Отечественные системы управления гостиницами

Система «Невский портье»

Разработчиком системы «Невский портье» является компания «АКТИС» из СанктПетербурга. При создании системы был обобщен многолетний опыт внедрения и эксплуатации гостиничной системы «АКТИС — отель», первая версия которой появилась еще в 1989 г.

Система «Невский портье» обладает широкими возможностями, гибкостью настройки и перспективой развития. В ней заложена возможность индивидуальной работы с каждым гостем в отдельности как на базе алгоритма, принятого в России (расчетный метод с предоплатой за проживание), так и на основе принципов расчетов с гостем, практикуемых за рубежом (начисление сумм за услуги на лицевой счет клиента с оплатой при выезде, по факсу). Оба принципа расчетов могут применяться одновременно для одного и того же клиента.

В системе есть возможность расчетов с каждым гостем исходя из индивидуального значения расчетного часа. Эта возможность системы особенно полезна для работы пансионатов и санаториев гостиничного типа, одновременно принимающих гостей по заранее проданным путевкам и по свободному поселению.

При расчетах с гостями и с организациямипотребителями за оказанные гостиничные услуги система «Невский портье» раздельно учитывает наличную оплату, безналичные средства, переведенные на расчетный счет гостиниц и плату гостей по кредитным картам. Возможна связь системы со стандартными бухгалтерскими системами. Аналитическая информация передается для вторичной проверки в Excel.

Система «Невский портье» предназначена прежде всего для автоматизации работы служб приема и размещения в гостиницах, пансионатах и домах отдыха с количеством номеров от 1 до 2000 и числом корпусов от 1 до 10.

В небольших гостиницах система «Невский портье» может устанавливаться в локальном варианте (совмещенное автоматизированное рабочее место администратора — кассира — портье). А для средних и больших гостиниц предлагается сетевой вариант системы с установкой автоматизированных рабочих мест: в службе приема, в службе бронирования (предварительной продажи путевок для пансионатов), в дирекции и т.д. Эффективно использование системы «Невский портье» в сетевых отелях, ведомственных гостиницах и пансионатах, управляемых из единого центра.

Система «Синимекс: Гостиница + Пансионат»

Программа «Синимекс: Гостиница + Пансионат» предназначена для оперативного учета в гостиницах и домах отдыха. Только за последний год она была установлена в 77 гостиницах России.

Разработчик этого программного продукта — компания «Синимекс» —использовал ядро системы программ «1С: Предприятие 7.7». Эта особенность определила широкий круг возможного применения системы «Синимекс: Гостиница + Пансионат» — ее может поддерживать любой пользователь ПК «1С».

В программе реализованы возможности автоматизации всех операций по управлению гостиницей: бронирование, поселение, ведение истории проживания гостей, взаиморасчетов с контрагентами и гостями, регистрация телефонных звонков, обеспечивается формирование более 50 различных отчетов.

Для контроля операций с наличными деньгами и кредитными картами создана строгая система аудиторских отчетов, которые формируются при закрытии смены и показывают выручку смены по способам оплаты и пользователям. В программе ведется подробный аудит работы персонала, включая отчет о «подозрительных» действиях. Особое внимание в системе уделено формированию отчетов. Отчеты по эффективности, доходности и загрузке можно делать по контрагентам, договорам, типам номеров, номерам или этажам, тарифам, услугам, видам размещения, квотам, пользователям и сменам. Периодичность произвольная: день, неделя, месяц, квартал, год.

Любая цифра в отчетах легко проверяется. Детализирующий отчет показывает все основные этапы формирования искомой цифры вплоть до первичных операций. Чтобы получить такие сведения, достаточно нажать «мышкой» на проверяемое значение.

Программа предоставляется пользователюгостинице с возможностью доработки в зависимости от индивидуальных особенностей работы отеля. В программу легко вносятся нужные изменения или добавляются нужные отчеты.

