Стилистические, этикетные и структурные особенности текста электронного делового письма

1. Стилистические особенности текста электронного письма.Язык постоянно изменяется под воздействием различных факторов. Значительную роль в наращивании такого рода изменений играет компьютеризация социальных коммуникаций, расширяющая взаимодействие человека и машины и вовлекающая в него все большее число участников. Компьютерные технологии обмена информацией обусловливают особые требования к языковым средствам, которые используются для фиксации, переработки и передачи социально значимой информации, что, безусловно, сказывается на темпах и направлениях языкового развития. Следовательно, можно говорить о все более заметной роли, которую играют электронные технологии в формировании новой лингвостилистической нормы.

Электронная почта – особый вид коммуникации, позволяющий осуществлять диалоговое общение в режиме реального времени, что, безусловно, способствует повышению оперативности решения вопросов. Однако интенсификация общения приводит к сокращению времени, которое составитель тратит на языковое и стилистическое оформление письма. Кроме того, снижается формальность общения, оно приобретает полуофициальный характер, что не может не сказаться на стилистических характеристиках деловых текстов.

Электронная переписка, по своим стилистическим характе­ристикам занимающая промежуточное положение между уст­ной и письменной речью, по сути, отказывается от традиционных правил.

Это проявляется в следующем.

1. Формулирование просьбы в интернет-посланиях может быть выражена имплицитно (Хорошо бы к пятому числу получить пробную партию товара; Ну тогда ждем; Хотелось бы получить задолженность за прошлый месяц по товару за апрель и т.п.).

2. В электронную переписку попадают разговорные просторечные высказывания, расшатывающие нормативные ограничения:

- То, что вы пишете, это полный бред.

- загрузка;экселевский.

- пришлите вордовский файл договора.

- Ну тогда ждем; а че их по сто раз согласовывать?

3. Использование профессионализмов и жаргонизмов (тренинг по инвенту, прилагаю инфо для консультантов, десктоп);

4. Для деловой пере­писки некрупных коммерческих компаний характерна речевая агрессия в смягченной форме. Вместе с тем коммуниканты мо­гут и открыто демонстрировать негативные эмоции: возмуще­ние, раздражение, неприязнь (Вы дезорганизуете деятель­ность; вы нарушаете законодательство). Открытые формы давления, угрозы и обвинения (Работа над заказом будет при­остановлена; в случае отказа Дело немедленно передается в Арбитраж) встречаются в коммерческой и служебной пере­писке в несмягченных формулировках.

5. Включение в тексты электронных писем слов и выражений английского языка (Best Regards).

6. Включение различных по сложности аббревиатур, заимствованных в первую очередь из английского языка: ID, ICQ, CD-RW, DSL, DVD, HTML, RAM.

7. Использование транслитерации (запись русскоязычных слов латинскими буквами) становится стилистической тенденцией электронного делового общения. Нарушения эти связаны с от­меной речевых ограничений на проявление негативных эмоций в открытой форме и агрессии по отношению к адресату как следствием снижения формальности общения.

Влияние английской коммерческой переписки на рус­ские коммерческие письма выражается в следующем: 1) использование слов и фраз, имплицитно передающих за­интересованность адресанта в сотрудничестве;

-Хотим обратить Ваше внимание на возможность удач­ной реализации проекта...; ......Наша организация совместно с зарубежными партне­рами из Германии заинтересована в налаживании связей с предприятиями строительной отрасли вашего региона... 2) употребление глаголов в сослагательном наклонении: Было бы интересно получать каталоги ваших выставок в дальнейшем.- Мы были бы рады разместить ваши товары на

на­шей следующей тематической выставке. 3) выделение дополнительного абзаца, эксплицитно пере­дающего заинтересованность адресанта в сотрудничестве: Надеемся поддерживать сотрудничество с Вами.

- Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество. 4) включение в текст письма этикетных форм вежливости: Просим извинения за некоторую задержку с ответом на Ваше письмо... Будем признательны за быстрое выполнение нашего заказа. 5) Отдельные фразы благодарности и внимания могут обрам­лять или вводить высказывание: Очень любезно с вашей стороны... (Could you please tell me...); Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблаго­дарить Вас... (May I take this opportunity of thanking you for ...)

Благодарю Вас за письмо от ... (Thank you for your letter of date...)

