Бухгалтерские информационные системы и возможности их использования в управлении экономическими объектами

Экономическая информация является одной из важнейших разновидностей информации. Ее особенность – связь с процессами управления коллективами людей, организацией. Экономическая информация сопровождает процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Значительная ее часть связана с общественным производством и может быть названа производственной информацией.

Экономическая информация– совокупность сведений, отражающих социально-экономические процессы и служащих для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сфере.

Экономическая информация характеризуется большим объемом, многократным использованием, обновлением и преобразованием, большим числом логических операций и относительно несложных математических расчетов для получения многих видов результатной информации.

Структурной единицей экономической информации является показатель – контролируемый параметр экономического объекта. Показатель состоит из совокупности реквизитов, имеющих законченное смысловое содержание и потребительскую значимость. Реквизит– логически неделимый информационный элемент, описывающий определенное свойство объекта, процесса, явления.

Каждый показатель состоит из одного реквизита-основания и одного или нескольких реквизитов-признаков. Реквизит-основание отражает количественное значение показателя (вес, стоимость и т.д.), а реквизит-признак – его смысловое значение.

Экономическую информацию обычно классифицируют по функциям управления и выделяют следующие группы информации:

1) плановая – информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы. Примеры – план выпуска продукции, планируемая прибыль от реализации, ожидаемый спрос на продукцию и т.д.

2) нормативно-справочная – содержит различные нормативные и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко. Примеры – нормы трудоемкости, среднедневная оплата рабочего по разряду, оклад служащего, адрес поставщика и т.д.

3) учетная – информация, которая характеризует деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании этой информации могут быть проведены: корректировка плановой информации, анализ хозяйственной деятельности фирмы, принятие решений по более эффективному управлению и пр. На практике в качестве учетной информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета. Примеры – количество проданной продукции за определенный период времени, среднесуточная загрузка станков.

4) оперативная (текущая) – информация, используемая в оперативном управлении и характеризующая производственные процессы в текущий (данный) период времени. К ней предъявляются серьезные требования по скорости поступления и обработки, а также по степени ее достоверности. Примеры – количество изготовленных деталей за час, смену, день; количество проданной продукции за определенный час или день; объем сырья от поставщика на начало рабочего дня.

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах поставленных целей совокупность разнородных элементов. Примеры: фирма – элементы: люди, оборудование, материалы, здания и т.д., цель: производство товаров; компьютер – элементы: электронные и электромеханические элементы, линии связи и др., цель: обработка данных.

Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии – как средство повышения производительности и эффективности работы людей. Наиболее широко информационные системы и технологии используются в производственной, управленческой и финансовой деятельности.

В наше время, когда профессионал – экономист, юрист, инженер – уже с трудом справляется с потоками информации, специалисту для выполнения своих обязанностей на должном уровне необходимы инструментарий и методология его применения для обработки информации.

Современное материальное производство и другие сферы деятельности все больше нуждаются в информационном обслуживании, переработке огромного количества информации. Информатизация на базе внедрения компьютерных и телекоммуникационных технологий является реакцией общества на потребность в существенном увеличении производительности труда в информационном секторе общественного производства.

Совокупность технических, программных средств и математического аппарата, ориентированных на преобразование (или переработку) экономической информации в целях получения требуемых технико-экономических показателей экономического объекта, используемых для управления этим объектом, называется системой автоматизированной обработки экономической информации, или экономической информационной системой (ЭИС).

Бухгалтерская информационная система – это человеко-машинная система, обеспечивающая с использованием компьютерных технологий сбор, передачу и хранение информации для управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

Бухгалтерская информация предназначена для широкого круга пользователей (рис. 1). Так, внутренние пользователи, к которым относится аппарат управления фирмой и ее служащие, нуждаются в различных учетных данных на стадиях формирования производственных запасов и управления ими, изготовления продукции, ее реализации, взаимоотношений с кредиторами и дебиторами и т. п. Внешние пользователи проявляют прямой финансовый интерес к учетной информации предприятия, содержащейся в публичной бухгалтерской отчетности. Если подобная информация недостаточна, эти пользователи получают ее непосредственно от заинтересовавшей их стороны при условии, что дополнительные данные не являются коммерческой тайной. К этой группе пользователей относятся потенциальные инвесторы и поставщики. Потенциальным инвесторам необходимо знать, насколько надежен партнер, чтобы с наибольшей долей вероятности оценить риск вложения средств в другую фирму, ориентируясь на среднеотраслевой уровень рентабельности. Поступающие на работу хотят иметь информацию, сможет ли организация обеспечить им стабильную занятость и определенный набор социальных благ. Поставщики заинтересованы в информации о платежеспособности фирмы, которой они оказывают услуги, отгружают продукцию и для которой выполняют другие работы. Имея такую информацию, они могут своевременно разработать бизнес – план и увязать стратегию развития со своими финансовыми возможностями.