Комплексная система «Отель»

Создателем системы является научнопроизводственное предприятие, специализирующееся в области разработки и внедрения комплексных систем автоматизации гостиниц «Интеротель Лтд». Данная система успешно функционирует в гостиницах Москвы («Арена», «Минск», «Россия», «Орленок» и др.), а также в ряде других городов России. В состав комплексной системы входят следующие элементы.

1. Система «Отель2.3» — интегрированная система управления гостиницей/пансионатом/санаторием, которая решает задачи отделов маркетинга и бронирования, приема и размещения, дирекции, заведующей корпусом, паспортновизовой, инженерной и др.

2. Телефонная система «Тариф»: тарификация телефонных переговоров международной, междугородной и городской связи для клиентов, арендаторов и служб гостиницы.

3. Подсистема ограничения и контроля доступа «Tesa», которая обеспечивает кодирование карточекключей, контроль записи открываний гостиничных номеров, контроль доступа в номера на основе магнитных карт.

4. Подсистема «Бары — рестораны», предусматривающая ведение операций по планированию питания гостей и осуществляющая формирование меню, калькуляцию блюд и учет движения товаров и изделий.

5. Подсистема «Бухучет», которая обеспечивает сквозной бухгалтерский учет, включающий учет кадров, банковских операций, кассовых операций; расчетов с подотчетными лицами, дебиторами и кредиторами, заработной платы, основных средств, материальных ценностей.

6. Система платного телевидения «АРМ ТВСтудия» предназначена для организации платного просмотра одного или нескольких телеканалов в гостиничной сети кабельного телевидения.

7. Достоинства системы заключаются в том, что она:

• создана на основе анализа и обобщения реальных технологий работы гостиничного комплекса;

• успешно работает во многих гостиницах;

• модульная структура позволяет настраивать систему на каждом рабочем месте, в каждой службе в соответствии с их функциональной направленностью;

• обеспечивает одновременный доступ к данным с любого рабочего места, защиту от ошибок при вводе данных и полную защиту от несанкционированного доступа, высокую надежность, гибкость настройки на конкретную гостиницу, использование внешнего генератора отчетов, доступ пользователей к функциям системы, возможность перенастройки в процессе работы.

Система «Отель» автоматизирует рабочие места служб резервирования/бронирования, размещения, начальника номерного фонда, дежурных по этажу, горничных, генеральной дирекции, бизнесцентра, АСУ, информационно-справочной службы.

Система «Эдельвейс»

Разработчиком системы является компания «Рексофт», основанная в 1991 г. В настоящее время в России «Эдельвейс» используют около 20 гостиниц. Среди них: «Victoria Palace Hotel» (Астрахань), «Версаль» (Хабаровск), «Скандинавия» (Сестрорецк), санаторий «Черноморье», пансионат «Шексна» (Сочи). Особенность этого программного продукта — широкое распространение за рубежом. В мире насчитывается более 600 инсталляций системы. Она используется во многих странах: Швейцарии, Испании, Великобритании, Германии, Голландии и др.

Программа состоит из двух частей: основного модуля и конфигуратора. Количество модулей может наращиваться за счет стыковки «Эдельвейса» с другими программами и комплексами, например, с бухгалтерской программой, АСУ ресторана, телефонным тарификатором.

Основной модуль устанавливается на рабочее место сотрудника отеля и содержит 10 взаимосвязанных функциональных частей.

1. План.

2. Счета (управление счетами гостей).

3. Группы (для группового бронирования).

4. Бухгалтерия (контроль дебиторской задолженности партнеров, разнесение услуг по разным счетам одного гостя).

5. Текст (встроенный текстовый редактор для печати писем и отчетов).

6. Отчеты.

7. Архив.

8. Горничные (трехуровневый статус номера, автоматическое изменение статуса номера с телефонного аппарата, лист уборки, блокировка номеров).

9. Статистика.

10. Журнал (хранение данных о гостях, фирмах, статистика неприездов, по обороту, гостям, фирмам, турфирмам, статистика всех событий и проводок по гостю и по фирме в целом).

