Техническое оснащение и оборудование архива.
В комплексе работ по обеспечению сохранности документов важное место отводится вопросам технологии хранения документов. Требования к сохранности документов в государственных и ведомственных архивах одинаковы. Специальная документация требует несколько иных условий хранения и других приемов реставрации и консервации. Документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность.
Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие помещения, отвечающего по всем параметрам обеспечению их сохранности. Чаще применяются типовые проекты, разработанные для архивов с различным объемом документов.
Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. Кроме них обязательны:
а) комната для приема поступающих дел
б) комната для пораженных документов
в) рабочие комнаты для сотрудников
г) читальный зал с отдельной комнатой для временного хранения
д) помещения для обезвреживания документов вентиляцией
е) комнаты для реставрации и переплета документов
Здания госархивов должны располагаться по возможности вдали от промышленных предприятий, загрязняющих воздух промышленными выбросами, а также больших водоемов. При отсутствии специальных помещений под архив отводятся помещения, которые можно приспособить для хранилища. Из числа таких следует исключить чердачные и подвальные помещения, а также помещения, имеющие магистральные трубопроводы
Если архив имеет на хранении особо ценные дела, то для них желательно иметь отдельное хранилище. Двери архива обиваются металлическим листом с асбестовой прокладкой, имеют прочные замки. На окнах, если их расположение не исключает доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки. Отдельно стоящие помещения архива оборудуются архивной сигнализацией.
Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) — 120 см; проходы между стеллажами — 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом — 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей — 45; расстояние от пола до нижней полки — 20, а в цокольных этажах — 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой.
Стеллажи могут изготавливаться промышленным способом и по заказу учреждения. Размеры стеллажа: высота — 220-240, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок или связок — 35-40, расстояние между полками по высоте — 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа — 25-30 см; расстояние между полками — 35 см. В последнем случае могут быть использованы библиотечные стеллажи, изготавливаемые промышленностью.
Для удобства и быстроты работы в хранилищах применяются откидные и легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки. В рабочей комнате устанавливается канцелярская мебель, в том числе картотечный и канцелярский шкафы, а также телефон.
Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или в газовых трубах, осветительная арматура — полу герметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища. Основным противопожарным оборудованием являются углекислотные огнетушители.
В архиве категорически запрещается: курить, применять электронагревательные приборы, легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества и хранить пищевые продукты.
Порядок выдачи, составления и оформления архивныхсправок и архивных копий Учреждения Росархива, ведомственные архивы организаций всех форм собственности обеспечивают право юридических и физических лиц на получение ретроспективной информации путем выдачи в установленном порядке заверенных копий и выписок из документов, справок социально-правового характера. Архивная справка, официально заверенная, является документом, имеющим юридическую силу, содержит подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам Российской Федерации - на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их права и законных интересов. Архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архивном учреждении, ведомственном архиве, по установленной форме на бланке для письма организации с обозначением названия документа "Архивная справка". Архивная справка подписывается руководителем архивного учреждения, организации, заверяется гербовой печатью. В случае когда сведения, включаемые в архивную справку, не умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется гербовой печатью организации. Учреждения Росархива, организации несут ответственность за достоверность сведений, изложенных в архивных справках. Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, электрографическим, фото - и другим способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом. Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок. Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма организации с обозначением названий "Архивная копия", "Архивная выписка". Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. В архивной выписке связанность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. Отдельные слова подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, должны оговариваться словами: "так в документе". После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа. На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные (фонд, опись, дело, лист) проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа. Архивные копии (выписки) заверяются подписью руководителя, гербовой печатью архивного учреждения, организации. Архивные справки (архивные копии, архивные выписки) (далее - архивные справки), оформленные в соответствии с существующими правилами, являются документами, имеющими юридическую силу, и могут быть использованы для подтверждения стажа и назначения трудовойпенсии, в том числе досрочной. При отсутствии в архивных справках необходимых сведений можно повторно запросить архивное учреждение, организацию, четко указав недостающие данные. При составлении запроса о подтверждении стажа и/или иных сведений о деятельности гражданина следует указать полностью фамилию, имя и отчество, полное наименование организации, ее подчиненность, юридический адрес, периоды работы (иные периоды деятельности), сведения о реорганизации (если она имела место), требующие подтверждения (желательно прикладывать копию трудовой книжки за указанный период). Запрашивая подтверждение данных о работе, желательно указывать виды документов, содержащие необходимые сведения, учитывая при этом продолжительность сроков их хранения, например: табели и наряды работников вредных профессий (75 лет); списки работающих на производстве с вредными условиями труда (75 лет); технологические карты и описания технологических процессов (постоянно). Не следует в запросе указывать виды документов, сроки хранения которых к моменту их истребования истекли и вероятность их сохранности невелика.Дата добавления: 2016-06-13; просмотров: 1825;