Учет и анализ основной производственной деятельности порта

8.1. Учет и отчетность основной производственной деятельности порта.

Для организации порта, как и для большинства организаций, можно выделить три вида учета: оперативный, статистиче­ский, бухгалтерский. Виды учета различаются периодичностью подготовки данных, формами накопления материала, глубиной и широтой охвата от­дельных хозяйственных процессов и имеют внутреннее методологическое единство, позволяющее в наибольшей мере отразить важнейшие результаты деятельности организаций.

На речном и морском транспорте работа портов обеспечивается системой дис­петчерского руководства. Основное условие правильного диспетчерского руководства портом состоит в своевременности и точности информа­ции о ходе грузовых операций, подходе судов, наличии железнодорожных вагонов, причинах простоев судов, наличии груза и т. п. Диспетчерское ру­ководство требует непрерывного учета производственной деятельности порта и его основных подразделений. Поэтому ведение оперативного учета и составление оперативной отчетности является одной из важнейших функ­ций диспетчерского аппарата порта.

Статистические учет и отчетность выполняются на базе опера­тивного учета и являются функциями планово-экономических подразделений порта. Бухгалтерские учет и отчетность только частично используют данные оперативного и статистического учетов и выполняются бухгалтерскими и ­финансовыми подразделениями порта.

В диспетчерской порта сосредоточиваются все материалы и докумен­ты, отражающие результаты обработки судов и вагонов, в том числе:

· акты стояночного времени;

· переписка с судами, судовладельцами и станциями железных дорог;

· копии анализов обработки судов и вагонов, а также прото­колы диспетчерских совещаний и диспетчерских распоряжений.

В рамках, оперативного учета в диспетчерской порта ведется учет вы­полнения количественных и качественных показателей месячного планиро­вания работы порта: выполнение плана работы переработки грузов, выполнение плана погрузки и выгрузки вагонов, выполне­ние плана местных перевозок грузов портофлотом, выполнение норм обра­ботки судов и вагонов и др. Эти данные учитываются за сутки и показы­ваются нарастающим итогом, на каждое число месяца.

Для оперативного учета производственной деятельности перегрузочных комплексов, грузовых районов, стивидорных компаний и в ряде случаев по порту в целом в портах составляются диспетчерские суточные сводки. В этих сводках отражаются сведения:

· о выполнении плана грузопереработки (план на месяц; план на сутки; объем переработанных грузов за отчетные су­тки и с начала месяца; объем переработанных основных грузов);

· о загрузке-разгрузке судов (вид операции; вид грузов; количество гру­зов на судне; план на сутки и его выполнение; дата и время прибытия; начало и окончание перегрузочных операций);

· о судах, находящихся в ожидании перегрузочных операций, и о, су­дах, прибытие которых ожидается в порт (дата и время предполагаемого прибытия; вид перегрузочной операции и вид грузов; количество грузов);

· о загрузке-разгрузке железнодорожных вагонов (план загрузки - разгрузки; число заявленных, поданных, загруженных-разгруженных вагонов по видам грузов; выполнение загрузки-разгрузки с начала месяца);

· о наличии грузов на складах порта и в вагонах на железнодорожной станции;

· о численности рабочих (списочный состав; явка на работу; невыход на работу по уважительным причинам, т. е. в выход­ные дни, во время отпуска, по болезни и т. п.).

Для организаций порта важное значение имеет оперативный учет выполнения плановых заданий по дохо­дам, расходaм и финансовому результату. Обычно подготовка оперативных данных о ходе выполне­ния плана по финансовым показателям ведется в декадном разрезе, но, учи­тывая непрерывный характер процесса накопления большинства оператив­ных данных, указанные сведения могут быть подготовлены и за более корот­кий срок.

Доходы за переработку грузов, отправляемых из порта морским и речным транс­портом, определяют после выгрузки их из железнодорожных вагонов на основании приемных актов. Доходы от хранения грузов, отправляемых из порта водным транспортом, определяют после их отправки из порта на ос­новании коносаментов. Доходы от переработки и хранения в порту грузов, прибывающих в порт водным транспортом, определяют после отправки из порта. Учет доходов от переработки и хранения грузов ведется расчетной ­группой ТЭК. Диспетчерская учитывает доходы, полученные за выполнение швартовных операций, за снабжение судов водой и топливом. Доходы обобщаются в виде справки по соответствующей форме.

