Разновидности документов. Классификация первичных документов

По своему назначению документы подразделяются на: распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные .

1. Распорядительным документомоформляют поручение совершить хозяйственную операцию. Это доверенности, наряды, приказы.

Основанием для записи в бухгалтерские регистры распорядительные документы не служат. Они имеют большое значение для предварительного контроля за правильностью, т. е. юридической и экономической обоснованностью совершения операций.

2. Оправдательные документысодержат сведения о совершившихся хозяйственных операциях. Например, приходные и расходные накладные, различные акты, кассовые чеки и др.

3. Документы бухгалтерского оформления– это расчеты и справки, составляемые бухгалтерией и служащие основанием для дальнейших учетных записей. К ним относятся: расчетная ведомость на заработную плату, расчет амортизационных отчислений, справки об ошибках, обнаруженных в учетных регистрах и подлежащих устранению посредством дополнительных записей, и т. п.

4. Комбинированныминазывают документы, имеющие несколько назначений из числа указанных выше. Распорядительное и оправдательное назначение имеют товарно-транспортные накладные, требования на получение материалов со склада.

Расчетно-платежная ведомость на заработную плату, которая заменяет собой составляемые порознь расчетную и платежную ведомость, является сначала документом бухгалтерского оформления, потом, при передаче ее в кассу, играет роль распорядительного документа и наконец после выплаты денег становится оправдательным документом. Такое комбинирование назначений сокращает общее количество документов и, поэтому широко распространено.

По способу отражения хозяйственных операций документы делятся на:

1) первичные документыкоторыесоставляются в процессе совершения той или иной операции, они становятся самым первым письменным свидетельством ее осуществления. Например кассовые ордера, платежные поручения, накладные, приемосдаточные акты, препроводительные ведомости к сумме с денежной выручкой, акты об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей.

В зависимости от количества зарегистрированных операций первичные документы делятся на:

а) разовые документы– документы (кассовый ордер, чек, требование, накладная), в которых фиксируют единственную, однократно совершенную операцию;

б) накопительные документы , в них отражают несколько однородных хозяйственных операций по мере их совершения на протяжении некоторого промежутка времени. Например, дневные заработные карты и месячные лимитные карты, оформляющие многократный отпуск товарно-материальных ценностей от одного материально ответственного лица к другому, путевые листы автомашин;

2) сводные документы– это первая ступень обобщения сведений, содержащихся в нескольких первичных документах, которая предшествует их бухгалтерской обработке. Сводными документами являются товарные отчеты материально ответственных лиц, кассовые отчеты кассира, отчеты подотчетных лиц об израсходовании ими денежного аванса.

Значение документирования заключается в том, что документы являются исходным пунктом бухгалтерского учета.