Рекомендации для создания и оформления электронного сообщения.

Адресация.

1. Следует посылать сообщение только тем адресатам, которым это действительно необходимо.

2. Реквизит «КОМУ» («ТО») используется для указания тех адресатов, для которых сообщение связано с выполнением тех или иных действий, а реквизит «КОПИИ» («СС») – для указания адресатов, для котрых сообщение посылается в целях информирования.

Заголовок сообщения

1. Заголовок сообщения должен точно передавать его содержание.

2. При необходимости в заголовке необходимо указать степень его важности и срочности.

3. В заголовке должно быть указано, необходимо ли выполнение каких-то действий или сообщение направлено только для информирования адресата.

Текст сообщения

1. В начале текста сообщения должно быть соответствующее обращение к адресату.

2. при обращении к адресату необходимо идентифицировать себя в начале текста сообщения, а в конце наряду с подписью указывать контакную информацию.

3. Общий объем текста сообщения не должен быть большим с тем, чтобы при его прочтении не возникало затруднений.

4. Не следует рассматривать в одном сообщении более одного вопроса или проблемы.

5. При посылке ответа на полученное сообщение желательно его текст включать в отправляемое сообщение для сохранения контекста обсуждаемой темы.

Вложения или прикрепленные файлы

1. Следует добавлять к сообщению только действительно необходимые файлы.

2. В тексте сообщения необходимо обязательно дать краткое описание всех прикрепленных файлов.

3. При значительном объеме прикрепленных файлов желательно направлять сообщение в такое время, когда у адресата наименьшая интенсивность использования каналов связи.

Таким образом, типовая структура делового электронного письмаимеет следующий вид: 1. «Шапка», выполненная в соответствии с корпоративным стилем. 2. Приветствие. 3. Содержание, цель обращения.

4. Прощание. 5. Личная подпись с указанием контактов. 6.Ссылка на сайт компании. 7. Логотип, если это необходимо. При оформления электронного письма обязательно заполняются поля:

- «Тема» («Subject»)

- «Кому» («To»)

- «Важность письма», при необходимости.

Для уверенности в получении письма адресатом можно отправить электронное послание с уведомлением о получении. При этом используется языковая формула: Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам.

Практика электронной деловой переписки дает многочисленные примеры, свидетельствующие о том, что тенденция трансформации стилистических норм письменного делового общения стала фактом речевой практики.

В расшатывании норм конвенционального коммуникативного поведения в письменном деловом общении определенную роль играет тот факт, что юридический статус электронной переписки до сих пор не определен. Тот факт, что она в основном служит решению оперативных, неотлож­ных вопросов и содержит информацию, не нуждающуюся в регистрации, позволяет квалифицировать ее как маргиналь­ную жанровую форму письменного делового общения, со­четающую в себе черты официального и полуофициального общения. Примат цели в электронной переписке размывает конвенциональные устоявшиеся нормы письменного делового в общения, с одной стороны, и, с другой стороны, влияние за­падных стандартов и стремление к налаживанию прочных партнерских отношений побуждают составителей к соблюде­нию норм конвенционального коммуникативного поведения, поиску новых и воскрешению давно забытых приемов ориен­тации текста на адресата.

В свою очередь, идет формирование этикетных правил делового общения, отвечающих задачам электронной коммуникации.

1.