Оперативный учет расходов ведется плановым отделом стивидорной компании совме­стно с бухгалтерией и включает:

· расходы на заработную плату докеров-­механизаторов;

· расходы на заработную плату инженерно-технических ра­ботников, служащих и младшего обслуживающего персонала;

· расходы на электроэнергию;

· расходы на текущий ремонт механизмов, зданий и соору­жений;

· расходы на приобретение предметов снабжения, материалов и малоценного инвентаря; расходы на амортизацию;

· расходы на сепарацион­ные материалы;

· расходы на содержание автотранспорта; расходы на содер­жание автопогрузчиков;

· расходы на содержание и аренду плавсредств;

· рас­ходы на подачу и уборку вагонов;

· административно-управленческие и обще ­эксплуатационные расходы.

Суммы расходов по перечисленным статьям объединяются по направлениям производственной деятельности. На основа­нии полученных данных составляют справку о ходе выполнения плана фи­нансовой деятельности по подразделениям стивидорной компании за декаду (месяц). В декадной справке указываются только фактические данные, в месячной - как плановые, так и фактические.

Для осуществления общего учета и контроля перевалки грузов и обра­ботки транспортных средств в морских торговых портах СССР была введена единая оперативная отчетность по утвержденной ЦСУ Форме ДМ-2. Перво­начальная информация для составления отчета по форме ДМ-2 поступала по­сменно в главную диспетчерскую, где она концентрировалась за сутки. Orчет по форме ДМ-2 составлялся к 19-00 и передавался в ГВЦ Министерства транс­порта РФ и руководству порта. Копии отчетов хранились в главной диспет­черской порта как справочный материал. В форме ДМ-2 находили оперативное отражение следующие сведения о работе порта за сутки:

· перевалка грузов (объем выполненных перегрузочных работ в физиче­ских тоннах; объем перегруженных экспортных и импортных грузов на рос­сийские и иностранные суда; объем перегруженных импортных грузов всего и с иностранных судов; объем перегруженных каботажных грузов);

· обработка морских судов в порту (флаг судна, его название и позыв­ные; дата и время прихода в порт; вид операции; дата и время начала и окон­чания операции; количество грузов, подлежащих погрузке-выгрузке и по­груженных - выгруженных за отчетный период и с начала операции);

· обработка железнодорожных вагонов в порту (вид операции; вид пе­ревозки; вид груза; число заявленных, поданных и обработанных вагонов; число неосвоенных вагонов и причины этого; наличие груженых вагонов на станции);

· наличие (остаток) грузов в порту (количество грузов в порту всего; количество грузов, предназначенных для отправки морем и железной доро­гой; количество экспортных, импортных, каботажных грузов и грузов международного транзита; количество экспортных грузов, длительное время хранящихся в порту);

· выход портовых рабочих (фактический выход портовых и привлечен­ных рабочих за отчетные сутки; план по труду на портовых и внепортовых работах на предстоящий месяц).

Статистический учет предусматривает изучение однородных про­изводственно-экономических процессов, выявление закономерностей раз­вития производственного процесса. Статистический учет отражает количест­венные и качественные показатели работы порта, труда и заработной платы, производственной мощности и использования оборудования. Данные статистического учета основываются на оперативном учете.

Федеральной службой государственной статистики утверждены и введены в действие следующие формы федерального статистического наблюдения, сбора и обработки данных:

1) месячные с отчета за январь 2008 года:

· № МП-1 «Сведения о погрузочно-разгрузочной деятельности на морском транспорте»;

· № МП-2 «Сведения о прибытии и отправлении грузов через морские порты отдельными видами транспорта».

2) квартальную с отчета за январь-март 2008 года:

· № М-3 «Сведения о междупортовых перевозках грузов морским транспортом по видам плавания и странам».

