компьютерные распечатки не всегда годятся для делового общения. Существуют случаи, когда написанная от руки записка является не только более предпочтительным, но и необходимым средством делового общения.
Помните: Нет ничего более приятного, чем получить красивое письмо
1. Правила расположения письма на странице складывались в течении столетий и стали общепринятыми повсеместно. Относитесь к ним как «скелету» любого письма
- Адрес: если он не напечатан на странице сверху, напишите его в верхнем левом углу.
- Дата: она становится под адресом в верхнем левом или нижнем левом углу. В официальных письмах вместо цифр, обозначающих месяц название месяца пишется словами.
- Обращение: оно располагается слева. (В неофициальных письмах обращайтесь к людям, которых Вы знаете, по именам. Во всех других письмах – господин, госпожа – фамилию).
- Основной текст: немного отступите после обращения и начните писать текст письма.
- Завершение: пишется слева и может иметь разные формулировки.
- «Искренне Ваш» используется в большинстве деловых писем в англоязычных странах.
- «С наилучшими пожеланиями» - менее официально.
- «С благодарность» - характерно для писем, содержащих благодарность.
2. Моральные нормы письма.
-Начать письмо со слова «Вы» - намного лучше, чем со слова «Я».
-Далее продолжите информацией, связанной с предыдущим письмом или последней встречей.
-После этого сообщите новости или поделитесь мыслями.
-Никогда не начинайте письмо с извинений за то, что долго не писали. Можно на это лишь намекнуть формулой «Произошло много событий»
- Ясность и искренность – самые большие достоинства письменного сообщения. Для этого используйте простой язык. Экстравагантные слова – вид хвастовства, который очень раздражает адресата.
2. Нравственные нормы в работе с корреспонденцией имеют такие же стандартные воплощения в тексте, как и организационно-распорядительная документация. В них меняются отдельные фразы, слова, но схема этикетного текста, как правило, задана.
Например, текстпоздравления юбиляра включает пять обязательных частей: 1 — обращение, 2 — поздравление с юбилейной датой, 3 — описание заслуг юбиляра и его личных достоинств, 4 — пожелания, 5 — подписи.
1. Обращаться принято по имени-отчеству. Перед именем юбиляра используют слова глубокоуважаемый, многоуважаемый, дорогой. Чем старше человек, чем более значительны его заслуги, тем вероятнее выбор слова глубокоуважаемый.
2. Поздравление осуществляется от имени коллектива, сотрудников организации, фирмы, отдела, от своего лица, от учеников и т.д. Напоминание о возрасте, особенно женщине, не всегда бывает приятно, поэтому вполне можно ограничиться его описанием: Позвольте поздравить Вас со славным юбилеем; В этот торжественный день юбилея; В этот знаменательный день и т.п.
Следует учитывать и то, что празднование юбилея редко совпадает с календарной датой. В этом случае могут использоваться следующие варианты:
Наш отдел присоединяется ко всем теплым и искренним поздравлениям, которые Вы уже получили в торжественные юбилейные дни.
Ваши коллеги поздравляют Вас со славным юбилеем.
В этот юбилейный для Вашей деятельности на посту генерального директора нашего объединения год разрешите самыми теплыми словами выразить Вам нашу признательность и уважение.
В отличие от родственного или дружеского поздравления сама форма выражения поздравительного текста в официально-деловом общении оказывается иной. В поздравительной открытке мы пишем:
"Поздравляю тебя (Вас) с…" Речь ведется от первого лица. В официальном тексте, рассчитанном на чтение перед аудиторией, поздравитель именуется (от лица…, от имени… и по поручению…, наш отдел…,коллектив…). Официальное поздравление не просто вручается, а прелагается адресату (примите наши искренние поздравления).
3. Третья часть поздравительного текста отражает заслуги, исключительность личности юбиляра. Чтобы написать ее, нужно знать основные этапы трудовой, творческой судьбы человека и особенности его личной жизни. Важно также знать его пристрастия — симпатии, антипатии.
Каждое качество личности должно быть не просто названо, но и положительно, высоко оценено: высокая эрудиция, высокий профессионализм, редкая отзывчивость, исключительная доброта, человеческое, обаяние и т.д. Названия качеств — однородные члены предложения — желательно объединить попарно: редкое сочетание доброжелательности и высокой требовательности к себе; дружелюбие и корректность и т.п.
Для человека в день юбилея важно не только признание его заслуг, но и отношение коллег к его деятельности и личности. Поэтому, называя качества юбиляра, назовите и то, какие чувства они вызывают у коллег:
Коллеги ценят Вас как специалиста, любят как доброго, верного товарища, отзывчивого человека, готового в любую минуту прийти на помощь.
Ваши коллеги всегда признательны Вам за дружелюбие и корректность. Мы восхищаемся Вашим умением воплотить в жизнь гармонию высокой духовности и природного женского обаяния.
Ваш огромный вклад в развитие промышленности региона. Ваша подвижническая деятельность на посту главного конструктора завода "Прогресс", эксперта по вопросам нормализации в машиностроении при городской и областной администрациях не могут не вызвать чувства восхищения и гордости Ваших коллег, друзей и единомышленников.