6) В начале письма использование фраз, создающих атмосферу доброжелательности: Высоко ценя наше сотрудничество, мы делаем вам экс­клюзивное предложение...; С огромным удовольствием сообщаем вам о досрочном запуске нашего проекта...

Таким образом, представленные современными исследователями противо­положные тенденции (стремление следовать образцам высоко-конвенциональной англоязычной культуре и тенденция к сни­жению формальности и расшатыванию традиционных социо­культурных норм русского делового письма) свидетельствуют о фазе становления новых норм деловой письменной речи. Эти противоречивые тенденции отражают противоречие примата глобальных целей бизнеса, отражающихся в идее партнерства, и предпочтению сиюминутных интересов, побуждающих к эф­фективным и зачастую неконвенциональным формам решения проблемы.

Это позволяет говорить о том, что электронная переписка по своим стилистическим характеристикам представляет собой новую языковую реальность.

2. Этикетные особенности текста электронного письма. Рекомендации.В сети Интернет сложились определенные нормы общения, которые получили название «Сетикет» (Netiquette). Основу сетикета составляют те же правила, что и в других видах этикета: понятность изложения и соблюдение правил приличия при ведении диалога. Однако этикетные элементы электронного и бумажного делового письма различаются. Так, если в традиционном деловом письме функцию приветствия выполняет обращение, являющееся обязательным элементом послания, то в электронном письме можно опускать обращение и приветствие и сразу переходить к делу. В случае если письму нужно придать более официальный характер, используют следующую этикетную модель: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адресата», после которой чаще всего ставят запятую (в отличие от традиционного письма, в котором после обращения стоит восклицательный знак). Отличительной особенностью электронного делового общения является обращение к адресату по имени (в полной форме) вне зависимости от его ранга и должности. Эта тенденция получила свое распространение и в устной форме делового общения, прежде всего в сфере коммерческих отношений. В служебной переписке государственных служащих сохраняется норма обращения по имени отчеству.

К особенностям электронной почты можно отнести и использование так называемых эмотиконов (смайликов), представляющих собой как бы опрокинутые графические изображения, в концентрированном виде отображающие те или иные эмоции и действия.

В качестве примера можно привести некоторые из наиболее популярных эмотиконов: :/) – не смешно; J - юмор; :-V – сказано с улыбкой; :-х – целую, целую; :-С – невероятно (отвалилась нижняя челюсть); <J - для немого вопроса; (|-& - рассержен; *:* - сообщение о неочень-то ясных вещах; (:-… - волнующее сообщение; (О-< - скользское сообщение.

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающий требования к структуре письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подпись и данные отправителя (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, этот стандарт может включать запрет на использование так называемых смайлов (графических элементов, служащих для передачи эмоций), не относящихся к деловой сфере.

3. Структурные особенности текста электронного делового письма. Рекомендации.С точки зрения структуры электронные деловые письма почти ничем не отличаются от традиционных. У электронного письма есть адрес получателя и адрес отправителя, в системные сообщения включены дата и время отправления и получения письма, текст, подпись отправителя, сохраняется строка «Тема сообщения» ("Subject"), есть возможность послать копию документа, приложенный файл выполняет функции команды Приложение. Специфические же особенности электронных деловых писем прежде всего связаны с этикетными элементами текста.

При написании электронных сообщений рекомендуют придерживаться следующих общих рекомендаций:

—быть внимательным к другим; писать кратко и придерживаться темы. Электронная почта создана для рассылки писем, а не для сочинения диссертаций;

—для выражения эмоций использовать эмотиконы, но не слишком ими увлекаться. Они выражают тон письма, предупреждая двоякое толкование;

—файлы-подписи должны быть небольшими (не больше пяти-шести строк). Многие пользователи имеют привычку добавлять к письму файл с ироничным или просто остроумным текстом, называемый файлом подписи. Многие программы обработки почты позвляют создать целый набор таких файлов, которые присоединяются к сообщению;

- НЕ НАДО ПИСАТЬ ПИСЬМА ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ! Поскольку электронные письма можно только читать, а не слышать, то нет возможности выразить свои эмоции, например так, как это можно было бы сделать во время разговора по телефону. TEКСТ, НАПИСАННЫЙ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ, в электронной переписке воспринимается как КРИК!

— не следует рассылать сообщения, не содержащие никакой важной и полезной информации, что может вызвать раздражение адресата, так как побуждает его выбрасывать из своего почтового ящика ненужные сообщения, кроме того, это напрасная трата ресурсов Интернета.