Комплектование архива

Комплектование архива – это его периодическое пополнение документами структурных подразделений данной компании и других источников, к которым относятся подведомственные организации и физические лица.

Комплектование архива включает в себя следующие элементы:

Ø непосредственное определение источников комплектования,

Ø определение точного состава документов, которые подлежат сдаче на хранение в архив,

Ø передача дел на архивное хранение.

В большинстве случаев в любой организации комплектование архива производится документами постоянного (бессрочного), временного (сроком более 10 лет) хранения и документами по личному составу. Дела оперативного хранения (сроком до 5 лет) редко передаются в архив. В архив организации на временное хранение могут передаваться и документы личного происхождения. По заявлению владельца документации, они сохраняются в течение определенного срока, а затем передаются в государственный архив на постоянное хранение. Комплектование архива компании также включает в себя передачу в архив документов от ликвидированных подчиненных компаний и организаций-предшественников.

Комплектование архива должно осуществляться по специальному графику. Он составляется архивом, согласовывается с начальниками структурных подразделений организации и утверждается руководителем компании. Каждое дело передается в архив в присутствие ответственного работника архива и руководителя структурного подразделения, к которому это дело относится.

Комплектование архива производится под контролем его ответственного сотрудника. Прежде чем принять дело на хранение в архив, он проверяет правильность формирования дела и соответствие количества дел по описи реальному. Все ошибки в оформлении и формировании дел должны устраняться сотрудниками структурных подразделений. При отсутствии же какого-либо дела, указанного в описи, составляется специальная справка, а в организацию поступает запрос на это дело. А при приеме дел особой ценности, проверяется и количество листов в каждом.

Архивная опись

Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систе­матизации внутри фонда и учета дел.

Функции описи:

· информационная (раскрывает состав и содержание документов);

· учетная (обеспечивает учет дел);

· классификационная (закрепляет систематизацию дел внутри фонда).

Архивная опись состоит из двух частей:

1. собственно опись, т. е. перечень дел (описательных статей)

2. справочный аппарат к опи­си.