3) квартальную с отчета за январь-июнь 2008 года:

· № 11-ВТ «Сведения о региональных и межрегиональных перевозках грузов и пассажиров внутренним водным транспортом».

4) годовые с отчета за 2007 год:

· № 1-ПК (мор) «Сведения о наличии и использовании портовых комплексов на морском транспорте»;

· № М-1 «Сведения об отправлении и прибытии судов по видам плавания и национальности флага судов на морском транспорте»;

· № 1-ПК (вод) «Сведения о наличии и использовании портовых комплексов на внутреннем водном транспорте»;

· № 15-ВТ «Сведения о приеме и передаче грузов в речных портах внутренним водным транспортом».

Полный перечень форм и порядок их заполнения содержится в Интернете на сайте Росстата - http://www.gks.ru.

В Советский период по данным диспетчерского учета обработки судов выводилась стати­стическая отчетность по результатам обработки судов за месяц, квар­тал, год, которая содержала показатели:

· обработано всего судов (в т. ч. в срок, досрочно, с простоем);

· полагалось времени по нормам, судо - суток;

· фактиче­ски затрачено, судо-суток;

· использование стояночного времени, потери времени от простоя, судо-суток;

· экономия времени, судо-суток;

· уплачен штраф за простой судов (демередж), руб;

· получена премия за досрочную об­работку (диспач), руб.

Аналогичная статистика велась по обработке вагонов, которая со­держала следующие показатели:

· обработано всего вагонов (в т. ч. в срок, дос­рочно, с простоем);

· средний срок обработки одного вагона по норме, ч;

· фак­тическое время обработки одного вагона, ч;

· экономия или перерасход време­ни на один вагон, ч;

· уплачен штраф за простой вагонов, руб.

Статистическая отчетность порта отражалась, как правило, в нескольких формах, основными из которых являлись следующие:

· ежемесячная статистическая отчетность о выполнении объема и ме­ханизации перегрузочных работ в порту составлялась по Форме М-7, кото­рая включает два раздела:

· выполнение объема погрузочно-разгрузочных работ;

· погрузочно-разгрузочные работы по основным родам грузов.

Работа перегрузочного оборудования порта учитывалась в годовом разрезе по группам машин.

Отчет о выполнении плана по труду составлялся в месячном и квартальном разрезах. Отчет содержал данные о численности, составе и движении работников порта, использовании их рабочего времени и заработной плате.

Форма, которая учитывала месячное распределение бюджета времени транспортных грузовых судов на стоянках в порту и содержала показатели:

· количество обработанных судов,

· погруженного и выгруженного груза,

· стояночное время судов с указанием причин стоянки, а также интен­сивность грузовых работ.

Форма, которая отражала данные по случаям о несохранности груза с подробной объяснительной запиской о причинах, перечислением убытков и указанием мероприятий, направленных на исключение этих убытков.

Бухгалтерский учет охватывает процессы производственной и фи­нансовой деятельности, связанные с движением ресурсов. Бухгалтерский учет ведется по нескольким формам с нарастающим итогом за первый квартал, полугодие, девять месяцев, год, а также в квартальном и годовом разрезах и от­ражает следующие сведения:

· выполнение производственного плана, доходных ставок и себе­стоимости;

· доходы и расходы по погрузочно-разгрузочным работам, складскому хозяйству, служебно-вспомогательному и местному флоту, автотранспорту, электрохозяйству, внепортовым работам и прочим хозяйствам и операциям порта;

· расшифровка расходов портового хозяйства по отдельным статьям затрат с выделением погрузочно-разгрузочных работ, складов, служебно­ - вспомогательного и местного флота, автотранспорта, внепортовых и других работ;

· расшифровка не планируемых прибылей и убытков;

· обще эксплуатационные и управленческие расходы;

· наличие и движение основных фондов.

Указанные формы оперативного, статистического и бухгалтерского учетов позволяют производить надлежащий анализ производственной и фи­нансовой деятельности порта и осуществлять действенный контроль за всеми сторонами деятельности порта.