ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, СТРУКТУРА, ЯЗЫК И СТИЛЬ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

Встречают, как известно, по одежке. Поэтому “одежка” вашего письма, т.е. конверт и бумага должна быть безукоризненной. Иначе ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация.

Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких строгих ограничений и правил.

Если вы собираетесь запросить информацию, заказать товары или услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

Бумага, если вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен, особенно если вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу. Подпись должна быть оформлена так, чтобы у получателя не возникло ощущения, что у вас нет приличной авторучки или вы недостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное, респектабельное впечатление.

Письмо должно быть информативным, лаконичным и занимать не более одной страницы. Больше одной страницы никто читать не будет.

Все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения, на письма, требующие письма-ответа и письма, не требующие письма ответа, на деловые и коммерческие письма.

Виды деловых писем:

1)Информационное письмо посылается должностным лицам, и в нем сообщают сведения о ходе работы или информируют о каком-либо деле, вопросе, фактах, мероприятиях и т.п. Часто с помощью таких писем пропагандируют деятельность организаций, продукцию.

2)В запросном письме посылающий его просит или требует ответа на интересующий вопрос или объяснения о свершившемся факте и т.п.

3)Препроводительное (или сопроводительное) письмо – это краткое извещение адресата о том, что ему направлены документы или материальные ценности. Такие письма составляются в том случае, когда они содержат пояснения о характере исполнения или цели направления документа.

4)В письме-напоминании сообщается о приближении, ускорении или истечении срока исполнения какого-либо действия.

5)Письмо-заявка – это служебное письмо, в котором делается тот или иной заказ, заявка.

6)В письме-просьбе учреждения, предприятия, организации или отдельные граждане обращаются к адресату с просьбой.

7)Ответное письмо – это письмо, в котором дается ответ на просьбы, заявки, заказы и т.п. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу.

8)Гарантийные письма устанавливают или подтверждают обязательства партнеров по каким-либо сделкам: оплата выполненной работы, предоставления жилья и т.д. Этот документ должен иметь подписи руководителя и главного бухгалтера, печать организации.

9)Письмо приглашение. Цель письма – приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Адресуется конкретному лицу, группе лиц, организации и может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков и т.д.

10)Письмо-извещение. Часто является ответом на запрос.

11)Письмо-подтверждение уведомляет о получении документов, ценностей, подтверждает факты, действия. Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений. Оно позволяет снять вопрос с контроля.

12)Письмо-претензия посылается предприятием-покупателем в адрес организации поставщика. В тексте указываются требования, предъявляемые автором претензии.

Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе.

Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заявки, претензии и др.

Структура делового письма.

При написании любых писем следует всегда руководствоваться формулой: кратко и по делу. Деловое письмо должно занимать не более страницы.

Текст письма, как правило, состоит из трех частей: введения, доказательства и заключения. Во введении указываются причины составления письма, в доказательстве – факты, соображения и разъяснения автора письма, его расчеты, в заключении – основная цель письма.

Текст письма может состоять не только из всех трех элементов, но и из двух – введения и заключения, или даже из одного – заключения.

Письма оформляются на бланке.

Название вида документа в письмах не указывается.

Письма составляются в двух экземплярах: первый экземпляр после регистрации в журнале исходящих документов отправляется адресату, а второй – хранится в деле.

Служебные письма перед их отсылкой обязательно подписываются руководителем учреждения. Если же письмо имеет денежный, имущественный, материальный или кредитный характер, то требуется подпись бухгалтера. См. реквизит “подпись”.

2.ФАКСЫ, ТЕЛЕГРАММЫ, ТЕЛЕФОНОГРАММЫ, ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА

Факсы, по сути дела являются быстрыми письмами, поэтому к ним применимы все требования, предъявляемые к письмам. Более того, в некоторых случаях факсимильное сообщение подтверждается отправкой оригинала обычной почтой. Факсы бывают двух видов – очень короткие сообщения, требующие срочного ответа, и более длинные. В первом случае сообщение пишется на стандартном бланке. В случае, когда передается длинное сообщение, то на стандартном бланке необходимо указывать, кому адресована информация и сообщение о содержании приложений (договор, заказ и т.д.)

Электронная почта – совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий работать в диалоговом режиме, в режиме телеконференций и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности из-за специфики ведения электронной переписки. С одной стороны, электронные письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников – бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, фиксируются дата и время отправления и получения сообщения, текст письма и подпись отправителя, тема сообщения, вложенный файл выполняет функцию приложения.

Деловая электронная переписка подразумевает соблюдение культуры и традиций, присущих данному народу, социальному уровню или даже области бизнеса. Американец, к примеру, может довольно быстро перейти на почти неформальный уровень общения, что не означает, что Ваш бизнес является для него приоритетным, просто у них так принято. Европейцы же будут удерживать дистанцию до последнего, и по той же причине. Наиболее оптимальным стоит выбрать постепенное развитие отношений от строго формальным к более неформальным. Стиль и форма деловых сообщений должны быть выдержаны в официальном стиле.

Следует помнить, что Ваше сообщение, прежде чем попасть в почтовый ящик адресата, путешествует по многим серверам и доступно вниманию многих людей. Поэтому при работе с электронной постой следует помнить, что Ваше электронное письмо ни при каких обстоятельствах не должно компрометировать ни Вас, ни Вашу компанию, ни Вашего адресата.

3.Понятие бланка документа. Угловые и продольные бланки.

Бланк документа – это заранее нанесенные на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа постоянные обязательные реквизиты. Эти реквизиты образуют официальный (фирменный) бланк документа.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, адресат, текст, дата и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит – это обязательный элемент оформления, присущий определенному виду официального документа.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов, который определяется целями создания документа, его назначением и др. Но в любом случае, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

При изготовлении служебных бланков используют два основных стандарта бумаги: А4 (210х297мм) и А5 (147х210мм). Допускается использование бланков форматов А3(420х297мм) и А6(148х105мм). Бланки документов должны иметь поля не менее 20мм – левое и верхнее и 10мм – правое и нижнее.

Существует три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов кроме письма.

Бланк письма

Этот бланк выделен потому, что письмо предназначено для отправки в другие организации и содержит в связи с этим адресные данные предприятия. Бланк письма включает реквизиты: наименование организации, справочные данные об организации, код организации. В бланке для писем обозначают места расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа. Бланк для писем может содержать также изображение герба или эмблемы и наименование вышестоящей организации.

Способы оформления реквизитов

Требования к бланкам документов: документы изготавливаются на бланках, должны иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, мм:

20 - левое,

10 - правое,

20 - верхнее,

20 - нижнее.