Основные функции системы «Эдельвейс»:

• управление индивидуальным и групповым бронированием;

• управление размещением и выездом гостей из отеля;

• управление телефонными переговорами;

• получение управленческой информации по доходам гостиницы за анализируемый период;

• контроль за работой персонала гостиницы.

Бронирование осуществляется на плане резервирования, что позволяет проводить эту операцию максимально быстро и удобно. По желанию на плане резервирования могут быть показаны только комнаты с заданными характеристиками. Существуют широкие возможности управления счетами гостей, а также отдельными статьями этих счетов. Можно вести дебиторские счета, в том числе специальные для любых кредитных карточек. Гость оплачивает свой счет в любой форме: наличными, чеком, кредитной картой. Одно из важнейших преимуществ системы — использование визуального плана резервирования, что позволяет проводить все операции легко и быстро. Функциональные возможности «Эдельвейса» обеспечивают автоматизацию бронирования как для индивидуалов, так и для групп, работу с номерным фондом, счетами гостей, ведение архивов. «Эдельвейс» обеспечивает работу с рядом внешних систем, в том числе с «Pay TV» — платными телеканалами. При этом автоматически начисляется стоимость просмотра платных телеканалов и стоимость дополнительных услуг, заказываемых через систему, на лицевой счет гостя в системе «Эдельвейс».

Возможна также совместная работа с системами управления рестораном, в частности, с «Rkeeper» и «Компас» и стыковка с системой бронирования на основе «WEM International» (бывшая система «Ключ») или с другими глобальными системами бронирования.

Реализован интеллектуальный интерфейс с бухгалтерскими системами (1С), а также с биллинговой системой «Барсум Про», предназначенной для тарификации телефонных переговоров по установленным гостиничным тарифам с одновременной проводкой соответствующих сумм на счет клиента в системе «Эдельвейс».

Программный комплекс обеспечивает поддержку систем контроля доступа в гостиницу при помощи электронных замков. При этом система генерирует специальную информацию для записи на магнитной или чиповой карточкеключе. Такой карточкаключ может быть использована и в качестве внутригостиничной клубной карты, по которой осуществляется идентификация гостя в службе приема и размещения, ресторанах, барах, кафе, точках продаж: ресторане, баре, сауне, казино, спортивном зале. На базе системы контроля доступа возможна работа системы внутреннего кредита. При оказании дополнительных услуг в точках продаж оплата осуществляется через считыватели электронных карт. Система «Эдельвейс» позволяет учитывать счета за такие услуги на общем счете гостя, причем последующий расчет возможен при выезде из гостиницы. Действуют кредитная и депозитная схемы оплаты с контролем остатка. Таким образом в гостинице создается единое расчетноплатежное пространство «портье — ресторан — бар — точки продаж», что существенно упрощает и ускоряет обслуживание клиентов, повышает его качество. Кроме того, единое расчетноплатежное пространство позволяет персонифицировать обслуживание постоянных гостей, предоставляя им определенные привилегии, кредитование, зачеты, авансы. Появляется возможность использовать различные схемы кредитования и авансов (минимальные и максимальные границы, текущее состояние), разных форм клубных технологий (членство, абонементы, взносы, льготы, клубные карты).

Стоимость системы «Эдельвейс» зависит от количества рабочих мест, общей функциональности системы, процедуры поставки и сопровождения.

Система «Русский отель»

Компания «ИстКонсепт» одной из первых в конце 1991 г. начала разработки в сфере управления гостиничным бизнесом. Эта компания создала автоматизированную систему управления гостиницей «Русский отель». В настоящее время ее использует более 100 гостиниц в разных регионах России. Система хорошо зарекомендовала себя и в малых, и в крупных отелях. Пользователями системы являются гостиницы Москвы («Арбат», «Салют», «Центральная»), СанктПетербурга («ЛДМ», «Русь», «СанктПетербург», «Охтинская», «Москва»), а также гостиницы в Твери, Сочи, Анапе и ряде других городов России.