Рис. 1. Потребители бухгалтерской информацией

Пользователи, не проявляющие прямого финансового интереса к бухгалтерской информации, тоже нуждаются в ней. Эта категория обязана использовать подобную информацию в качестве исходных данных для правильного исчисления налогооблагаемой базы по отдельным видам налогов, сборов и других платежей, а также рассмотрения судебных исков. Общественность интересует информация о решении тем или иным предприятием социальных задач и о вложениях в эту сферу. Решение таких задач особенно важно в тех районах, где предприятия являются градообразующими. Общества по защите окружающей среды интересуются финансовой информацией для определения эффективности природоохранных мероприятий, осуществляемых предприятиями.

Таким образом, к потребителям учетной информации относятся служащие, поставщики, покупатели, кредиторы, инвесторы, государство, общественность.

Особое значение для всех пользователей отчетными данными имеет пояснение к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах. Бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах могут служить солидной информационной основой экономического анализа хозяйственной деятельности предприятий.

Бухгалтерский учет есть функция управления. Он обеспечивает формирование и выдачу учетно-экономической информации, необходимой для рационального и эффективного управления процессами производственно – хозяйственной деятельности. Отсюда возникает объективная необходимость поставить производство продукции бухгалтерского учета – учетно-экономической информации – на современную организационно – техническую основу. Бухгалтерский учет обеспечивает своей информацией потребности технико-экономического планирования, материально-технического снабжения, оперативно-статистического учета и т. д. Этот вид учета является всеобъемлющим и наиболее достоверным. На протяжении всего учетного периода в его регистрах хронологически и систематически фиксируется вся производственная и финансовая деятельность предприятия, наличие и движение средств, их источников и текущие хозяйственные операции. Наряду с применением в бухгалтерском учете всех видов измерителей при составлении отчетности используются лишь денежные, что позволяет все ценности и хозяйственные операции предприятия показывать в единой всеобъемлющей и сравнимой денежной оценке.

Бухгалтерский учет ведется путем непрерывной, сплошной и последовательной регистрации всей учетной информации на основании надлежащим образом оформленных первичных учетных документов, в которых фиксируются совершившиеся хозяйственные операции.

Таким образом, бухгалтерский учет является документальным и доказательным, так как каждая его запись подтверждается соответствующим документом. Достоверность и объективность бухгалтерского учета подтверждается также периодическими инвентаризациями средств, расчетов и других статей баланса. Результаты инвентаризации свидетельствуют также о наличии тесной связи данных учета с фактическим состоянием средств предприятия и их сохранностью.

Бухгалтерский учет – это система обобщения и наблюдения за финансово – хозяйственной деятельностью, отражаемой упорядочено и непрерывно с помощью специальных документов с целью получения данных о работе предприятия и контроля за его деятельностью.

Как видно из определения бухгалтерского учета, предметом его является финансово – хозяйственная деятельность предприятия. В ходе работы предприятия, осуществления финансово – хозяйственной деятельности происходит кругооборот хозяйственных средств. Здесь можно выделить процессы снабжения, производства и реализации, которые в учете представлены отдельными хозяйственными операциями. В процессе снабжения учитываются такие из них, как поступление материалов от поставщиков, оплата транспортно – заготовительных расходов. Начисление износа средств, заработной платы, отчислений во внебюджетные фонды, отпуск материалов в производство и т. д. фиксируются в процессе производства. В процессе реализации учитываются такие операции, как поступление выручки от реализации, отпуск продукции покупателям, списание производственной себестоимости, расчет прибыли.

Таким образом, объектами изучения бухгалтерского учета являются средства, их движение в процессе производства, распространения и обращения, а также источники их образования и использования.

Метод бухгалтерского учета складывается из нескольких следующих элементов:

· документация и инвентаризация;

· оценка и калькуляция;

· счета бухгалтерского учета и двойная запись;

· бухгалтерский баланс и отчетность.

Грамотно обработанная и систематизированная бухгалтерская информация является в определенной степени гарантией эффективного управления производством. Отсутствие достоверных данных может привести к неверному управленческому решению и, как следствие, к серьезным убыткам.

Если не принимать в расчет умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из-за незнания особенностей ведения бухгалтерского учета в России. Такие ошибки практически неизбежны при ручном учете или при использовании устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

Современное предприятие обладает значительным числом финансовых потоков (рис. 2).

Преобладание бумажных документов, многогранность финансовых контрактов, требование ускоренных расчетов, внимание к управленческому учету диктуют пристальное внимание практиков к автоматизации бухгалтерской деятельности.

Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает наведение порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая человеческий фактор.

Наиболее распространенные на рынке бухгалтерские системы предоставляют такие возможности, как:

· простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании;

· широта применения, как для малых предприятий, так и для корпоративных структур;

· понятное и емкое представление информации;

· настройка и изменяющееся законодательство, включая налоговое, и особенности учета конкретного предприятия;

· большой набор типовых операций и форм отчетности;

· значительные аналитические возможности, зачастую с графическим представлением информации.

Все это, вместе взятое, определяет существенное увеличение скорости и комфортности работы бухгалтера.

Рис. 2. Потоки информационного взаимодействия на предприятии по