Составляя текст, важно помнить о том, что он будет произноситься, поэтому предложения не должны быть чересчур длинными, перегруженными. По законам благозвучия ряд однородных членов не должен превышать трех, при этом названия качеств личности юбиляра и глаголы, определяющие к нему отношение, должны располагаться "по возрастающей":
Коллеги ценят Вас как специалиста, любят Вас за участливость и заботу, восхищаются Вами как женщиной, обладающей тонким вкусом…
В этом фрагменте очень важно достигнуть гармонии (внешней и внутренней), не переборщить. С одной стороны, чем больше высоких и ласковых слов, тем приятнее юбиляру. С другой стороны, пишущего подстерегает опасность многословия и пустословия, что может вызвать уже противоположную реакцию.
4. Пожелание предлагается юбиляру, поэтому перед высказыванием пожелания пишущий называет свое отношение к нему: надеемся, уверены, искренне желаем. Затем высказывается само пожелание: радости, здоровья, счастья, удач во всех начинаниях, творческих успехов и т.д. Иногда раскрывается характер воплощения пожеланий в будущем юбиляра:
Мы верим, что наши пожелания здоровья и творческих успехов воплотятся в Вашей жизни в долгие годы счастья.
Пусть наши искренние и сердечные пожелания успехов, процветания, любви поддержат и согреют Вас долгие и счастливые годы Вашей жизни.
5. В завершающем фрагменте принято называть тот коллектив, от имени которого составлен адрес. Название коллектива может быть выдержано или в тоне официального общения: Патентный отдел, НИИ Нефтехиммаш, Ассоциация "Брокер" и т.д., или в тоне дружеского общения: Ваши коллеги и друзья, коллектив сотрудников прокуратуры Промышленного района. Ваши сослуживцы и т.д. Самоимеиование не должно повторяться в тексте поздравления. Иногда после названия коллектива поздравителей — оно помещается в правом нижнем углу листа — располагают в "художественном беспорядке" личные подписи его членов.
Дата — левый нижний угол листа — может состоять из указания месяца и года (июнь 1998 г.), так как редко чествование совпадает с календарным днем юбилея.
3. Этика делового письма
В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этических средств становится еще более важным компонентом. В значительной степени оно определяется жанром послания (письма-поздравления, письма-приглашения, письма-соболезнования), социальным статусом адресата.
Нравственные нормы здесь в значительной мере носят условный характер. Так, англичанин, возмущенный проделками своего конкурента, пишет ему: "Дорогой сэр, вы мошенник!" Без "дорогого сэра" он не может начать письмо. И в русском этикете фразы типа: буду рад вас видеть; искренне Ваш — это не выражение экспрессии, а, скорее, дань ритуалу. Еще А.С. Пушкин заметил в "Путешествии из Москвы в Петербург": "Мы всякий день подписываемся покорнейшими слугами, и, кажется, никто из этого еще не заключал, чтобы мы просились в камердинеры".
Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!, С уважением; С искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.
За этими заключительными репликами вежливости следует самоименование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае — только должность.
Начальник Главного Управления образования | (Подпись) | Е.Я.Коган |
Директор Воскресенского ПАТП | (Подпись) | В.В.Сиволобов |
И.о. начальника Главного Управления образования Самарской области | (Подпись) | В.А.Прудникова |
Или
Генеральный директор | (Подпись) | С.А.Прохоров |
Главный бухгалтер | (Подпись) | М.И.Притула |
Если письмо направляется от имени Ученого совета какого-либо научного заведения, самоименование представляет собой указание на ту роль, которую то или иное лицо выполняет в данном органе:
Председатель Ученого совета института | (Подпись) | П.Н. Сергеев |
Секретарь Ученого совета | (Подпись) | Л. Д. Сухов |
Этически выверенные формулировки, выраженные глаголами-перформативами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета:
Я (с удовольствием) приглашаю Вас принять участие в…
Благодарю Вас за участие…
Искренне благодарю Вас за…
Сердечно благодарю Вас за …
Прошу Вас направить в наш адрес …
Заверяю Вас в том, что мы приложим все усилия …
Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество …
С благодарностью подтверждаю получение от Вас …
К этично-нормативным формулировкам, используемым в деловых письмах, относятся также различные виды похвалы:
Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей… (прямая похвала)
Учитывая Ваш большой вклад а развитие технического прогресса в промышленности… (косвенная похвала)
Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком компьютерной техники… (косвенная похвала)
К этичным формулировкам относят и выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма:
Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные, отношения … Надеемся на скорейшее принятие решения …
Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и плодотворное сотрудничество наших предприятий.
Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время.
Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предполагает использование местоимений "Вы", "Ваш" с прописной буквы.
Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции.
В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услугами.
Нельзя не дооценивать эффективность этично-нормативных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дела. Еще Френсис Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.
Универсальным принципом использования этикетных средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: "Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем"*. Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и динамичный характер.
Дата добавления: 2016-08-08; просмотров: 2749;