Автоматизированная система управления гостиницей «Русский отель» представляет собой единый комплекс взаимосвязанных задач и включает в себя следующие подсистемы:

• управление;

• коммерческий отдел;

• портье;

• этажная служба; □диспетчер; □диспетчер по питанию;

• продовольственный склад;

• экономист по ценам;

• производство ресторана (технолог, калькулятор, заведующий производством);

• торговля ресторана (зона обслуживания);

• складской учет;

• бухгалтерский учет;

• заработная плата;

• кадры;

• оперативный учет доходов и др.

Система легко адаптируется к потребностям конкретной гостиницы, а модульная структура позволяет при необходимости наращивать возможности за счет создания дополнительных автоматизированных рабочих мест.

Все операции и расчеты с гостями за предоставленные услуги осуществляются при помощи автоматизации рабочих мест, в составе которых находятся контрольнокассовые машины, разрешенные к использованию в отелях и ресторанах и входящие в Государственный реестр. Оплата в данном программном комплексе предусмотрена как за наличный расчет, так и кредитными картами. Система обеспечивает работу с внутренними кредитными картами, авторизацию внешних кредитных карт в процессинговых фирмах (например, «Сбербанк»).

Система способна работать с внешними электронными системами. Так, может быть обеспечена стыковка собственной гостиничной АТС с системой управления гостиницей. При этом осуществляются

тарификация телефонных переговоров по правилам гостиницы, формирование счетов за переговоры, передача информации для формирования счета гостя. Предусмотрена стыковка с системой электронных замков.

Программный продукт «In Style»

В 2002 г. компания «ИстКонсепт» представила новый программный продукт — корпоративную информационную систему «КИС Intellect Style (In Style)». Она предназначена для автоматизации деятельности отелей, пансионатов, санаториев, ресторанов, кафе, столовых, клубов, развлекательных центров.

Комплексная информационная система «In Style» включает следующие программные комплексы:

• POS In Style;

• финансовый анализ хозяйственной деятельности организации;

• Hotel In Style;

• Tourlink In Style;

• Restaurant In Style;

• Club In Style;

• Market In Style;

• Billing In Style;

• стандартный российский бухгалтерский и налоговый учет. Опишем некоторые из этих программных комплексов.

Кассовый комплекс «POS In Stule» универсален и учитывает разнообразие предоставляемых услуг и видов оплаты. Оплата возможна наличными деньгами, международными кредитными картами через ряд процессинговых центров. В системе возможно предоставление гостю внутреннего кредита: гостю предоставляется ограниченный кредит на время пребывания в отеле, клубе и т.д., в рамках которого он получает разнообразное обслуживание. Расчеты в данном случае проводятся по выезду. Соответственно гость также может разместить депозит, в пределах которого его будут обслуживать. Кассовый комплекс предполагает предоставление клиентам разнообразных скидок, а также обеспечивает работу с дисконтными картами. Комплекс может настраиваться в зависимости от выполненных работ, так как состоит из отдельных модулей. В работе портье данный комплекс обеспечивает прием платежей за проживание, услуги связи и пр. (сауна, бассейн, тренажерный зал). А для оплаты питания могут использоваться следующие модули: касса ресторана, касса быстрого питания, касса шведского стола, кассы баров, буфетов и пр.

Кассовый комплекс позволяет накапливать информацию за определенный период времени, что обеспечивает получение отчетов: стандартных и формируемых с помощью специального генератора отчетов.

Система финансового анализа хозяйственной деятельности организации построена на основе унифицированной системы отчетности «UNIFORM». Она устанавливает стандартизованные форматы и классификации отчетов. Такая стандартизация позволяет легко сравнивать результаты финансовой деятельности и эксплуатационные характеристики анализируемой гостиницы с аналогичными гостиницами конкурентами.

В систему входят следующие отчеты:

1) баланс (календарный, операционный);

2) отчет о доходах;

3) отчет о собственном капитале;

4) отчет о движении денежных средств;

5) анализ показателей деятельности и статистический учет;

6) анализ безубыточности и др.

