Направление и элементы коммуникации

[И 93] Коммуникативный поток может перемещаться в горизонталь­ном или вертикальном направлении. Вертикальное направление, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.

Нисходящее направление. Коммуникативный поток, который перемещается от одного уровня в группе или организации к друго­му, более низкому уровню, является нисходящим. Он используется руководителями групп для постановки задач, описания работ, ин­формирования о процедурах с тем, чтобы выделить проблемы, тре­бующие внимания, предложить варианты обратной связи по резуль­татам работы. При этом чем больше уровней проходит информация, тем меньше вероятность того, что она не будет искажена. Наиболее характерным примером является общение начальника со своими подчиненными.

Восходящее направление. Восходящая информация в организа­циях перемещается от более низкого к более высокому уровню. Она используется для обратной связи подчиненных с руководством с целью информирования о результатах работы и текущих проблемах. Служит средством доведения до сведения руководителей мнения работников. Руководители полагаются на данную информацию при анализе того, как улучшить положение дел в организации. В некоторых организациях восходящая информация используется руководителями более низкого звена для информирования сред­них и высших руководителей (например, подготовка отчетов), при проведении обсуждений, где работники получают возможность рассматривать проблемы со своим руководителем или с предста­вителями высшего руководства.

Горизонтальное направление. Когда общение происходит между членами одной группы или рабочей группы одного уровня, между руководителями или персоналом одного уровня, то такой комму­никационный процесс называется горизонтальным. Данный про­цесс необходим, так как позволяет снизить трудоемкость. В одних случаях такое общение яв­ляется формальным и обязательным, в других — происходит спон­танно.

ЭЛЕМЕНТЫ КОММУНИКАЦИИ

[И 94] Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информа­цией и целью коммуникации.

Кодирование. Это перевод идей источника в систематический набор символов на язык, выражающий цели источника. Функция кодирования – обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от ис­пользуемого канала.

Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источ­ника к приемнику. В организациях это может быть устное обраще­ние друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, груп­повые собрания и др.

Расшифровка – прием. Чтобы процесс коммуникации был завер­шен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый полу­чатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закоди­рованный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эф­фективна коммуникация.

Обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сиг­нал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной свя­зи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. Петля обратной связи обеспечивает канал для ответа получателя информации, что позволяет источнику коммуни­кации определить, был ли получен сигнал. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осу­ществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих коммуникациях.

[И 95] Помехи и барьеры, нарушающие качество сигнала. В деятельности организации к ним относятся: 1) отвлечения; 2) неправильная интерпретация со стороны получателя или источника информации; 3) различные значения, придаваемые одним и тем же словам разными людьми (семантические проблемы); 4) статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними; 5) получатель информации слышит только то, что хочет услышать (ценностная оценка). Можно добавить и случаи, когда не понят шифр; когда получатель не увязывает информацию с положением лица, посылающего ее; когда при передаче обнаруживаются так называемые шумы. В обобщенном виде барьеры эффективности коммуникаций можно представить в следующем виде (табл. 5.1).

Таблица 5.1