Система позволяет проводить сравнительный анализ данных за разные периоды времени, сравнивать фактические данные с плановыми и оперативно влиять на процесс деятельности организации, осуществлять мониторинг ее финансовой деятельности.

К основным функциональным возможностям комплекса «Hotel In Style» относятся:

• индивидуальное и групповое бронирование номеров;

• получение необходимой информации о состоянии номерного фонда, наличии свободных мест и т.д.;

• автоматизация процесса регистрации, размещения и выписки гостя;

• оперативная работа с гостем (например, переселение, изменение срока проживания в отеле);

• формирование единого счета гостя, включающего расчеты гостя с отелем как за проживание, так и за прочие дополнительные услуги;

• ведение архива гостей и организацийклиентов, договорной документации;

• гибкое ценообразование;

• управление работой горничных и др.

Данный комплекс включает набор основных модулей, необходимых для управления гостиницей, к которым относятся:

• система ведения договоров;

• модуль резервирования;

• система оперативной работы с гостем;

• система расчетов с гостем;

• модуль работы с архивом постоянных клиентов;

• система управления номерным фондом;

• система работы этажной службы;

• модуль работы горничных и распределения уборок;

• система анализа загрузки гостиницы;

• модуль диспетчера номерного фонда;

• система администрирования;

• система тарификации телефонных переговоров;

• система формирования сводок и отчетов;

• модуль управленческого и бухгалтерского учета.

Комплекс хорошо адаптируется и настраивается в соответствии с потребностями конкретной гостиницы, ее размерами и обеспечивает возможность взаимодействия с телефонными станциями, платным телевидением и системой дверных замков.

Комплекс «Hotel In Style» взаимодействует с комплексом интернетбронирования — «Tourlink In Style», который обеспечивает бронирование номерного фонда отеля в режиме online, а также его оплату через Интернет.

В комплексе «Hotel In Style» есть аналитический блок, позволяющий получать отчетность и статистику за любой период времени.

Корпоративная информационная система «In Style» является наиболее современной модификацией системы «Русский отель», поэтому обладает по сравнению с ней целым рядом несомненных достоинств:

1) повышена степень надежности за счет использования технологии «Клиентсервер»;

2) усилена модульность системы, что позволяет с большой легкостью адаптировать систему и конфигурировать рабочие места;

3) уменьшено время технологических перерывов на резервное копирование;

4) увеличено быстродействие системы;

5) использована единая система обозначений и понятий в системе;

6) унифицированы организация и ведение архивов;

7) достигнута полная интеграция с офисными пакетами Word, Excel и др.;

8) разработаны принципиально новые комплексы, ранее не входившие в систему, в том числе кассовый комплекс «POS In Style».

Контрольные вопросы

1. Почему использование гостиницами собственных программных продуктов не всегда является оптимальным путем автоматизации деятельности отеля?

2. Назовите наиболее часто встречающийся перечень АРМов, который имеется в автоматизированных системах управления отелями.

3. От каких факторов зависит эффективность внедрения и использования информационных технологий управления гостиницей?

4. Какие способы бронирования мест в гостиницах вы можете назвать?

5. В чем отличие присоединенной сети бронирования от неприсоединенной?

6. Какие главные модули «FIDELIO Front Office» вы знаете и каково их назначение?

7. Какие виды отчетов можно составлять с помощью системы «FIDELIO Front Office»?

8. Какова роль в автоматизации деятельности гостиницы следующих систем «FIDELIO»: « FIDELIO Sales&Catering» («FIDELIO S&C»), «HRS Back Office», «Financial Management», «HRS Club Membership», «Nexus Door Locking Systems», «Bartech efridge Systems», «SnapShot», «EarShot»?

9. Назовите основные преимущества системы управления гостиницей «Lodging Touch LIBICA» по сравнению с другими системами автоматизации.

10. Сравните отечественные системы автоматизации гостиниц «Синимекс», «Русский отель» и «Невский портье».

11. Назовите основные функции системы автоматизации гостиницы «Эдельвейс».

12. Проведите сравнительный анализ систем автоматизации гостиниц «Русскийотель» и «In Style».